Por Lucero Matadamas Gómez

Cuando se habla de conservación de documentos se refriere a las acciones humanas encaminadas a prolongar la vida útil de un documento, así como la prevención de daños a futuro. Esto se conoce como conservación preventiva, es decir la intervención manual o mecánica sobre un documento para corregir cualquier daño que esté presente. Por esta razón el Archivo General del Estado de Oaxaca, cuenta con políticas institucionales encaminadas a garantizar la permanencia de los materiales históricos que resguarda, mediante una adecuada estrategia de conservación, y de ser necesario, actividades de restauración.

repositorios y estantería del AGEO.

monitoreo ambiental en repositorios.

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Para llevar a cabo una conservación adecuada del patrimonio documental, el conservador-restaurador debe tener en cuenta aspectos como:

1. 1. 1. Promover un medio ambiente ideal de acuerdo con las necesidades de los materiales que se encuentran bajo su resguardo.
      2. Conocer ampliamente la composición física y química de los documentos, y tener presente las reacciones que estos sufren ante posibles alteraciones.
      3. Si se tienen colecciones con daños, determinar el potencial de estas afectaciones.
      4. Tener en cuenta las causas intrínsecas y extrínsecas que propician el deterioro, tales como humedad, temperatura, manipulación, composición química, entre otros.
      5. Promover políticas adecuadas para garantizar que los documentos sean protegidos de manipulaciones inadecuadas.
      6. Tener especial consideración por aquellas colecciones de mayor valor, antigüedad y deterioro, de manera que sus necesidades de conservación sean cubiertas.
      7. Cada colección debe estar organizada y clasificada adecuadamente, siguiendo las reglas y lineamientos internacionales establecidos.

estabilización de documentos.

Por otra parte, dentro de la conservación, la parte más importante radica en la prevención, es por esta razón que el conservador-restaurador, hace hincapié en que la mejor manera de garantizar la permanencia de nuestro patrimonio documental, es prevenir el deterioro, pues de esta manera no será necesario que los documentos sean intervenidos, ya que esto implica alteraciones estructurales del papel o soporte y en el peor de los escenarios, un mal manejo de la conservación preventiva o restauración puede llegar a la pérdida de información. Es por tales razones que en el AGEO aplicamos diferentes criterios y métodos de prevención, los cuales se basan en acciones estrictas y rigurosas como:

• • • Contar con un lugar especializado para el debido resguardo de las colecciones.
    • Generar un microclima con humedad y temperatura adecuadas que deben oscilar entre 45% a 55% de humedad relativa, en el caso de la temperatura entre los 18-22°C. De no seguir estos rangos podía ser un agente importante para la proliferación de hongos, bacterias e insectos.
    • Realizar constantemente el monitoreo de las condiciones ambientales en las áreas de resguardo.
    • Contar con un sistema de iluminación apropiado, con baja radiación ultravioleta e infraroja.
    • Los documentos deben contar con una barrera que los aísle de paredes o suelos, tales como guardas, cajas o las mismas estanterías.
    • Se han generado técnicas de reprografía para disminuir su consulta, para que sea más fácil proporcionar información al usuario sin tener que manipular el documento original.
    • No se exponen los documentos a la luz solar directa.
    • La estantería que soporta a cada colección es de material metálico de calidad, para la conservación, ya que tienen un recubrimiento especial que es resistente a esfuerzos mecánicos y a corrosión.
    • Cada documento cuenta con guardas especiales de material libre de ácido y hechos a la medida.
    • A cada usuario se le proporciona una breve explicación acerca de la correcta manipulación de los documentos que solicite para su investigación.
    • Se cuenta con una logística para trasportación de documentación, ya sea de manera interna o externa.
    • Se llevan a cabo programas de estabilización de colecciones, para detectar agentes de deterioro tales como grapas, clips, alfileres, insectos u hongos.
    • Se realizan limpiezas periódicas y especializadas de pisos, paredes, techos y estanterías con herramientas adecuadas.
    • La implementación de programas periódicos de fumigación y desinsectación.

desinsectación de la sala de consulta del AGEO

limpieza especializada de estantería.

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A grandes rasgos, estas son algunas de las medidas de conservación preventiva que en el Archivo General del Estado de Oaxaca, llevamos a cabo para prolongar el tiempo de vida de la memoria histórica documental de Oaxaca, para que cada colección o documento pueda ser consultado, apreciado y difundido por varias generaciones, pues un documento es un testimonio vivo de las acciones de nuestros antepasados, que han forjado nuestro presente y han dado la pauta para el futuro de nuestra sociedad.