Por Stella Camargo Quiñones.

A pesar del uso frecuente, el fotocopiado de los libros y documentos que se resguardan en archivos históricos y en bibliotecas de investigación, debe combatirse por dos razones fundamentales: porque provocan serios daños a causa de la exposición a la luz, como por el simple hecho de que dan lugar a su maltrato y manejo inadecuado.

En 1996 el Instituto Canadiense de Conservación, estudió la degradación generada por el uso del flash de equipos fotográficos y de fotocopiado. Se trata de una problemática grave ya que las lámparas de la fotocopiadora liberan energía ultravioleta, siendo un potente oxidante que destruye la celulosa por la rotura de los enlaces interatómicos, dando lugar, en último término, a un proceso de hidrólisis ácida. Este daño puede no advertirse en el momento de su uso, pero es un deterioro acumulativo y degradante, cuyas consecuencias sólo se verán a largo plazo, las cuales tenderán a confundirse con “un envejecimiento «natural» debido a otros factores ambientales”. A pesar de que cada vez las fotocopiadoras se han convertido en equipos más sofisticados, a lo largo de los últimos años, se han reunido numerosas evidencias concluyentes que hacen ver la necesidad urgente de erradicar por completo el fotocopiado de materiales en los archivos históricos.

Manipulación incorrecta para colocar el libro contra el cristal.

Al igual que con la luz, el desgaste físico de los materiales tiene un efecto acumulativo como la distensión o rotura de las costuras, la separación de las fibras de papel o rotura del lomo. El diseño de las fotocopiadoras fue hecho con el propósito de reproducir documentos o pliegos en forma plana que no hayan sido sujetos a encuadernación. Entonces, cuando se copia un legajo, un ejemplar cosido o un libro pegado, para evitar la zona oscura entre las dos páginas causada por la distancia focal en que la costura se separa del cristal de la fotocopiadora, se hace presión sobre el lomo para acercar las dos superficies y esta fuerza adicional causa graves daños en la costura, el daño es mayor cuando son manuscritos o textos antiguos ya que se quiebran los elementos de refuerzo, los cajos y el lomo de piel.

Presionando el lomo contra el cristal.

Hoy en día, se cuenta con excelentes escáneres muy eficientes y seguros, además la mayoría de los teléfonos móviles están dotados con potentes cámaras, al tiempo que existen diversas aplicaciones y programas para la adecuada reprografía y captura de imágenes de documentos originales, teniendo en cuenta los principios de conservación como un valor primordial. Así mismo recordemos la importancia de la integridad física de un documento original único, y, también, la responsabilidad de atender las obligaciones derivadas de los derechos de autor y de reproducción.

Es en virtud de lo anterior, que una de las políticas de conservación y preservación digital del Archivo General del Estado de Oaxaca es desaconsejar y erradicar por completo el uso del fotocopiado buscando así proteger el patrimonio documental y bibliográfico.

Documento descansando el la base con forma de V para su digitalización.

Para subsanar las frecuentes solicitudes de los usuarios, el AGEO dispone del servicio de escáneres de luz fría en donde el que reposa boca arriba en forma plana es el documento y es la cámara por debajo del cristal la que se desplaza sobre el mismo. En cuanto a los libros o expedientes cosidos, estos descansan en una base en forma de “V” y el programa del escáner ilumina y enfoca de tal forma la costura que se omite la zona oscura. Así es como se evitan los daños físicos y/o se atenúan los riesgos al digitalizar documentos o volúmenes. Las imágenes finales se generan en formato TIFF a 400 DPI para conservar y proteger los originales del uso continuo y el usuario las puede convertir al formato que quiera, según sean sus necesidades de reproducción gráfica, de lectura y /o consulta.

El servicio de reprografía por escaneo genera un costo de acuerdo con la Ley de Derechos del Estado de Oaxaca, pero si el usuario lo prefiere puede tomar una imagen del documento con su celular o su cámara omitiendo usar el flash. Es así como el Archivo Histórico del AGEO suprimió por completo el uso del fotocopiado que tanto daño causa a los documentos.

Manipulación correcta que no pone en riesgo el documento.