Por Stella Camargo y Julio León.

¿Qué es la Guía? Es un instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos, esta definición es tomada de: https://www.bibliopos.es/instrumentos-de-descripcion-archivistica-las-guias/. Ahora hablaremos de la Guía de Archivo Documental como un instrumento de descripción archivística, en el cual se muestran sistemática y lógicamente las funciones y atribuciones de una institución, a través del registro de las series documentales comunes y sustantivas propias de dicho sujeto obligado. La Guía es un instrumento de transparencia, cuyo objetivo es facilitar la obtención y acceso a la información pública, coadyuvar en la transparencia de la información de los sujetos obligados. Este instrumento es el primer acercamiento de los usuarios, ciudadanos e investigadores, a la información documental que maneja el sujeto obligado.

Capacitación AGEO GAD.

La Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca, en su Artículo 14 manda que los Sujetos Obligados elaboren y pongan a disposición del público la Guía de Archivo Documental. La Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, agrega que esta guía se debe mantener actualizada, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con las facultades, atribuciones, funciones u objeto social de los sujetos obligados.

El carácter de la información que va en la guía no desciende a particularizaciones, es decir señala características documentales en forma general y la génesis documental. La guía consta de las siguientes partes: identificación y contexto.

Taller GAD Dirección de Clasifcación de Archivos.

La parte de identificación a su vez se divide en 4 rubros:
ÁREA ADMINISTRATIVA: se considera área o unidad administrativa a la que con tal carácter señala el reglamento interior o equivalente del sujeto obligado.
ÁREA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO: se aplica cuando existe más de un archivo en la unidad administrativa (dirección de área, subdirección, departamento o equivalentes) donde se localiza el archivo.
NOMBRE Y CARGO DEL (A) RESPONSABLE: proporciona a los usuarios internos y externos de la dependencia o entidad el nombre y cargo de la o el responsable del archivo.
DOMICILIO, TELÉFONO Y CORREO ELECTRÓNICO: consigna los datos relativos a identificar el lugar de trabajo: calle, número, colonia, código postal, delegación o municipio, estado, país. Agrega además el número telefónico del archivo y la dirección electrónica oficial.

Capacitación GAD Centro de las Artes de San Agustín.

En cuanto a la parte de CONTEXTO, deberá contener 9 partes a saber:
ÁREA GENERADORA O DE PROCEDENCIA: identifica al productor o productores de las series documentales.
FONDO: es el nombre de la entidad responsable de la producción, uso y acumulación de las series documentales.
SECCIÓN: es el nombre correspondiente a la estructura del archivo, la sección documental correspondiente en el Cuadro General de Clasificación Archivística.
SERIES: se ubican y consignan todas y cada una de las series documentales que integran el acervo en custodia de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística.
FECHAS EXTREMAS: se anota para cada serie documental que se describe, según los casos, una sola fecha o un intervalo de fechas.
VOLÚMEN (EXPEDIENTES Y CAJAS): se identifica y describe el volumen físico y la unidad de conservación o soporte. Si es el caso por la organización de la propia serie, se consigna en metros lineales (opcional otro tipo de información).
UBICACIÓN FÍSICA: es el lugar físico de localización de la(s) serie(s).
CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN: es el número y letra dentro del cuadro de clasificación para cada serie documental.
DESCRIPCIÓN: resumen de la información que contiene la serie documental.

Capacitación GAD Sistema DIF Oaxaca.

Si eres Sujeto Obligado ¿Ya elaboraste y publicaste la guía de archivo documental?