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La importancia e implementación del sistema institucional de archivos.

LA IMPORTANCIA E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS.

Por Julio León Zárate.

Preguntémonos ¿Qué es un Sistema? Es el conjunto ordenado de componentes relacionados entre sí, ya se trate de elementos materiales o conceptuales, dotado de una estructura, una composición y un entorno particulares. Se trata de un término que aplica a diversas áreas del saber, como la física, la biología, la informática y desde luego aplicable a los archivos.

En ese contexto y derivado de la publicación en el Diario Oficial de la Federación de la Ley General de Archivos el 15 de junio de 2018 y su entrada en vigor el 15 de junio de 2019, cito textualmente el artículo 1° “La presente Ley es de orden público y de observancia general en todo el territorio nacional, y tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios”. De igual manera dentro los objetivos de la Ley en comento en su artículo 2° fracción II y el 10 mencionan la organización, funcionamiento y operación de su Sistema Institucional de Archivos.

De acuerdo a lo anterior, los Sujetos Obligados del Estado de Oaxaca deben de establecer un Sistema Institucional de Archivos para administrar y llevar a cabo los procesos de gestión documental, esto les permitirá que se estandaricen en una estructura operativa y en quien recae el buen funcionamiento del mismo es en la máxima autoridad de cada Sujeto Obligado; es por ello que debemos de saber la definición del Sistema Institucional de Archivos por sus siglas SIA que la Ley General de Archivos la define de la siguiente manera: “El conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental”.

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Infografía de la integración del SIA.

La integración del Sistema Institucional de Archivos como lo establece el artículo 21 de la Ley será de la siguiente forma: Un área coordinadora de archivos, tiene como finalidad promover que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado y las áreas operativas: de correspondencia, archivo de trámite por área o unidad, archivo de concentración y archivo histórico. Es por ello que la implementación del SIA coadyuvará en mucho para el mejoramiento de los diferentes procesos archivísticos tales como la organización y conservación. Para el caso del Archivo General del Estado de Oaxaca la implementación del SIA fue el 23 de agosto de 2019 por medio de acta de instalación, teniendo como responsable del área coordinadora de archivos a la Unidad Administrativa, el responsable del área de correspondencia se determinó en la Dirección General lo anterior debido a que las atribuciones del AGEO recaen en el titular y de forma lógica se despacha a las áreas administrativas del mismo teniendo de este modo 13 responsables por cada uno de archivos de trámite, para el archivo de concentración la responsabilidad recae en el departamento de Clasificación, Descripción y Resguardo Documental dependiente de la Dirección de Clasificación de Archivos al ser el área que como parte de sus atribuciones tiene encomendada la actividad y para concluir el archivo histórico recae en el departamento de Recepción y Expurgo quien tiene a su cargo el archivo histórico dependiente de la Dirección del Archivo Histórico de la institución.

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Capacitación instalación del SIA.

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Charla implementación del SIA.

Concluiremos que sin archivos organizados no lograremos el debido y correcto acceso a la información y a la transparencia para atender a la ciudadanía que está ávida de que se le informe sobre las actividades y acciones que desempeñan las instituciones públicas.