Por Julio León Zárate.

El tema que abordaremos en este artículo, es la descripción archivística, primeramente debemos referenciar como punto de partida el término descripción, como “la acción y efecto de describir, esto es, de explicar o representar detalladamente por medio del lenguaje los rasgos característicos de un objeto, persona, lugar, situación o acontecimiento”, definición tomada de la siguiente referencia web: https://www.significados.com/descripcion/.

Portada Norma ISAAR.

Guía Obispado de Oaxaca.

Existen diferentes tipos de descripciones de las cuales citaremos algunas como: objetiva, subjetiva, literaria, geométrica, cronográfica, topográfica y la que desarrollaremos, la descripción archivística, que de conformidad con la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR (CPF) en su segunda edición del año 2004 traducida al español por el Ministerio de Cultura de España, la define así: “Representación precisa de una unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella información que sirva para identificar, gestionar y localizar la documentación y explicar su contenido y el contexto de su producción. Este término también designa el resultado del proceso”. Es por ello, que para implementar la descripción archivística debemos puntualizar el Cuadro General de Clasificación Archivística, instrumento de control que se estructura con base en jerarquías y multinivel (estructura archivística), que va de lo general a lo particular de los documentos y expedientes de archivo en el caso de nuestro país, tomando como base lo planteado por la ISAD (G) “Norma Internacional General de Descripción Archivística” segunda edición del año 2000, ejemplificando la estructura archivística de la forma siguiente: Fondo (Sujeto Obligado), Secciones (Funciones) y Series (Expedientes de archivo) con posibilidades de niveles intermedios, Subfondos, Subsecciones y Subseries, de lo anterior podemos ya visualizar y desarrollar los instrumentos de consulta que de acuerdo a la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca se definen así en el artículo 4 fracción XXXIII: “A los instrumentos que describen las series, expedientes o documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja documental”, es aquí donde podemos identificar de forma más particular esos instrumentos descriptivos que a diferencia del Cuadro de Clasificación que es general por Sujeto Obligado, en el caso puntual de los de consulta pueden abarcar varios fondos, secciones o series, pero existen otros que descienden a particularidades, es decir, por unidades documentales compuestas o simples, como expedientes completos, partes de un expediente o simplemente un documento en concreto que sea de interés para la descripción archivística complementaria de lo que ya se estableció de forma general con la estructura citada, como son los siguientes instrumentos: Inventarios Documentales, Guías, Catálogos, Índices, Censos, Metadatos y Tesauros (Vocabulario controlado), que se aterrizan en las diferentes unidades de archivo de trámite, concentración e histórico.

Guía Junta Local de Conciliación y Arbitraje.

Catálogo Benito Juárez.

Ahora bien, la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca en su artículo 14 menciona: “Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los sujetos obligados deberán contar y poner a disposición del público la Guía de archivo documental y el Índice de expedientes clasificados como reservados a que hace referencia la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y demás normativas aplicables en el ámbito estatal”, que implica esto, que también para la materia Transparencia los Sujetos Obligados tendrán que elaborar esos instrumentos descriptivos, tomando como base el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y los instrumentos señalados anteriormente como referencia.

Como conclusión citaremos que, si no contamos con la adecuada gestión documental y administración de los archivos, no existirá la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas, materias que son afines y a las que la ciudadanía tiene derecho y los Sujetos Obligados a dar cumplimiento a lo estipulado en la normatividad en materia Archivística.