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Organización de Documentos y el quehacer del AGEO

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA

Organización de Documentos y el quehacer del AGEO

Por Beatriz Serrano Melo

En el siglo XX, las administraciones públicas mundiales se caracterizaban por la masiva producción de documentos, originando una crisis funcional de los métodos y sistemas utilizados, aunado a esto, no se contaba con instrumentos de control archivístico que permitieran referenciar la información producida, resguardada y eliminada. En lo operativo no se proporcionaban los recursos necesarios (espacios, mobiliario adecuado y personal capacitado) para llevar a cabo esta labor. Lo anterior dio pie a diversos debates desde diferentes perspectivas con la premisa de privilegiar la conservación selectiva de la información.
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El fenómeno de la explosión de documentos prevalece en nuestros días; llevando a cuestas costumbres que afectan las actividades de manera relevante a causa de malas prácticas en el manejo de la documentación, la integración de expedientes que requieren diversos trámites y por ende la expedita localización de información.

En la actualidad, se aprecian cambios dinámicos en la producción y manejo de la información transformando su perspectiva y mejorando la organización de documentos, los cuales peyorativamente se les denomina “archivos muertos”; misma que presenta modificaciones conforme a la metodología a implementar ampliando el conocimiento de los servicios en archivística e incluyendo conceptos, implementando instrumentos y desarrollando procedimientos innovadores que puntualizan la valoración y las vigencias documentales pues no sólo se ocupa la tradicional tarea de guardar los documentos, sino que además incurre en la administración de los archivos desde su producción, resguardo precautorio y conservación para la historia (su ciclo vital), esto permite apreciar su utilidad para el desempeño de la gestión pública como memoria de la organización, testimonio, transparencia en la información y la rendición de cuentas.

Así pues, con la publicación de la Ley General de Archivos el pasado 15 de junio del 2018 y su aplicación el 15 de junio del presente año, el Archivo General del Estado de Oaxaca ha evolucionado de manera paralela, llevando a cabo una inclusión importante en el andamiaje normativo y define actualmente la organización de los documentos como una

“Metodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización, circulación y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivísticas”.

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Por lo que el nuevo enfoque archivístico, es la operación a través de sistemas institucionales como modelo organizativo unificado, los cuales comparten fines y en funciones específicas.

Por lo antes mencionado, el Archivo General del Estado de Oaxaca a través de su Dirección de Clasificación de Archivos, asesora a las instituciones en este nuevo modelo de organización documental las cuales deben cumplir con las acciones establecidas y sobre todo deben organizar sus documentos de manera que el Estado alcance los estándares que exige la administración de archivos.