ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA

TESTIMONIO Y EVOLUCIÓN DE LA ELIMINACIÓN DOCUMENTAL EN OAXACA

Por Onan Aragón Santiago

El actual Archivo General del Estado de Oaxaca es el ente público del Gobierno que tiene dentro de sus funciones la autorización para eliminar documentación de las diferentes dependencias y entidades del Poder Ejecutivo, mediante un procedimiento ordenado y controlado a fin de evitar que se destruyan datos que den información, testimonio y/o evidencia de la gestión institucional y con eso, depurar parte de la historia.

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Los antecedentes que tenemos de estos procedimientos datan de 1983, refiriéndonos a un Acta administrativa de eliminación documental en la que interviene el Archivo General de la Nación y el Archivo General del Estado de Oaxaca y en la que se autoriza la eliminación de documentos de asuntos administrativos consistentes en correspondencia oficial con un peso aproximado de mil kilogramos de los años 1943 a 1981. Dicha depuración se realizó considerando que no son documentos históricos ni antecedentes de investigación para trámites judiciales, también que no son susceptibles de formar parte del Archivo General de la Nación, que no contiene objetos semejantes a los descritos en la entonces Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación y que tampoco son bienes iguales descritos en la Ley de Bienes Nacionales.

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Para los años noventa, ya instaurado como Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, se realizaban Actas de baja documental en las que ya no intervenía el Archivo General de la Nación, pero se consideraba la normativa aplicable a los documentos para proteger el Patrimonio Documental del Estado. El acta que se describe corresponde a la entonces llamada Contraloría General del Estado y en ese acto, se depuró un aproximado de tres tonelas de documentación del Departamento de Control presupuestal y Financiero del periodo 1986 a 1991. Intervinieron en esa ocasión por parte de la Contraloría, el Jefe del Departamento en comento y dos analistas; asimismo, por parte del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado, La Jefa del AGEPEO, el jefe de la oficina del Archivo de Concentración y un archivista.

En la actualidad, concretado nuevamente como Archivo General del Estado de Oaxaca y habiéndose establecido el procedimiento para la eliminación documental en el Manual de Procedimientos del ahora órgano desconcentrado, la baja documental en las dependencias y entidadades del Poder Ejecutivo, se realiza mediante periodos calendarizados que se emiten a final de cada año y se informa a través de una circular en la que se solicita también, cumplir con las formalidades indicadas en el Capítulo VII del Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca y se describa en los inventarios dispuestos para tener evidencia de lo que se elimina. En estos actos de eliminación intervienen, el titular de la Dependencia o Entidad, la titular de la Dirección de Clasificación de Archivos por parte del AGEO como una facultad delegada por Acuerdo, un representante que designe la Secretaría de la Contraloría y Transparencia Gubernamental y la empresa convocada para llevar a cabo el reciclaje.

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La baja documental definida en el artículo 4 fracción XII de la Ley General de Archivos, es la eliminación de aquella documentación cuya vigencia haya prescrito, valores documentales y en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores históricos de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables. Por lo anterior es necesario y trascendente contar con los intrumentos de control y consulta archivísticos para que como resultado de un proceso escrupuloso de valoración documental, depuremos lo “común” y guardemos lo “sustantivo” y así, dar testimonio de la vida institucional en la administración pública estatal.