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Sistema de clasificación decimal en el archivo general

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DEL OAXACA

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL EN EL ARCHIVO GENERAL

Por Jacobo Babines López

Profundizando en el estudio del sistema de clasificación que se implementó en el Departamento de Estadística, Archivo y Bibliotecas a partir de la década de 1930, información contenida en los expedientes que se resguardan en el fondo Gobierno, sección Archivo General del Estado, son una muestra de la riqueza que se encuentra resguardada en el AGEO.

Se ha localizado un expediente fechado el 13 de enero de 1930, donde a través del acuerdo firmado por A. García Toledo, Secretario General del Despacho del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, dispone que para ordenar de una manera uniforme los archivos General de Gobierno y de las dependencias del mismo, se remita los jefes de los departamentos de los archivos, la parte de la Clasificación Decimal, esto con la finalidad de que todos los asuntos expedidos se clasifiquen y cataloguen según las instrucciones marcadas. Acotándose que el jefe del Departamento de Estadística, Archivo y Bibliotecas, resolverá las dudas que los “Archiveros” tengan en la implementación del sistema indicado, todo esto para que los archivos funcionen de una manera uniforme, puntualizándose que para lograrlo se realizaran visitas periódicas en la inspección de la organización de los archivos.

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Este acuerdo fue dado a conocer el 14 de enero de 1930, por el C. Fidel Sandoval, subsecretario encargado del despacho, a los jefes de los departamentos de: Estado, Hacienda, Fomento, Educación Pública, Policía y Seguridad, Juez del Registro Civil, Director del Periódico Oficial y al Director de la Imprenta del Estado, quienes firmaron de enterados.

Por último, se anexaron las explicaciones preliminares del sistema de clasificación decimal: Primeramente se aclara que este sistema para bibliotecas fue ideado por el Biblioteconomista estadounidense Melvin Dewey (1851-1931), fundado en la aplicación numérica de cada uno de los grandes grupos en el que dividió filosóficamente todas las materias que abarcan los conocimientos humanos. Teniendo en consideración que la nomenclatura de Dewey se relaciona con las Ciencias Universales y a no a las necesidades a que se precisa en un archivo particular, que tiene un circulo definido de acción, se desechó de esa nomenclatura y se formó una especial adecuándose a los asuntos de la Administración de Gobierno. Decidiéndose dividir a los archivos en diez grandes grupos principales o “CLASES”, cada una fragmentada en diez DIVISIONES, y estas a su vez, en diez SECCIONES, las cuales se pueden dividir en nuevos grupos decimales, según la extensión que se requiera de cada materia.

Quedando así este Sistema de Clasificación Decimal, que se aplicaría en los Archivos del Gobierno del Estado de la siguiente forma:

0. Memorias, informes, publicaciones de la Federación y de los estados de la Republica. Imprenta del estado. Conserjería y servidumbre.
1. Sección de Gobernación (Departamento de Estado).
2. Sección de Justicia (Departamento de Estado).
3. Hacienda.
4. Fomento, trabajo y acción social.
5. Educación pública.
6. Estadística.
7. Archivo y bibliotecas.
8. Policía y seguridad (Guerra).
9. (Se deja abierto por si se crea alguna nueva clase)

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Posteriormente se enlistan las DIVISIONES y CLASES que se determinaron para la organización y clasificación de los documentos. Este sistema se desarrolló y cimentó durante las décadas de los 30´s a los 50´s, pues durante este periodo se formaron los cuadros clasificadores de cada una de las CLASES, además de anotarse en cada uno de los expedientes un código decimal que atestigua la implementación del sistema decimal, situación que permitió la organización homogénea de los archivos de cada una de las dependencias del Estado de Oaxaca.

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Toda esta información nos ha permitido desarrollar nuestros cuadros de clasificación, respetando los principios de Ente Productor y de Orden Natural. De esta forma damos testimonio que la consulta de los documentos nos permite adentrarnos en la administración de los documentos que se produjeron de una manera sistemática en el desarrollo de funciones, atribuciones y facultades de las dependencias oaxaqueñas. Situación por la cual los invitamos a que consulten los instrumentos de descripción documental, que se han elaborado para que el público Oaxaqueño se acerque a su historia y se sientan orgullosos de su identidad como Mexicanos.