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Reprografía y archivos

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA

REPROGRAFÍA Y ARCHIVOS

Por Stella Camargo Quiñones

Desde que el hombre existe ha querido transmitir, guardar y recuperar información con diferentes propósitos y métodos que van de la memorización, hasta servidores de almacenamiento en la nube; el manejo de la información ha sido afectado con eventos como la creación del alfabeto, la invención de la imprenta, el surgimiento de las máquinas de escribir, el descubrimiento de la fotografía, el desarrollo de fotocopiadoras xerográficas, la invención del escáner y la constante evolución de las computadoras.

Con el paso del tiempo y los nuevos inventos aparecen métodos y técnicas para reproducir un documento. Todos hemos necesitado una copia de un documento original y hoy en día es fácil: sacas una fotocopia o simplemente tomas una foto con tu celular. Pero no siempre ha sido así, durante muchos años existió el oficio de escribano, ellos se dedicaban a escribir los originales y a hacer copias de los documentos a mano (manuscritos). Con la aparición de la máquina de escribir y de los documentos mecanografiados (mecanuscritos) se podían sacar copias poniendo el papel que serviría de original y hasta tres hojas de papel copia (más delgado y en colores pastel) junto con el papel carbón; el problema es que la tercera copia difícilmente era legible.

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¿Qué es la reprografía?
Una acepción de reprografía dice que es el “conjunto de técnicas que permiten reproducir por copia o por duplicación un documento original sobre un soporte ordinario o especial”.

Reproducción por copia
Consiste en la multiplicación a partir del documento mismo o mediante un negativo intermedio, es decir, como su reflejo en un espejo. Las técnicas de reproducción por copia son: xerografía (fotocopia), fotografía, microfilmación y digitalización. En el ámbito de los archivos, este tipo de reproducción es muy útil porque la copia conserva exactamente las cualidades del original, PERO NO los valores primarios (administrativo, legal, contable o fiscal), ni los secundarios (informativo testimonial y evidencial).

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Reproducción por duplicación
Es un método similar a la imprenta que se basa en crear un modelo (cliché o placa) y con base en el, se multiplica el número de ejemplares deseado. Las técnicas de reproducción por duplicación son: tipografía, litografía off-set, serigrafía y huecograbado. Para entender esta reproducción pensemos en los sellos que se usan en el jardín de niños. Ejemplo: el sello de goma en relieve de un león, viene de un dibujo original en papel del animalito, el cual sirvió de base para su elaboración. Con el sello se hacen todas las copias que se requieren en los cuadernos de los niños.

Este tipo de reproducción es de menor importancia en los archivos porque las copias aunque conservan la información del original no siempre mantienen todas sus cualidades, como tipo de letra, tamaño, color, etcétera. Para entender mejor este punto, en el caso de un catálogo editado por diferentes editoriales, los ejemplares no son iguales físicamente pero sí en su contenido informativo.

Soporte normal y soporte especial
Otra parte de la definición de reprografía menciona que el soporte puede ser “ordinario o especial”; recordemos que el soporte más usado para los documentos es el papel. Para aclarar este punto, un soporte normal no requiere ningún tratamiento para poder efectuar la reproducción, es decir el “soporte ordinario”, algo que no ocurre con un soporte especial, el cual sí requiere tratamiento. Por definición un soporte especial es cuando este debe ser tratado con alguna sustancia para que sea posible llevar a cabo la reproducción. El mejor ejemplo de este tipo de soportes lo tenemos en la fotografía como se conocía antes de las cámaras digitales.

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Para tomar fotos era necesario una película que venía en un rollo de 12, 24 o 36 exposiciones. Esa película sensible a la luz, tratada con una emulsión generalmente de sales de plata, se introducía a la cámara cuidando de no “velarla” (exponerla a la luz) y luego debía ser revelada en un cuarto oscuro con algunos químicos. Sin todo lo anterior era imposible lograr una foto. Este es entonces un soporte “Especial”. En los Archivos el soporte “especial” por antonomasia es la microfilmación (relacionada con la fotografía) y de la cual hablaremos en otro artículo.

La reprografía que se lleva a cabo en los archivos de trámite, concentración e histórico, está estrechamente ligada al ciclo vital de los documentos, por lo tanto, el propósito en cada uno de ellos es diferente. Vale anotar que en el archivo histórico una vez digitalizados los documentos NO SE PUEDEN ELIMINAR LOS ORIGINALES por ser de conservación permanente.

En el Departamento de Reprografía del Archivo Histórico del Archivo General del Estado del Oaxaca se usan tres técnicas de reproducción por copia: fotografía, microfilmación y digitalización. Sobre el tema de los archivos digitales ahondaremos próximamente.

Les enviamos nuestros mejores deseos para esta navidad y el año que se avecina y los invitamos al Archivo General del Estado de Oaxaca. Sin archivos ordenados no hay transparencia, ni historia, ni cultura.