Por la Lic. Ana Paula García Flores

En el día a día nos enfrentamos a imprevistos, que pueden ir desde un accidente vial, hasta desastres naturales; nuestro nivel de preparación impactará directamente en la gravedad de sus consecuencias, las cuales pueden llegar a afectarnos por el resto de nuestras vidas. Por ello, la prevención es una parte crucial para mitigar desastres, que puede condensarse en un Plan de Emergencia.

Si bien este artículo se enfoca en la elaboración de Planes de Emergencia en Archivos, se sugiere se retomen estas recomendaciones para aplicarlo en otras instituciones, ya sean públicas o privadas. Así mismo, el Plan de Emergencia no forma parte del Plan de Protección Civil, aunque ambos deben ser complementarios.

Un Plan de Emergencia es el conjunto de acciones y procedimientos para la atención del siniestro con el objeto de reducir los daños a los factores humanos y materiales; debe contemplar fases de prevención, respuesta y recuperación.

Es de suma importancia que este plan sea considerado a largo plazo, así mismo, debe de actualizarse constantemente y todo el personal debe de estar familiarizado con él; también se debe resaltar que la prioridad máxima siempre será la seguridad de las personas, es sólo después de garantizar su integridad que se puede dar atención a las necesidades del archivo.

Para la elaboración del Plan de Emergencia, se debe contemplar lo siguiente:

Identificar los riesgos, tanto naturales como humanos, a los que está expuesto el archivo. Una herramienta importante para este ejercicio es el Atlas Nacional de Riesgos, que se puede consultar vía electrónica. Esta página permite consultar el riesgo de afectación por desastres naturales a nivel de estado y municipio.

Una vez identificados los riesgos, se debe determinar la probabilidad del suceso, así como su intensidad y afectaciones al archivo, esto ayudará a crear una estrategia de prevención, para lo cual se recomienda establecer su prioridad de acuerdo con la siguiente tabla:

1. Se consideran actividades prioritarias, pues son fáciles de realizar con alto impacto. Un ejemplo de esto sería impermeabilizar toda la techumbre del edificio, o contratar un servicio de fumigación.

2. Actividades por considerar, ya que aportan poco aunque son fáciles de ejecutar, como colocar carteles con información para casos de emergencia.

3. Requieren mucha planeación y seguimiento, para este tipo de situaciones lo más recomendable es contratar un servicio, en caso de contar los recursos para ello. Un ejemplo sería optimizar la seguridad del espacio de resguardo, lo cual implica un plan integral de varias áreas, como recursos humanos en la contratación de personal de vigilancia, la instalación y mantenimiento de sistemas de alarma, contratación de seguros, etc.

4. Pueden ser postergadas o ignoradas.

Una vez concluido el estudio de los riesgos y su estrategia de atención, se deben de enfocar esfuerzos en el registro y ordenamiento del archivo. Debe estar documentado al menos a nivel de inventario, de manera que se conozca exactamente qué se tiene y en dónde. Posterior a esto se definen los documentos considerados prioritarios para su recuperación, una vez que sea seguro el ingreso al espacio de resguardo.

De acuerdo con la Norma Mexicana de Preservación Documental, cada fase del Plan de Emergencia debe considerar lo siguiente:

Para la Prevención, se deberán incluir las estrategias de prevención antes mencionadas, así como un programa de inspecciones periódicas y de mantenimiento.

Designar roles y funciones del personal, se deberá considerar al menos un líder de respuesta, coordinadores de salud y seguridad, insumos, documentación y grupos de rescate.

Tener a la mano un directorio de personal e instituciones actualizado, voluntarios, proveedores, colaboradores entre otros, así como insumos necesarios para protección personal y rescate del archivo, además de asegurarse que se encuentren en buen estado e inventariados.

Sobre el listado de documentos con prioridad de rescate, se debe de mantener en un lugar accesible, así como un plan de rutas de acceso, traslado y resguardo.

En la fase de Respuesta, se definen las acciones, prioridades y responsabilidades de los roles antes asignados, el objetivo es que el personal esté organizado de manera que se pueda reconocer la situación y actuar de acuerdo a ella lo más rápida y eficientemente posible. Se recomienda que se especifiquen las acciones de rescate de emergencia a los documentos, de acuerdo a su tipología.

Sobre la Recuperación, primero se debe evaluar la situación del archivo, y una vez que se considere seguro para el personal y voluntarios, establecer las rutas de traslado, espacio de resguardo e insumos para facilitar la recuperación del acervo, así como determinar las necesidades de los documentos; es decir, si durante el traslado se determina que ciertos documentos son irrecuperables, se marcarán como candidatos para baja documental y se separarán del resto. Durante esta fase es de suma importancia generar estrategias que permitan mantener el orden de los acervos, de manera que puedan ser reintegrados a los repositorios en su lugar designado.

Estas son solo algunas recomendaciones generales para la elaboración del Plan de Emergencia, es importante que cada institución defina su Plan de acuerdo a sus especificaciones y necesidades, además de contar con el apoyo de especialistas en la materia. Para más información, se recomienda consultar la Norma Mexicana de Preservación Documental, así como a su representante de protección civil más cercano.