Por Danahí Montserrat Hernández Pérez

El Archivo Histórico Central, perteneciente al Archivo General del Estado de Oaxaca, cuenta con un Departamento de Conservación del Patrimonio Documental, el cual realiza los diagnósticos documentales como parte de sus actividades sustantivas. El personal adscrito a este Departamento es especializado en el manejo de los diversos tipos de materiales que se pueden encontrar en los acervos, material bibliográfico, fotografías, obra gráfica, mapas, planos, entre muchos otros.

El objetivo primordial del Departamento de Conservación, es proteger la estabilidad de los documentos, frenando o retardando el deterioro para prolongar su integridad y su accesibilidad a las futuras generaciones, el diagnóstico es el primer acercamiento a los documentos y a sus necesidades de conservación.

Este diagnóstico, constituye una herramienta muy útil para la conservación, preservación y restauración de los acervos, el evaluar los factores internos y externos que influyen en la conservación de los documentos es fundamental para la toma de decisiones futuras en el trabajo realizado con los archivos. La información requisitada en estos diagnósticos da la pauta para organizar los planes de trabajo a futuro, organizar al personal de acuerdo a los diversos perfiles que poseen y llevar un registro adecuado y detallado del nivel de deterioro de cada expediente, obra o libro.

Diagnósticos documentales.

Uso del luxómetro para la medición de la iluminación.

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Una parte fundamental del diagnóstico, consiste en identificar las características propias del documento, es decir, los factores internos, como son: la manufactura del papel (pulpa de trapo, pulpa de madera, etc.) o soporte (pergamino, tela, piel, entre otros), los elementos sustentados como el grafito, sellos, tintas ferrogálicas, tintas de impresión, anilinas, etc., además de las formas de unión (costurado, con broches, grapas, alfileres).

Igualmente los factores externos como son: la exposición ambiental, la humedad, la temperatura, la cantidad de luz a la que está expuesto el acervo; el tipo de área en donde se reguardan los documentos (bodegas, repositorios, lugares abandonados, lugares abiertos o cerrados); el mobiliario; el tipo de suelo y la manipulación que le da el personal a cargo; también se evalúa la presencia de galerías por ataque de insectos; las roturas y dobleces; la contaminación y el deterioro por microorganismos; el daño por roedores u otros animales; si estuvo expuesto a factores ambientales, si existen halos de humedad, de polvo, de foxing; si las tintas están desvanecidas o si posee manchas de cualquier tipo; reportando cualquier incidencia relevante en el diagnóstico.

Con todos los elementos recabados anteriormente, podemos completar nuestra ficha de diagnóstico, la cual fue diseñada por personal del Departamento y es una herramienta muy útil para resumir toda la información antes mencionada, es de fácil llenado y sencilla verificación, independientemente de la temporalidad en la que se haya realizado el diagnóstico, para así mantener un adecuado seguimiento entre las distintas áreas del Departamento.

Documento dañado por microorganismos.

Galerías por ataque de insectos.

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Dentro de las actividades que realiza el Archivo Histórico Central, está el visitar otros acervos documentales fuera de las instalaciones del AGEO, que solicitan el dictamen e intervención de sus fondos y colecciones, con la finalidad de tomar acciones para su preservación. El procedimiento consiste en trasladar al personal especializado al lugar solicitado, con el equipo de protección necesario y ahí se realiza la selección de los documentos para la evaluación de su estado de conservación, posteriormente se emite un dictamen informando lo ahí observado y se especifican las acciones que se recomiendan para cada caso particular.

Tenemos la firme convicción de que cada documento que pasa por nuestras manos es único, por lo que es de suma importancia realizar un correcto diagnóstico, para así dirigirlo al área correspondiente para que reciba el tratamiento adecuado.

Estamos conscientes de que somos como un hospital para todo aquel documento que lo necesite. Si alguna vez requieres de nuestros servicios o deseas conocer los procedimientos te invitamos a visitarnos para solicitar mayores informes.