Aquel que duda y no investiga, se torna no sólo infeliz, sino también injusto.
Pascal

Por Stella Camargo y Julio León

Luego de dos reuniones previas de trabajo entre la Secretaría de Honestidad, Transparencia y Función Pública (SHTyFP) y el Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO), los días 9, 10 y 11 de agosto de 2023, dio inicio la primera capacitación en materia de auditorías archivísticas impartida por el Mtro. Manuel Alejandro Hernández Maimone, Director General del AGEO.

¿QUÉ SON LAS AUDITORÍAS ARCHIVÍSTICAS?

Son procesos de evaluación y revisión sistemática de los archivos y la gestión documental de una organización o entidad, en nuestro caso: los Sujetos Obligados. Su objetivo principal es analizar la eficiencia, eficacia y cumplimiento de las prácticas archivísticas establecidas, así como identificar áreas de mejora y recomendaciones para fortalecer la administración de los documentos y la preservación de la información. En ningún caso como lo explicó el Mtro. Alejandro Hernández Maimone se trata de exhibir que se está haciendo mal sino de identificar para corregir.

Las auditorías archivísticas incluyen:

Evaluación de procesos: Se examinan los procesos relacionados con la creación, recepción, organización, conservación y disposición de los documentos, lo que conlleva a analizar cómo se manejan los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

Cumplimiento normativo: Las auditorías se basan en las leyes y regulaciones archivísticas pertinentes, así como en las políticas internas del Sujeto Obligado. Evalúan si se cumplen las directrices legales y los estándares establecidos.

Identificación de riesgos: Se busca identificar los riesgos potenciales relacionados con la pérdida de información crítica, incumplimiento de regulaciones, falta de seguridad de datos, entre otros.

Gestión de documentos: Se revisa cómo se organizan, catalogan y almacenan los documentos. Esto incluye la identificación de las funciones sustantivas de los documentos y su clasificación adecuada.

Infraestructura: También se pueden evaluar las condiciones físicas de los archivos, como temperatura, humedad, luminosidad y seguridad, para garantizar la conservación adecuada de los documentos.

Capacitación y sensibilización: Se evalúa si el personal está adecuadamente capacitado en gestión documental y prácticas archivísticas, y si hay programas de sensibilización y concientización sobre la importancia de la gestión documental y administración de archivos.

Recomendaciones: Al finalizar la auditoría, se generan recomendaciones y sugerencias para mejorar la gestión documental y la conservación de los archivos, las que incluyen cambios en los procesos, actualización de políticas y mejoras en la infraestructura.

Seguimiento: Después de la auditoría, es muy importante hacer el seguimiento de las recomendaciones para asegurarse de que se implementen adecuadamente y se mantenga la mejora continua en la gestión de archivos.

ANTECEDENTES DE LAS AUDITORÍAS:

Leydi Carina Grimaldo Lozano en su documento “La importancia de las auditorías internas y externas dentro de las organizaciones” dice: “La auditoría empezó como aquella necesidad de control para evitar errores, desfalcos o previniendo que algunas personas se apropiaran de riquezas que no les pertenecían, sin embargo por el año de 1862, fue donde por primera vez, aparece la profesión de Auditor o la actividad de Auditoría, bajo la supervisión de la Ley Británica de Sociedades Anónimas, fue a partir de este momento a principios del siglo XX, que la Profesión de Auditoría fue tomando posición e importancia dentro del desarrollo de la economía de los países”.

Ahora bien, refiriéndonos a nuestro asunto de las auditorías archivísticas, sus antecedentes se encuentran en la necesidad de garantizar la correcta administración de los documentos a lo largo de su ciclo vital y la preservación de la información histórica y administrativa. Gracias a la explosión documental producida por algunas instituciones debido a que las organizaciones y gobiernos generan y manejan grandes volúmenes de documentos, surgió la importancia de establecer sistemas eficientes y regulaciones para su gestión.

Desarrollo de regulaciones: Los gobiernos y organizaciones han reconocido la necesidad de establecer regulaciones para la gestión documental y archivística. Esto se debe a la importancia de tener información organizada, accesible y segura para la toma de decisiones y la rendición de cuentas.

Crecimiento de la información: Cada vez se ha vuelto más difícil mantener un control eficiente sobre los documentos debido al gran volumen de información que se produce gracias a los avances tecnológicos.

IMPORTANCIA DE LAS AUDITORÍAS ARCHIVÍSTICAS

Preservación de la memoria histórica: Los archivos son depositarios de la historia y la identidad de una institución o una sociedad. La adecuada gestión y preservación documental asegura que la información relevante para la memoria histórica no se pierda ni deteriore.

Cumplimiento legal y regulaciones: Las auditorías archivísticas ayudan a asegurarse de que las organizaciones cumplan con las leyes y regulaciones relacionadas con la conservación y la protección de documentos. Esto es crucial para la transparencia, la rendición de cuentas y la legalidad.

Eficiencia operativa: Una gestión documental deficiente conlleva a la pérdida de tiempo y recursos al buscar información. Las auditorías ayudan a identificar áreas donde se pueden mejorar los procesos y la eficiencia.

Gestión de riesgos: Identificar riesgos relacionados con la pérdida de información, el incumplimiento legal o la seguridad de datos es fundamental. Las auditorías permiten hacerlo de manera proactiva.

Mejora continua: Las auditorías son una oportunidad para evaluar el desempeño de los sistemas de gestión documental y hacer ajustes y mejoras continuas pertinentes.

Garantía de acceso a la información: Tener un sistema archivístico funcionando garantiza que la información esté disponible y accesible cuando se necesita, lo que es esencial para la toma de decisiones y la planificación.

Para finalizar y concluir, las auditorías archivísticas tienen su origen en la necesidad de gestionar eficientemente la información y preservar la memoria histórica. Su importancia radica en asegurar la legalidad, eficiencia y preservación de los documentos, lo que a su vez contribuye a la transparencia, la toma de decisiones informadas y el cumplimiento de regulaciones.

No olvidemos que se debe dar cumplimiento a la Ley General de Archivos en su Artículo 12: Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación, en los términos que establezcan el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables. Los órganos internos de control y sus homólogos en la federación y las entidades federativas vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus competencias e integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.

¡ALISTÉMONOS PARA LAS AUDITORÍAS ARCHIVÍSTICAS ¡