La comunicación digital comienza por organizar el archivo personal: escanea tus documentos
ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA
LA COMUNICACIÓN DIGITAL COMIENZA POR ORGANIZAR EL ARCHIVO PERSONAL: ESCANEA TUS DOCUMENTOS
Por Stella Camargo y Jorge Álvarez
De repente, debimos quedarnos en casa para cuidarnos y evitar la propagación de un virus; ya no hubo que ir a la oficina, ni a la escuela, ni a ningún lugar. En las últimas semanas hemos debido asumir nuevos o antiguos roles y aprender sobre la marcha a convivir y trabajar de manera distinta. Nos hemos dado cuenta de que tenemos limitaciones o somos analfabetas digitales, a pesar de que pensáramos lo contrario: los millennials y adolescentes han descubierto que saben manejar la realidad virtual principalmente para interaccionar socialmente, pero tienen dificultades para aprender a distancia y comunicarse de manera significativa cuando concurren a una clase virtual. Desafortunadamente, los que tienen más posibilidades y disponen de más herramientas informáticas, creen que cultura y realidad digital es chatear, entrar a YouTube, navegar sin brújula o propósito en internet, participar en las redes sociales o reír con videos de Tik tok.
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Licencia de automovilista.
Súbitamente nos encontramos inmersos en una intensa interacción virtual que exige aprender bien y rápido nuevas habilidades y apropiarnos de otras capacidades. Como en todo el servicio público, también en el Archivo General del Estado, debimos responder y comenzar a trabajar de manera diferente. Estamos aprendiendo a reunirnos usando la telepresencia sincrónica; empezamos a entender mejor cómo tener una comunicación eficaz y cómo tomar decisiones en equipo, capacitándonos y capacitando de forma virtual. Estamos viviendo una nueva realidad, de la que se rescata y agradece el hecho de que estemos dispuestos a aprender, a innovar y a esforzarnos por cambiar un estado de cosas que hizo crisis por una enfermedad que cundió en todo el mundo.
Quienes tenemos hijos, experimentamos la trasferencia de las responsabilidades compartidas entre el maestro y la familia. Los padres debemos ayudar y lidiar con las tareas escolares, que ponen a prueba nuestros conocimientos y paciencia, porque no somos docentes y porque vivimos estresados por lo que pasa en nuestros hogares. Nos inquieta la incertidumbre y nos preocupa lo que sucederá con nuestras familias y amigos. Tampoco puede ignorarse, que la violencia intrafamiliar haya aumentado en el encierro. Quienes tienen internet y dispositivos electrónicos, se disputan el uso del mejor aparato para la reunión virtual o para la clase a distancia. En muchos hogares hay una sola computadora la cual debe ocuparse para el «trabajo» de los padres y mantener en la “escuela” a los hijos. Quienes viven en comunidades tienen que desplazarse a cibercafés y eso significa poner su salud en riesgo y también cuesta dinero. Superar la brecha digital, lograr acceso universal a internet, contar con banda ancha, disponer de una buena computadora o un mejor teléfono celular es una legítima y urgente necesidad colectiva, pero falta un largo camino por recorrer para lograr esta democratización.
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Certificado.
El coronavirus desnuda muchas carencias, retos y oportunidades para dar un salto cualitativo y entrar de lleno al mundo digital, y está haciendo aún más notorias las desigualdades sociales. Uno de los retos es cómo hacer uso y facilitar el acceso de manera remota a los archivos de las dependencias de gobierno, mientras permanecemos en casa guardando la sana distancia. Las medidas preventivas han hecho patente la importancia crucial de contar con respaldos digitales de la documentación oficial en trámite y aún más urgente, el contar con una normatividad que asegure una gestión eficaz y trasparente de los documentos digitales. ¿Tiene la misma validez legal y los efectos administrativos un correo electrónico, que una comunicación oficial sellada y firmada de recibido? ¿Qué consecuencias tendrá el trabajo a distancia para las tareas y los servicios gubernamentales?. Muchos debemos combinar el uso de correos institucionales y personales, sin el cuidado debido de que el correo oficial sea solamente para asuntos laborales y el personal para lo personal. Los servidores públicos del Estado debemos cumplir con los Lineamientos para el intercambio de información oficial a través de correo electrónico institucional como medida complementaria de las acciones para el combate de la enfermedad generada por el virus SARS-CoV2 (COVID-19) publicados en el DOF el 17 de abril pasado, y hemos empezado a hacerlo. Aprenderemos sobre la marcha con el objetivo de tener una administración moderna y servir mejor a los ciudadanos.
El avance de las comunicaciones digitales y la realidad virtual, están mostrando sus bondades y ventajas y también nuestras limitaciones. Por ende, debemos reconocer la necesidad de prepararnos y estar dispuestos a aprender. Si vamos en dirección de una mayor comunicación digital, de una educación en línea y de nuevas formas de combinar labores presenciales y el trabajo remoto, vamos a necesitar cambiar buena parte de nuestra cultura informática, laboral y pedagógica, y no sólo creer que es asunto de disponer de más y mejores herramientas tecnológicas. Hay que asumir los múltiples retos del mundo digital al que nos catapultó la pandemia.
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Pasaporte.
Por ello, en esta ocasión subrayamos la importancia de organizar nuestros archivos y digitalizar nuestros documentos personales. No es cuestión de tener un escáner muy sofisticado, pues contamos con una poderosa herramienta a la mano: nuestro teléfono móvil inteligente. Casi todos los celulares ofrecen o pueden descargar diversas aplicaciones para escanear, lo cual es más recomendable que tomar una simple fotografía.
Digitalicemos nuestros documentos personales en estos días de confinamiento, pero lo primero es organizar el trabajo y capacitarnos. En Google y en YouTube podemos encontrar cuáles son las mejores opciones para digitalizar usando la cámara de nuestro teléfono móvil y poder escanear con una buena resolución al menos los siguientes documentos: identificaciones oficiales, actas de nacimiento, credenciales de elector, licencias, pasaportes, escrituras de propiedades, facturas de automóviles y otros bienes muebles de valor; certificados escolares certificados y cuentas de ahorro e inversión; pólizas de seguros; testamentos y documento de voluntad anticipada.
Sin que haya punto de comparación entre la calidad de la imagen de un teléfono celular a la que se logra con un buen escáner, aun así es recomendable tener documentos importantes en un soporte digital. Y si esas «copias digitales» no tuvieran validez legal, resultan muy útiles pues contienen información que puede ser utilizada, reproducida, trasmitida y almacenada, sin tener que depender de su obtención, de manera presencial, en el archivo del que procedan. Estos documentos digitalizados mediante el teléfono deben guardarse en un lugar seguro, ya sea en “la nube”, en una memoria USB o en el disco duro de una computadora, NO en teléfonos sin contraseña.
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Título Profesional.
Finalmente, tengamos presente que uno de los desafíos de la comunicación digital y la capacitación en línea es que nos ubica en un proceso constante de autoaprendizaje, lo cual demanda paciencia, disciplina, autonomía y capacidad de concentración. De la mano de los más jóvenes, en colaboración con amigos, colegas y vecinos, seamos partícipes del mundo digital. Una manera de hacerlo es interesarnos en ordenar nuestros archivos, lo cual significa organizar y poner en resguardo nuestros documentos personales y familiares, para tener acceso a ellos de manera fácil y expedita, no solo conservándolos en papel, sino en forma digital. Ello nos permitirá adaptarnos mejor a los cambios profundos que irán en aumento. Dejemos de guardar solo papeles importantes, tengamos nuestros archivos personales con un respaldo digital para ayudarnos a comunicarnos y a vivir mejor.