Por Rosa Angela Flores González.

La Conservación-Restauración procura la estabilidad e integridad de los documentos, asímismo, asegura que los documentos puedan ser accesibles a todo el público, garantizando la preservación de cada expediente, para promover el conocimiento y divulgar el desarrollo histórico en nuestra sociedad.

De acuerdo a la Norma Mexicana, la “Estabilización” es parte de la Conservación que comprende a las acciones aplicadas de manera directa sobre los materiales documentales, con objeto de disminuir y retardar el deterioro presente, y mantener las condiciones favorables para su permanencia. Los principales procesos involucrados son la limpieza y desinfección, dicha acción está destinada a detener los daños con el fin de prolongar su integridad, dejarlos libres de polvo, elementos ajenos y esporas de hongos.

Desinfección local.

Limpieza con brocha.

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El primer paso para realizar la estabilización documental es la limpieza, que se centra en el material dentro de cajas AG12. Inicialmente, se contabilizan los expedientes al interior y se coteja que la información del expediente coincida con la etiqueta de identificación fuera de la caja.

Sobre una superficie plana se limpia manualmente y de manera puntual, hoja por hoja de cada expediente, para esto, se coloca un trapo húmedo alejado de los documentos, con la intención de detener el polvo y asi evitar esparcirlo. Dependiendo del tipo de suciedad, se utilizan aspiradoras o brochas de cerdas suaves que se deslizan hacia los extremos retirando el polvo, tierra, excretas de insectos, restos de tinta carbonizada y otros elementos ajenos al documento.

En algunas ocasiones, durante la limpieza se puede observar la unión de los documentos con materiales metálicos como clips, broches, remaches y grapas, los cuales se retiran con la espátula. Posteriormente, los restos de la oxidación que dejan en el documento, se remueve con el bisturí y goma, sustituyendo el material eliminado por bandas de papel para no perder el orden.

Limpieza con polvo de goma antes.

Limpieza con polvo de goma después.

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Uno de los deterioros más importantes a controlar son los microorganismos, estos se dan en los documentos que no tienen un adecuado almacenamiento y que estuvieron sometidos a cambios bruscos de temperatura y/o humedad. Cuando el documento presenta manchas y a su vez esporas, es decir, materia orgánica activa, se utiliza la aspiradora con el fin de eliminar todas las esporas y al terminar el aspirado, se limpia con goma rallada y algodón para quitar los restos que hayan quedado. Si el documento requiere desinfección, se realiza de acuerdo al nivel de intervención adecuado para no dañarlo, puede ser desinfección local, desinfección por aspersión o desinfección puntual con esponja, siempre utilizando el agente indicado para controlar el deterioro. Si el documento presenta galerías con deyecciones, éstas se retiran utilizando el bisturí. También se debe llevar un control de los procesos por los que pasó el documento, anotando en una banda de papel libre de ácido el tratamiento realizado, incluyendo mes, año y, de igual forma, si el documento requiere restauración se anota la nomenglatura correpondiente. A su vez se evalúa uno por uno cada expediente, generando una ficha de diagnóstico, donde se anota la técnica de factura, estado de conservación, nivel de deterioro y tratamientos realizados. Al término de la limpieza y desinfección, el material se colocan nuevamente en su caja, previamente aspirada para evitar el contacto de los documentos de nuevo con polvo, y ésta se resguarda.

Las instituciones que resguardan acervos documentales deben contar con la guía del responsable de la conservación del acervo o un asesor especialista, en el tema según sea el caso, ya que es importante realizar correctamente las medidas preventivas del mismo, la cual ayuda a retardar el deterioro ya que son la base para lograr la permanencia de los documentos y puedan ser consultados.En el caso del AGEO, este cuenta con el “Área de Estabilización Documental”, en la cual se llevan a cabo los trabajos especializados para la conservación de los documentos históricos del Estado de Oaxaca, siendo esta la base principal para la preservación de los acervos que conforman el patrimonio documental de la Entidad, la cual consiste en la limpieza y desinfección de los documentos del Archivo.