Por Abymael Pereda Zamora.

La palabra inventario etimológicamente hablando viene del latín inventarium que significa lista de lo hallado, catálogo de cosas. A su vez esta palabra procede del verbo invenire (encontrar, hallar), el cual tiene tres elementos léxicos son: El prefijo in, la palabra ventus y el sufijo ario. El primero significa (hacia dentro) y está asociado con la raíz indoeuropea en. El segundo se relaciona con ventus que es el participio del verbo venire y el ultimo con el sufijo ario que en sustantivos indica conjunto o colección o lugar para – ejemplos armario lugar para armas recetario conjunto de recetas.

Ahora bien, trayendo ese concepto al campo que nos compete que son los archivos, la Ley General de Archivos dice que los Inventarios documentales: son los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental); LGA Art. 4 Fr XXXIX.

Inventario de baja documental del AGEO 2022.

Dice además esta ley en su artículo 13, que los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles; y contarán al menos con los siguientes: Cuadro general de clasificación archivística; Catálogo de disposición documental, e Inventarios documentales.

De igual manera contempla en el artículo 19. Tratándose de la liquidación o extinción de una entidad de la Administración Pública Federal será obligación del liquidador remitir copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, al Archivo General. Tratándose de la liquidación o extinción de un sujeto obligado de los gobiernos estatales, será obligación del liquidador remitir copia del inventario de los expedientes, del fondo que se resguardará, a los respectivos archivos generales o entes especializados en materia de archivos a nivel local.

Anexo 36 Proceso entrega-recepción.

Manda además en el artículo 30, que cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones: …II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales. Por otra parte, en el artículo 31, mandata que cada sujeto obligado debe contar con un archivo de concentración, que tendrá las siguientes funciones: VIII. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios.

En archivonomía hay varios tipos de inventarios documentales: inventarios en estado natural, inventarios de archivos de gestión, inventarios de archivos centrales, inventarios de archivos históricos, inventarios para transferencias documentales, que son los traslados organizados del paso del archivo de trámite al archivo de concentración, conocida como transferencia primaria, y del paso del archivo de concentración al archivo histórico, conocida como transferencia secundaria, inventarios para bajas documentales, en los que se deja constancia y evidencia de la eliminación física de documentos de archivo, por carecer de valores histórico y los de entrega-recepción de los diferentes cargos.

Actualización del inventario de archivo de trámite del DIAA.

Los inventarios, conforman el proceso de descripción de la información que está contenida en los archivos y fondos documentales, son uno de los instrumentos archivísticos esenciales en la gestión documental y administración de archivos de la institución, que sirven para controlar, recuperar y localizar la información contenida en los documentos de archivo, en otras palaras, hará garantizar de manera exacta la recuperación y el acceso a la información y su consulta.

¿Y tú ya tienes al día tus inventarios?