2021, AÑO DEL RECONOCIMIENTO AL PERSONAL DE SALUD, POR LA LUCHA CONTRA EL VIRUS SARS-CoV2, COVID-19

Dirección de Clasificación de Archivos

En el Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca. En el Capítulo III Del funcionamiento de los Archivos en el Artículo 18 nos dice: El área de Archivo de Concentración se encarga de recibir las transferencias primarias, prestar y depurar la documentación que ha concluido su periodo de vigencia documental, administrativa, contable, legal y fiscal.En el Capítulo VII De la Baja Documental en el Artículo 39 nos dice: Para los efectos de este reglamento, se entenderá por baja documental, el proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito sus valores primarios, administrativos, legales, fiscales o contables y que no posea valores secundarios o históricos, evidenciales, testimoniales o informativos.

Artículo 40: Para proceder a la baja documental, la Dependencia o Entidad, presentará ante el Archivo General su solicitud respectiva, acompañando la siguiente documentación:

Inventario de la documentación seleccionada para baja documental; y,
Declaración de inexistencia de valores documentales.
Dicha solicitud deberá indicar el nombre de la Dependencia o Entidad a la que pertenecen, el área o áreas que los generaron y la última que estuvo en su poder, el periodo que comprenden, el tipo de información que contienen, el plazo y el procedimiento del que se dispone el ciudadano para solicitar la consulta y, la mención de si se conserva respaldo electrónico de ello.

Artículo 41: El Archivo General, una vez valorada la solicitud a que se refiere el artículo que antecede emitirá dictamen definitivo en donde se autorice la baja documental solicitada.

El dictamen indicará la fecha, hora y lugar en que se realiza la eliminación de la documentación autorizada para su baja.

Artículo 42: Una vez emitido el dictamen que autorice la baja documental, la Dependencia o Entidad que se trate, deberá publicar en el periódico oficial del Gobierno del Estado de Oaxaca y en la página electrónica de la Dependencia o Entidad, el inventario que se refiere a la Fracción I. del artículo 40 de este Reglamento indicando el destino final que se le dará a dicha entidad.

Artículo 43: Para llevar a cabo la baja documental se procederá a levantar Acta Circunstanciada de Baja Documental en la que intervendrá el titular de la Dependencia o Entidad de que se trate, el titular del Archivo General y un representante que al efecto designe la Secretaría de la Contraloría del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.

Artículo 44: El Archivo General integrará un Registro Central de bajas documentales autorizadas, mismo que publicará mensualmente en su página web.

Artículo 45: Será responsabilidad absoluta de la Dependencia o Entidad generadora, destrucción de algún documento que aún contenga valores administrativos, legales, fiscales, contables o históricos, que se realice en contravención a lo dispuesto en este capítulo.

Registro Central de Bajas

Datos estadísticos sobre capacitaciones y asesorías en el AGEO – Julio-Septiembre

Datos estadísticos sobre capacitaciones y asesorías en el AGEO – Abril-Junio

Bajas Documentales

Titulares de Dependencias,
Entidades, Órganos Auxiliares y
Fideicomisos

Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca
P R E S E N T E S

En cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Ley General de Archivos vigente a partir del 15 de “junio de 2019 y con la publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca de fecha 15 de febrero de 2020 y entrada en vigor el 16 de febrero de 2020,con la finalidad de establecer los periodos de recepción y la ejecución de los procedimientos para bajas documentales,atendiendo al ejercicio 2021,señalo lo siguiente:

  1. A. Como es de conocimiento,el Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO), a partir del 2017,es un Órgano Desconcentrado de la Secretaría de Administración; teniendo dentro de sus atribuciones ser el órgano consultor del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca en materia de archivística, y la instancia encargada de instaurar los procedimientos para la depuración de los documentos producidos y recibidos por los mismos, los cuales cumplieron su ciclo vital y no poseen valores secundarios o históricos, siendo susceptible su eliminación a través de la baja documental priorizando en todo momento el proceso de reciclaje.
  2. B. La aplicación de los procedimientos de gestión documental, requieren, a título obligatorio, por disposición normativa del artículo 11de la Ley General de Archivos y artículo 11de la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca, la instalación del Sistema Institucional de Archivos (SIA), a efecto que,a través de la figura del Coordinador de Archivos, las áreas administrativas lleven a cabo sus acciones de gestión y administración documental internas y ante esta Institución,por lo que las Dependencias y Entidades que no cuenten con su SIA debidamente instalado,no podrán participar en este procedimiento próximo.
  3. C. Las bajas documentales se llevarán a cabo de forma sistemática y calendarizada, a efecto que este Archivo General sea objetivo en sus trámites y pueda atender a todos y cada uno de los entes solicitantes.
  4. D. Existirán dos periodos para iniciar dicho procedimiento:
    PeriodoRecepción de SolicitudesAtención de procedimientos
    PrimeroFebreroMarzo - Junio
    SegundoJulioAgosto - Noviembre

    Cabe hacer recalcar que las solicitudes se atenderán únicamente y sin prórroga alguna, en los meses señalados, debiendo remit ir la solicitud a la Dirección de Clasificación de Archivos ubicada en calle Los Pinos esquina Avenida Canteras S/N, Santa María lxcotel, Santa Lucía del Camino, Oaxaca, C.P. 71228. Dicha solicitud deberá hacerse de acuerdo al calendario establecido en el Programa Anual de Desarrollo Archivístico de cada Dependencia y Entidad por disposición normativa del capítulo V, capítulo VI artículo 28 fracción 111 de la Ley General de Archivos y capítulo V, capítulo VI artículo 27 fracción 111 de la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca.

