Por Stella Camargo.

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Se acerca el cambio de gobierno y estar bien capacitados en materia de archivos es la mejor herramienta que tienen los sujetos obligados para cerrar su gestión de manera satisfactoria y completa. En materia de archivos hay que haber elaborado los instrumentos de control y consulta archivísticos (Cuadro General de Clasificación, Catalogo de Disposición documental e inventarios), tener instalado y funcionando tanto el Sistema Institucional de Archivos (SIA) como el Grupo Interdisciplinario (GI) para dar cumplimiento a la normatividad vigente. En los formatos que aplican para el Estado de Oaxaca el anexo 36 corresponde al inventario de los archivos de trámite, concentración e histórico.

Módulos de capacitación.

Tanto la Ley General de Archivos emitida 15 de junio de 2018 que entró en vigor el 15 de junio de 2019, como la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca del 15 de febrero del 2020 y vigente el 16 de febrero de 2020 tienen un capítulo llamado: De la capacitación y cultura archivística. La primera establece en su Artículo 99, que los sujetos obligados deberán promover la capacitación en las competencias laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las áreas de archivo. La segunda en su Artículo 100. Fracción VI., señala que el Archivo General del Estado de Oaxaca tiene la atribución de “Diseñar e implementar programas de asesoría y capacitación dirigidos a los sujetos obligados del Poder Ejecutivo del Estado, en materia de archivos”. Ambas leyes instruyen que los responsables de los archivos deben contar con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad; de no ser así, los titulares de los sujetos obligados tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de ellos para el buen funcionamiento de los archivos especialmente ahora que se acerca el proceso de entrega-recepción de la Administración Pública Estatal.

Sujetos obligados capacitándose en el AGEO para el proceso de entrega recepción.

La capacitación en materia de archivos no debe verse como una obligación, de los sujetos obligados con los responsables de los archivos solo porque lo manda la ley. La capacitación trae beneficios a las instituciones y al desarrollo personal y profesional de los servidores públicos. La capacitación al ser una actividad planeada en el Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) favorece en cuanto a preparación y formación del ente y del individuo, fortalece las destrezas y aptitudes adquiridas perfeccionado el trabajo. Mientras más entrenado esté un servidor público, más fácilmente tendrá una mejor movilidad laboral sabiendo contribuir a una correcta gestión de los archivos. Así, la capacitación es un importante factor de motivación y profesionalización del personal pues se adquieren: nuevos conocimientos (saber), nuevas herramientas (saber hacer) e inspiración (querer hacer).

Concluye el AGEO capacitaciones en materia archivística de acuerdo con el PADA.

Para completar el ciclo de capacitaciones que deben tomar los sujetos obligados el AGEO ofrece desde el 17 de enero, al 15 de diciembre de este año siete capacitaciones secuenciales, 2 módulos introductorios y 5 módulos básicos:

Introductorios: Sistema Institucional de Archivos (SIA), a integrantes del sistema institucional de archivos y Grupo Interdisciplinario (GI), a integrantes del grupo interdisciplinario.
Módulo I. Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) a integrantes del Sistema Institucional de Archivos.
Módulo II. Valoración Documental, a integrantes del Grupo Interdisciplinario.
Módulo III. Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), a integrantes del Sistema Institucional de Archivos.
Módulo IV. Administración de Documentos, a integrantes del Sistema Institucional de Archivos.
Módulo V. Guía de Archivo Documental, a integrantes del Sistema Institucional de Archivos.

La entrega recepción es obligatoria y está normanda por la ley y esta será la primera vez en que se aplique la normatividad federal y estatal en materia de archivos, es así como los entes públicos deben y pueden tener los conocimientos básicos para hacerlo correctamente entregando los instrumentos de control y descripción solicitados por la ley de Archivos y la ley de Transparencia: CGCA, CADIDO, Inventarios y Guía de Archivo Documental.

¿Tú ya estás listo?