Programa anual de desarrollo archivístico
PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
(ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS A TRAVÉS DE LA PLANEACION ARCHIVÍSTICA)
Por José Emmanuel Pérez Román.
Iniciemos con la pregunta ¿Qué es planeación? “Es la acción y efecto de planear o planificar. Es el proceso y resultado de organizar una tarea simple o compleja teniendo en cuenta factores internos y externos orientados a la obtención de uno o varios objetivos.”¹ Enfoquémonos entonces a los archivos de las instituciones: ¿existe la planeación? al momento, la respuesta es no; recaemos entonces en la importancia de planear por parte de los titulares en todos los temas y materias, para alcanzar los objetivos planteados y obtener las metas a través de estadística o indicadores que nos permitan mejorar en esos ámbitos y subrayar algo notorio: contar con el recurso humano y económico para aplicarlos a las actividades que se desarrollarán. Es por ello que debemos planear en una materia a la que se le da poca relevancia: la de archivos, que nos permitirá contar con espacios dignos, mobiliario, equipo y sobre todo instrumentar capacitaciones para el personal de las instituciones.
Derivado de lo anterior, hoy hablaremos de la Planeación Archivística, teniendo como antecedente la publicación de la Ley General de Archivos del 15 de junio de 2018 y su posterior entrada en vigor el 15 de junio de 2019, que cita en su Artículo Primero los principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación de los archivos que tengan en posesión tanto las entidades, autoridades, organismos del poder ejecutivo, legislativo y judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios.
Por consiguiente y con base en el Artículo 99 de la citada Ley General en relación a la capacitación en materia archivística, el Archivo General del Estado de Oaxaca llevó a cabo en 2019, una serie de Capacitaciones, Asesorías y Talleres sobre temas archivísticos. Pero centrémonos en uno en particular, el “Programa Anual de Desarrollo Archivístico” (PADA) impartido a Sujetos Obligados² del Estado de Oaxaca en el mes de diciembre de 2019, para cumplir con lo que mandata la Ley General de Archivos.
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Presentación del taller Programa anual de desarrollo archivístico.
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Objetivos y marco legal.
La gestión documental y administración de archivos de los Sujetos Obligados del Estado de Oaxaca bien aplicada y fundamentada, es de vital importancia, porque nos permite conocer y detectar las necesidades primordiales de nuestros archivos institucionales, para ello nos enfocaremos en cómo elaborar el PADA, con base en el Artículo 22 de la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca, publicada el 15 de febrero de 2020, para implementar diferentes actividades y/o acciones dentro de las áreas administrativas, que ayuden a custodiar y preservar la memoria institucional, los actos y el acceso a la información y dar cumplimiento a lo que mandata la legislación en materia de archivos. Cada Sujeto Obligado contará con un Coordinador de Archivos, quien elaborará el PADA de conformidad con el Artículo 27 fracción III de la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca.
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El Coordinador de archivos es quien elabora el Programa anual de desarrollo archivístico.
El PADA consta de tres niveles: Estructural, Documental y Normativo. Estructural: Establecimiento formal del Sistema Institucional de Archivos, debiendo contar con estructura orgánica, recursos materiales, humanos y financieros necesarios para un adecuado funcionamiento; Documental: Elaboración, actualización y uso de los instrumentos de control y consulta archivística y Normativo: Cumplimiento de las disposiciones normativas vigentes y aplicables en materia archivística.
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Los tres niveles para la eficacia del Programa anual de desarrollo archivístico.
Podemos enfatizar dos procedimientos importantes dentro de la Planeación Archivística uno es la planificación de las comunicaciones, es decir cómo se llevará a cabo la comunicación entre los responsables de las unidades archivísticas y el Coordinador de Archivos para llevar acabo las actividades y/o acciones determinadas en el PADA y el segundo que es planificar la gestión de riesgos, esto permitirá identificar, evaluar, jerarquizar, controlar y dar seguimiento a los eventos y amenazas que obstaculicen o impidan el cumplimiento de los objetivos y metas; por último los sujetos obligados elaborarán un informe anual detallando el cumplimiento del PADA y su publicación en los portales electrónicos.
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Ejercicio de planificación de comunicaciones.
¹ https://www.significados.com/planeacion/
² A cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos; así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios, así como a las personas físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés público. Artículo 4 fracción LVI de la Ley General de Archivos