Por Onan Aragón Santiago.

Teniendo como antecedente que la documentación anterior al año 2016, producida, recibida y resguardada en los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, no siempre contaba con los procesos archivísticos de clasificación, ordenación, plazos de conservación o destino final, era imposible localizar los documentos y expedientes de archivos por fondo, secciones y series documentales; sumando a todo esto los inventarios documentales carecían de criterios homologados para su elaboración y fechas de vigencia, esto es, ya sea que se conserven las series o se eliminen, lo cual se traducía en que muchas dependencias y entidades no pudieran llevar a cabo de manera sistemática sus procedimientos de baja documental, ya que la gran mayoría de la documentación al momento de iniciar el procedimiento de eliminación, no contaba con inventarios documentales, lo cual se subsanaba de manera orgánica esto es, el fondo se denomina con el nombre de la institución, la sección con el nombre del área generadora ya fuera una dirección, unidad, departamento u oficina, nombrando la serie con los tipos documentales que integraban dichos expedientes por ejemplo, correspondencia, nominas, planes de trabajo, etc., en cuanto a la parte de las vigencias estas quedaban a criterio del área generadora, labor que se desempeñaba a la par de las actividades sustanciales de cada área administrativa de la institución, trabajo de archivo que muy pocas personas deseaban realizar, en consecuencia, los lugares destinados para su documentación más que archivos parecían bodegas o almacenes donde se encontraban cajas y cajas, unas encima de otras sin un control de los documentos y expedientes, lo que al momento de solicitar al Archivo General del Estado de Oaxaca la eliminación de su documentación, se convertía en una verdadera hazaña tanto para los encargados de dar de baja la documentación, como del personal del AGEO. Al momento de analizar y cotejar el gran volumen de documentación resguardada en los lugares destinados para su concentración y resguardo, se le conoce como REVISIÓN TÉCNICA, tiene la finalidad de emitir un dictamen autorizando la baja documental (la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables), concluyendo dicho procedimiento con un acta circunstanciada de baja documental. Con la entrada en vigor de la Ley General de Archivos el 15 de junio de 2019 y la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca con entrada en vigor el 16 de febrero de 2020, se sistematizó el procedimiento de Baja Documental, a través de la obligatoriedad de contar con los instrumentos de control y consulta archivísticos (Cuadro General de Clasificación Archivístico, Catálogo de Disposición Documental e Inventarios de Baja Documental) elaborados por el Sistema Institucional de Archivos y así mismo del Grupo Interdisciplinario coadyuvando en la valoración documental de cada sujeto obligado, facilitando y agilizando los tiempos en la REVISIÓN TÉCNICA, en cada procedimiento de baja documental. Como conclusión del presente artículo citaremos que, si no contamos con la organización adecuada en los archivos, no existirá la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas, materias que son afines.

Revisión Técnica en CECYTEO 2022.

Revisión Técnica en Sistema DIF Oaxaca 2022

Revisión Técnica en la UNPA 2022.