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Tecnología de la información y archivos

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y ARCHIVOS

Por Ilse Anabel Martínez Roque

Todavía cuando se habla de archivos, se piensa en un lugar lleno de papeles acumulados, amarrados con mecates y cubiertos de polvo. De otra parte la palabra tecnología evoca aparatos electrónicos como computadoras, escáneres, robots y satélites entre otros. ¿Cómo entonces convergen estos dos mundos tan diferentes?

Las nuevas tecnologías de información han permeado todas las áreas del quehacer humano y se usan para que el trabajo sea más eficiente. Conocidas como TI, Tecnologías de la información, o en un sentido más amplio se ha acuñado la sigla TIC que significa “Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.” Estas tecnologías permiten acceder, producir, guardar, presentar y transferir información por medios electrónicos y/o digitales. El internet ha sido fundamental en el avance de ellas, dicho avance no tiene precedentes en la historia, debido a que permite el intercambio de datos e información de manera inmediata y en cualquier lugar, dentro y fuera del planeta tierra.

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Con base en lo anterior, los archivos y los tecnólogos se han aliado para dotar de tecnología toda la información y documentación que contienen los primeros, con el fin de ponerla a disposición de cualquier investigador o usuario de manera inmediata bajo la premisa de que el patrimonio documental es de todos y todos debemos acceder a él. Además de facilitar el acceso, la tecnología visibiliza los archivos.

Se puede decir con mucho orgullo que el acervo del Archivo Histórico del AGEO está resguardado adecuadamente en los repositorios hechos exprofeso, que actualmente se trabaja en la organización de dicho acervo y que en Oaxaca construyeron un edificio adecuado para albergar la memoria histórica del estado, valga decir hasta el momento, el único en el país para tal fin.

Ahora bien el paso siguiente es poner a disposición de todos los documentos resguardados sin detrimento de los mismos, para que estén a un click de distancia de investigadores y usuarios.

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Vale la pena aclarar que el uso de la tecnología en un archivo tiene unos requisitos indispensables: el primero de ellos es que los procesos de conservación, organización, descripción, clasificación y ordenación, deben estar finalizados en el acervo antes de que los documentos sean desmaterializados. Si un fondo no ha pasado por estos procesos archivísticos no se puede llevar a cabo la digitalización, hacerla sin cumplir estos requisitos solo sería una masa de datos digitalizados que no responde a investigadores y usuarios con fines institucionales como la toma de decisiones o la investigación en sí.

Otro uso de la tecnología en el archivo histórico es el de la preservación.
Un documento histórico, como documento de archivo, tiene valores secundarios: informativo testimonial y evidencial. Por otra parte, también puede ser considerado patrimonio y bien nacional y como tal debe ser cuidado. Con la ayuda de herramientas necesarias (escáneres o cámaras) se logra su resguardo de manera digital y así se conserva dicha información para prevenir cualquier clase de percance que pueda llegar a ocurrirle, a su vez, el archivo está actualizado con diversas innovaciones que van surgiendo.

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En general, la digitalización de fondos y colecciones históricas debe proporcionar el servicio inmediato y directo de consulta, potenciar la accesibilidad y difusión de series documentales, evitar el deterioro de las piezas más frágiles o valiosas, así como completar fondos documentales, originaria o temáticamente afines, al cruzar información con otros archivos y facilitando con ello su conocimiento y uso.

En todo este proceso de uso de las tecnologías en el archivo hay un problema muy importante y es la falta de legislación sobre documentos electrónicos en el país, lo que es una limitante para la adopción de políticas encaminadas a la implementación de tecnologías aplicadas a los archivos, pues el uso de nuevos soportes electrónicos o magnéticos carecen de legalidad.

Con el uso de tecnologías en el archivo de trámite y de concentración, se cambia el rol pasivo de estos, además el derecho al acceso de la información gubernamental acelera el uso de tecnologías en los archivos. Por otra parte, al pasar al archivo histórico deben conformarse los instrumentos archivísticos para esa documentación, porque, de nada serviría una colección digital de nuestros documentos, sin un catálogo electrónico que nos permita identificarlos y localizarlos.

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Los archivos deben cambiar su estatus pasivo, de receptor de documentos y ser instituciones que regulen la documentación gubernamental desde su generación mediante las nuevas tecnologías de la información, para estar en la posición de planeación y de la transformación. En otras palabras, los archivos deben de ser las entidades que vinculan a la sociedad que solicita información, con las oficinas gubernamentales que la generan. Así un gobierno documentalmente ordenado, será un gobierno más eficiente y transparente.

En el Archivo Histórico del AGEO, el uso de tecnologías para la digitalización nos permite actualizarnos, avanzar en conjunto con todas las innovaciones y las formas de comunicarnos, para fomentar el conocimiento y la generación de más investigaciones de los fondos documentales al ponerlos al servicio de los investigadores de manera electrónica, ya sea internamente o en las redes sociales y de los ciudadanos del común.

Sin archivos ordenados no hay transparencia, ni historia, ni cultura.