  5. E. La solicitud de baja documental, deberá estar firmada por el titular o máxima autoridad del sujeto obligado como responsable de la preservación, conservación y disposición final de los documentos de archivo producidos en la Dependencia o Entidad a sus cargos, como lo establecen el artículo 16 de la Ley General de Archivos y el artículo 15 de la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca.
    1. I. Oficio de solicitud Deberá contar con los requisitos previstos en el artículo 40 párrafo segundo del Reglamento de los Archivos del Poder Ej ecutivo del Estado de Oaxaca,así como, acompañarse de los documentos mencionados en el primer párrafo fracción 1 y 11 delcitado artículo,siendo los siguientes:
    2. II. Inventario de baja documental
      1. 1. Será único por ente público que lo promueva, con independencia del número de áreas generadoras (departamentos,direcciones, unidades etc.,) que participen en el procedimiento.
      2. 2. Deberá estar firmado por una sola vez hasta el término del mismo,por el titular o máxima autoridad del ente de que se trate.
    3. III. Declaratoria de inexistencia de valores Tal documento tiene como finalidad que cada área generadora de documentos justifique fundada y motivadamente la prescripción de valores primarios (administrativos, legales o fiscales/contables), así como, la ausencia de valores secundarios (evidenciales, testimoniales e informativos), debido a lo cual,son susceptibles de depurar mediante el proceso de baja documental. Cabe resaltar que, en términos del artículo 45 del Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, será responsabilidad absoluta de la Dependencia o Entidad generadora, la destrucción de algún documento que aún contenga valores documentales.
      1. 1. Las declaratorias de inexistencia de valores serán generadas individualmente por cada área administrativa que se sujete al procedimiento (Direcciones, Unidades, Departamentos etc.,).
      2. 2. Contendrán la firma del responsable del área y el visto bueno del superior jerárquico inmediato.
  • F. Una vez remitida la documentación antes señalada y habiendo cumplido con los requisitos previamente establecidos, se emitirá el dictamen respecto a la procedencia de la baja documental,señalando fecha y hora para sancionar el acto.

No omito hacer de su conocimiento, que los formatos que comprenden el procedimiento en estudio, están sponibles en el portal electrónico Institucional del Archivo General para su consulta en el enlace siguiente, pestaña Bajas Documentales: https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/direccion-de-clasificacion-de­-archivos/ (Oaxaca.gob.mx/ageo/ menú Datos de Interés submenú Dirección de Clasificación de Archivos Bajas Documentales).

Lo anterior, con fundamento en los artículos 10, 11, 20, 21, 27, 28 y 116 de la Ley General de Archivos; artículos 10,11,19,20,26,27 y 101de la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca;artículo 46, fracción XXIII de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca; artículo 15 del Reglamento Interno del Archivo General del Estado de Oaxaca; artículos 35, 39,40, 41, 42, 43, 44 y 45 del Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca; y numerales 6.4.7.1, 6.4.7.2 incisos a), i) de los Lineamientos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de la Administración Pública Estatal de Oaxaca.

Sin otro particular por el momento,reciba un cordial saludo.

FORMATO DE DECLARATORIA DE INEXISTENCIA DE VALORES – Descargar
FORMATO DE SOLICITUD DE BAJA DOCUMENTAL – Descargar
PROYECTO ACTA DE BAJA – Descargar
FORMATO DE INVENTARIO BAJA DOCUMENTAL – Descargar
Formato de vigencia de persona física o moral – Descargar
Oficio Participación Reciclaje – Descargar
Oficio Solicitud Designación SCTG – Descargar

Bajas documentales

Validación de instrumentos de control archivístico

Recomendaciones para los Sujetos Obligados 2021

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Programa Anual de Desarrollo Archivístico para Entes Públicos

JUSTIFICACIÓN:

De conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos publicada el 15 de junio de 2018 y posterior entrada en vigor el 15 de junio de 2019, en sus artículos 1, 2 fracciones I, II, II, IV, VII, VIII, IX y X, 4 fracciones XVIII, XXVI, XXVII, XXXV, XXXVI, XXXVII, XXXVIII, XXXIX, XLII, XLVII, LI, LVI, LVII, LIX y LX, 5, 6, 7, 8, 10, 11 fracciones I, II, VII, VIII, IX y XI, 12, 13, 14, 17, 20,21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28 fracción I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X y XI, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 41, 42, 43, 44, 45, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 58, 59, 61, 62, 63, 99, 100, 101, 116 y su homóloga a nivel local Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca publicada el 15 de febrero de 2020 en referencia a la elaboración, publicación, seguimiento y administración del PADA, que deberá incluir un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos, así como de apertura proactiva de la información.

En ese contexto el Archivo General del Estado de Oaxaca, a través de la Dirección de Clasificación de Archivos, se dio a la tarea de diseñar e implementar un modelo estandarizado de Programa Anual de Desarrollo Archivístico descargable, con la finalidad de que los entes públicos tengan la facilidad de requisitar con datos específicos de cada uno de ellos, lo que permitirá dar cumplimiento con el citado Programa Anual.

Lo anterior con base en el Decreto que crea el Archivo General de Estado de Oaxaca, artículos 1, 4, 5 fracciones II, IV, VI, IX y 6 fracción I; y Reglamento Interno del Archivo General del Estado de Oaxaca, artículos 1, 2, 15 fracciones II, IV, V, VI, VII, VIII, 17 fracciones I, II, III y IV, 18 fracciones I y VI.
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PADA FORMATO DESCARGABLE – Descargar