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LAS NORMAS ISO Y LOS ARCHIVOS

LAS NORMAS ISO Y LOS ARCHIVOS

Por Stella Camargo

La NASA abrió hace un año sus archivos al público y en abril de 2020, luego de que la CIA diera a conocer sus expedientes sobre OVNIS, la NASA puso a disposición del público su enorme acervo de archivos que contiene videos, podcasts, libros e incluye un recorrido virtual a la última frontera. Para acercarnos a los secretos de la conquista del espacio, las visitas, se pueden hacer desde nuestra casa, a través de una computadora, un teléfono inteligente o dispositivo similar.

¿Qué tiene que ver la NASA con los archivos?
Sucede que, por no tener buenas políticas de archivo, la NASA perdió información y datos insustituibles, con un alto valor científico, tecnológico y económico, sobre el avance de investigación de los primeros viajes espaciales, por no llevar correctamente una gestión de archivos. Por ello decidieron desarrollar un modelo nuevo de archivo histórico para conservar documentos electrónicos, no volver a sufrir graves pérdidas y conservar adecuadamente la información.

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Vista de la entrada principal del AGEO desde Reprografía.

¿Qué es ISO?
ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Normalización o Estandarización. Esta institución se encarga de la creación de normas o estándares para garantizar la calidad, seguridad y eficiencia de productos y servicios. Habrán oído quizás decir que tal o cual empresa, establecimiento, organización o universidad está certificada mediante Normas ISO para garantizar sus procesos.

¿Qué es una norma ISO?
De acuerdo con su página web “son documentos que especifican requerimientos que pueden ser empleados en organizaciones para garantizar que los productos y/o servicios ofrecidos por dichas organizaciones cumplen con su objetivo”. Hasta el momento se han publicado alrededor de 19.500 normas internacionales que se pueden obtener desde la página oficial de ISO (http://www.iso.org/).

ISO inicialmente comenzó estableciendo estándares para procesos industriales de manufactura de componentes y materiales eléctricos, relojes, tornillos, etc., es decir, para regular que el enchufe de un dispositivo sirva en cualquier toma eléctrica, de cualquier parte del mundo, entre otras cosas.

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El equipo de Reprografía.

A partir de los años 90´s, las normas ISO irrumpen de manera acelerada en la normalización de las actividades de gestión y empiezan a surgir numerosas normas al respecto.

ISO internamente está dividida en una gran cantidad de comités técnicos y subcomités, todos especializados en diferentes áreas.

A las instituciones de archivos nos interesa el ISO/TC 46 Information and documentation (comité técnico de información y documentación), dentro de este se encuentran varios subcomités como ISO/TC 46/SC 9 Identification and description (Subcomité de identificación y descripción) el ISO/TC 46/SC 10 Requirements for document storage and conditions for preservation (Subcomité de Requisitos para el almacenamiento de documentos y condiciones de conservación), el ISO/TC 46/SC 11 Archives/records management (subcomité de Archivos y gestión de documentos), entre otros. En su mayoría las normas que nos competen son las generadas por el comité 46. Sin embargo, hay algunas normas para archivos que no se han establecido, gracias al trabajo de este comité sino de otros, como es el caso comité 20: ISO/TC 20 Aircraft and space vehicles, (Comité técnico 20, vehículos aéreos y espaciales). Este comité a través del subcomité 13: ISO/TC 20/SC 13 Space data and information transfer systems (Subcomité 13, sistemas de transferencia y de información sobre datos espaciales), ha desarrollado una de las normas técnicas más importantes en el ámbito de los documentos electrónicos, como es el modelo de preservación de documentos electrónicos de largo plazo:

La Norma ISO 14721, Space data and information transfer systems – Open archival information system (OAIS), (sistema abierto de información de archivo)

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Reja del vestíbulo del Auditorio del AGEO, diseñada por Francisco Toledo.

En otras palabras, la norma ISO 14.721 regula el modelo OAIS, modelo de preservación de documentos digitales de largo plazo o lo que es lo mismo, normaliza el cómo crear y gestionar archivos históricos a partir de documentos electrónicos.

Es así como la norma que procede del ámbito de las agencias espaciales define: “un sistema abierto de información de archivo, un OAIS: es un archivo que una organización opera para que pueda formar parte de una organización más amplia de personas y sistemas, que acepta la responsabilidad de conservar información y de mantenerla disponible para una comunidad específica”. El objetivo final de un sistema abierto de información de archivo (OAIS) es asegurar la conservación de los documentos digitales con una visión de largo plazo y este debe ser una parte de un sistema institucional de archivos.

Hay dos versiones de la norma, la primera es la 14721:2002 de enero de 2002 y la segunda en junio de 2012 la ISO 14721:2012. La norma se basa en la premisa de que es más difícil preservar información digital que en papel o película, debido a los rápidos avances y consecuente obsolescencia de los sistemas de tecnología de almacenamiento y los consiguientes peligros de pérdida de la información.

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Vista del puente de acceso a los repositorios del AGEO.

La pandemia nos sumergió de repente al mundo digital y debemos tener en cuenta todas las diferentes normas de los Comités Técnicos de ISO al respecto.

Cabe recordar que el 9 pasado de junio fue el Día Internacional de los Archivos al conmemorarse en esa fecha la creación en 1948 del Consejo Internacional de Archivos establecido bajo los auspicios de la UNESCO.