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La experiencia de un archivista en el Archivo General del Estado de Oaxaca

LA EXPERIENCIA DE UN ARCHIVISTA EN EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA

Por Germán Cuevas Cruz.

Trabajar en el Archivo Histórico, perteneciente al Archivo General del Estado de Oaxaca, ha sido una de las mayores experiencias en mi vida, todo inició en mayo del 2016, cuando me integré al Proyecto de Rescate y Organización del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, labor que realizó la asociación civil ADABI de México. Mi capacitación inició con la clasificación y resguardo de documentos en expedientes y a su vez en cajas AG12, mismos que se etiquetaban y resguardaban en cajas contenedoras, las cuales fueron etiquetadas y embaladas para su traslado; estos procesos los puedo contar de una forma rápida, pero cada uno constituía actividades específicas y muchas veces requerían de fuerza física, que llevaban a un desgaste continuo pero sin duda satisfactorio, porque se realizó el traslado al edificio donde actualmente se resguarda todo el archivo, ya clasificado y ordenado.

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Realizando el proceso de descripción documental, con la visita de alumnos de educación Primaria.

Después de realizar el traslado, tan desgastante físicamente, se ordenaron las cajas AG12 para tener un mejor control y ubicación de estas en los repositorios. Una vez instalados en el edificio ubicado en el Parque de las Canteras, inicie mis actividades como archivista en el área de DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: esta área se encarga de elaborar instrumentos de consulta, tales como guías, inventarios, catálogos e índices, que facilitan el acceso y consulta de los archivos. Para llevar a cabo esta labor, es necesario considerar al menos los seis campos obligatorios de la norma ISAD-G (Norma Internacional General de Descripción Archivística), así como cuidar la redacción y la ortografía. Es aquí donde se desarrollan capacidades como: identificar, analizar y determinar la información esencial, para poder desarrollar los instrumentos de consulta, lo cual requiere de una minuciosa lectura y comprensión de la misma, así como conocimientos de paleografía para comprender documentos del siglo XVI al siglo XVIII.

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Personal del área de Control de Acervos revisando los instrumentos de consulta.

Más adelante fui asignado al área de CONTROL DE ACERVOS: área que se encarga de realizar un conjunto de instrumentos para una gestión integral, como las entradas y salidas de cajas AG12, expedientes, mapas, planos, fotos y demás materiales resguardados y organizados en los repositorios que son de acceso restringido. Este conjunto de operaciones, está ligado a suministrar constantemente los materiales documentales a las diferentes áreas del Departamento de Recepción y Expurgo al cual estoy adscrito, así como de las áreas del Departamento de Conservación y Restauración y el Departamento de Reprografía. Cabe destacar que nuestra labor primordial es el suministro de expedientes y documentos al área de Consulta, quienes, en conjunto con el área de Control de Acervos, proporcionan el servicio a todos los investigadores y público en general, interesados en la consulta de nuestros acervos documentales.

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Proceso de entrega y recepción de cajas AG12, en conjunto con el área de Consulta.

Laborar en un Archivo es toda una aventura, viajar por el tiempo a través de la historia del Estado de Oaxaca, descubrir la estructura orgánica o administrativa de los sujetos obligados y como han evolucionado durante tantos años. Parece imposible que toda esta información la podemos encontrar en el Cuadro General de Clasificación y en la Guía de Archivo Documental, instrumentos que facilitan el control del patrimonio documental; esto se desarrolló a través de muchos años de trabajo y hoy para nosotros es una gran responsabilidad el resguardo del Patrimonio Documental. Cada día al iniciar labores, ingresar la clave en los accesos restringidos de los repositorios, habilitar accesos para compañeros del departamento de Conservación para el monitoreo de humedad y temperatura de los repositorios, recorrer repositorios para reportar novedades, realizar y actualizar soportes para el control de la documentación que se presta a las diferentes áreas, efectuar búsquedas especializadas con base en las diferentes solicitudes, exposiciones o datos de interés de los usuarios o para los mismos compañeros del Archivo General del Estado de Oaxaca, son algunas de las muchas actividades que realizo.

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Proceso de conteo y cotejo de expedientes en la recepción de cajas AG12 entregadas por el área de Consulta.

Sin lugar a duda las labores en el Archivo Histórico, me han formado en un perfil de archivista, algo que tal vez jamás pensé en desarrollar, ya que mi formación fue en Administración de Empresas Turísticas, lo cual me ha impulsado a difundir la historia de nuestro Estado y sus poblaciones, con la idea de ir generando un mayor interés en los turistas tanto nacionales como Internacionales.

Los invitamos a seguir las actividades del Archivo Histórico del Archivo General del Estado de Oaxaca, a través de los medios electrónicos y cuando sea posible, a visitar y consultar los documentos de la memoria documental que resguardamos.