Baja Documental
Registro Central de Bajas
En el Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca. En el Capítulo III Del funcionamiento de los Archivos en el Artículo 18 nos dice: El área de Archivo de Concentración se encarga de recibir las transferencias primarias, prestar y depurar la documentación que ha concluido su periodo de vigencia documental, administrativa, contable, legal y fiscal.
En el Capítulo VII De la Baja Documental en el Artículo 39 nos dice: Para los efectos de este reglamento, se entenderá por baja documental, el proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito sus valores primarios, administrativos, legales, fiscales o contables y que no posea valores secundarios o históricos, evidenciales, testimoniales o informativos.
Artículo 40: Para proceder a la baja documental, la Dependencia o Entidad, presentará ante el Archivo General su solicitud respectiva, acompañando la siguiente documentación:
1. Inventario de la documentación seleccionada para baja documental; y,
2. Declaración de inexistencia de valores documentales.
Dicha solicitud deberá indicar el nombre de la Dependencia o Entidad a la que pertenecen, el área o áreas que los generaron y la última que estuvo en su poder, el periodo que comprenden, el tipo de información que contienen, el plazo y el procedimiento del que se dispone el ciudadano para solicitar la consulta y, la mención de si se conserva respaldo electrónico de ello.
Artículo 41: El Archivo General, una vez valorada la solicitud a que se refiere el artículo que antecede emitirá dictamen definitivo en donde se autorice la baja documental solicitada.
El dictamen indicará la fecha, hora y lugar en que se realiza la eliminación de la documentación autorizada para su baja.
Artículo 42: Una vez emitido el dictamen que autorice la baja documental, la Dependencia o Entidad que se trate, deberá publicar en el periódico oficial del Gobierno del Estado de Oaxaca y en la página electrónica de la Dependencia o Entidad, el inventario que se refiere a la Fracción I. del artículo 40 de este Reglamento indicando el destino final que se le dará a dicha entidad.
Artículo 43: Para llevar a cabo la baja documental se procederá a levantar Acta Circunstanciada de Baja Documental en la que intervendrá el titular de la Dependencia o Entidad de que se trate, el titular del Archivo General y un representante que al efecto designe la Secretaría de la Contraloría del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.
Artículo 44: El Archivo General integrará un Registro Central de bajas documentales autorizadas, mismo que publicará mensualmente en su página web.
Artículo 45: Será responsabilidad absoluta de la Dependencia o Entidad generadora, destrucción de algún documento que aún contenga valores administrativos, legales, fiscales, contables o históricos, que se realice en contravención a lo dispuesto en este capítulo.
Registro Central de Bajas