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Metadatos como clasificación de documentación digital

Archivo General del Estado de Oaxaca

Metadatos como clasificación de documentación digital

Por Luis Eduardo Morales González

Los metadatos se definen como “datos acerca de los datos” y suministran información sobre los datos producidos. En otras palabras, es la información descriptiva de un documento, que va incrustada dentro de un archivo digital y da como resultado su identidad particular. Hoy en día, los metadatos contienen información muy importante al momento de catalogar o clasificar todo tipo de documentación digital. Para su uso se siguen ciertas normas según los estándares para la gestión de los documentos electrónicos (ISO 23081 de metadatos para gestión de documentos, ISO 19005-1PDF/A: formato de conservación a largo plazo y la ISO 14721-Modelo OAIS: Sistemas de gestión de documentos electrónicos) tomando como base lo especificado en su núcleo, es decir, se seleccionan los elementos fundamentales.

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Los metadatos son únicos y van estrechamente ligados al objeto que describen. La implementación de los metadatos requiere de especialización técnica y archivística al igual que de considerable dedicación, pues además de conocer bien las características técnicas y básicas del conjunto de datos físicos o producto que se esté documentando, es necesario saber qué información se debe capturar en cada sección y elemento, cómo y con qué criterios archivísticos.

Cuando hablamos de metadatos dentro del Departamento de Reprografía, podemos hacer referencia a toda la información detallada de un documento (expediente, libro, mapa, etc.). En nuestro caso, utilizamos los metadatos para clasificar la información contenida en los documentos digitalizados dentro del departamento, cabe destacar que dicha información nos servirá para conocer detalladamente dicho documento.

Cuando un documento llega al departamento de reprografía, es digitalizado por un escáner especial traído de Alemania llamado “BookEye4”, el cual nos ayuda a que este se desmaterialice, es decir, que pase de un estado analógico a un estado digital para poder visualizarlo en un equipo de cómputo.

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Al momento de producirse la imagen digitalizada, el mismo escáner automáticamente le inserta toda la información pertinente, la cual incluye: el tamaño del documento, su extensión, la fecha de su digitalización, el nombre del archivo, etc. Esta información nos ayuda a identificar cada documento digitalizado, ya que los metadatos lo hacen único y especial.

Para ver los metadatos de un archivo digital, solo basta con revisar sus propiedades, en ellas se muestra toda la información detallada, no importa qué tipo de sistema operativo se esté utilizando, todos sin excepción te mostraran los detalles de cada archivo. Por ejemplo, es lo que sucede con la información que se muestra cuando se toma una foto desde un celular y nos dice cuánto pesa, dónde fue tomada, cuándo, con qué tipo de equipo, etc.

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En el Departamento de Reprografía del Archivo General del Estado de Oaxaca contamos con nuestros propios metadatos, esta información nos ayuda a identificar cada documento digitalizado para clasificarlo en una base de datos donde se vacía esa información y posteriormente pueda ser consultada. Como ejemplo podemos ver los siguientes datos:

METADATOS DE DOCUMENTOS DIGITALES:

Nombre de archivo: 0071.tif
Autor: AGEO
Fecha de digitalización: 13/12/2018
Nombre del programa: Adobe Photoshop CS6
Dimensiones: 5049×5746
Ancho: 5049 píxeles
Alto: 5746 píxeles
Resolución horizontal: 400 ppp
Resolución vertical: 400 ppp
Profundidad en bits: 24
Compresión: Descomprimido
Espacio de color: RGB
Tipo de elemento (extensión): imagen TIF
Fecha de creación: 22/04/2018
Última actualización: 17/05/2019
Tamaño: 83.0 MB

En conclusión podríamos decir que en la actualidad, cualquier documento o programa que se encuentre en internet ya viene con sus metadatos incrustados, el Archivo General del Estado de Oaxaca, no podía ser la excepción y es por este motivo que nos ponemos al corriente con las nuevas tecnologías.