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Gestión documental y administración de archivos

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Por Julio León Zárate

En el quehacer cotidiano de las personas e instituciones ¿qué implica gestionar y administrar?. la Real Academia de la Lengua Española las define así: para la primera “llevar adelante una iniciativa o proyecto” y para la segunda, “desempeñar o ejercer un cargo, oficio o dignidad”. En ese contexto podemos citar que los documentos y archivos institucionales juegan un papel primordial, como cita Antonia Heredia Herrera, “exige una doble gestión a partir de una clara distinción sustentada en actuaciones, planificaciones y funciones propias que no impiden la interrelación y la coordinación entre ellas”.

Derivado de la creación del Archivo General del Estado de Oaxaca, que le permitió contar con una estructura donde se identificaran las atribuciones de cada una de las unidades administrativas, tomando como base el Reglamento Interno del AGEO, replicando lo citado en su Decreto y sus ejes rectores: Organización, Conservación y Difusión; el AGEO produce documentos de archivos como parte medular de sus funciones, es por ello, que dada la actividad administrativa, se dio a la tarea de contar con responsables de las diferentes unidades archivísticas que lo componen: Trámite, Concentración e Histórico, en las diferentes etapas o ciclos de los documentos de archivo.

Al implementarse la Gestión Documental y Administración de Archivos se logró el buen manejo de lo que produce cada una de las unidades administrativas; de esta forma al ser el AGEO una institución rectora en materia archivística estatal y cumpliendo con lo que mandatan la Ley de Archivos del Estado de Oaxaca, el Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca y los Lineamientos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de la Administración Pública Estatal de Oaxaca, se conformó el Comité Técnico de Archivos, cuyos integrantes con fundamento en el numeral 6.1.1.3 de los Lineamientos son: Coordinador de Archivos, Responsable de la Unidad Central de Correspondencia.

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Responsables de las Unidades de Archivos de Trámite, Responsable de la Unidad de Archivo de Concentración y Responsable del Archivo Histórico.

Una de las primeras actividades del Comité Técnico de Archivos fue la capacitación de los integrantes para la implementación del Comité y de los Instrumentos de Control Archivístico, para lo cual cada una de las unidades administrativas tuvo a bien elaborar los proyectos de las funciones que le corresponden, de conformidad con la normatividad aplicable al AGEO y conformando el Cuadro General de Clasificación Archivística.

En referencia a este instrumento, cabe resaltar que la génesis es la identificación de funciones comunes y sustantivas de la institución, que a su vez se reflejan en la generación de expedientes propios de las actividades y por ende de la Gestión Documental, es decir de la no duplicidad de documentos de archivos y expedientes.

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De esta forma el Comité pudo conformar el Catálogo de Disposición Documental que contiene valores documentales, vigencias documentales, clasificación de la información y el destino final de las series producidas por las unidades administrativas del AGEO. Dado lo anterior, se permite establecer a la Administración de Archivos como lo cita nuevamente Antonia Heredia Herrera: “como esta parte de una acotación territorial o institucional y de una atribución reglamentaria de competencias. Su representación más amplia y general, es un Sistema de Archivos que no es sino una estructura o plataforma administrativa en la que cada Archivo tiene su sitio y está relacionado con los demás y consta no sólo de estas instituciones, sino de Órganos consultivos y ejecutivos, de un cuerpo legislativo y normativo y de una justa distribución de recursos tanto económicos como profesionales que posibiliten las mayores cotas de servicio”.

Como conclusión, la correcta aplicación de la Gestión Documental y Administración de Archivos permitirá saber qué tenemos, dónde se ubica y su posterior consulta, y esto es de suma importancia, porque los archivos son la memoria administrativa e histórica de las instituciones.

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