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En la custodia de nuestro patrimonio documental

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA

EN LA CUSTODIA DE NUESTRO PATRIMONIO DOCUMENTAL

Por Miguel Ángel Valencia Pérez

Los archivos son constantemente amenazados por diferentes factores que van desde las condiciones adversas del medio ambiente (calor, humedad, contaminación, iluminación), factores biológicos como microorganismos o fauna nociva (insectos, roedores), hasta el factor humano (mala manipulación, vandalismo), causando el deterioro y la destrucción de los documentos. Debido a lo anterior, es importante la protección de nuestro patrimonio documental.

La protección de la gran cantidad de documentos que alberga el AGEO, conlleva su resguardo y asegurar su buen estado. Esta tarea, se logra a través de acciones de conservación correctiva y preventiva, que están basadas en el estudio de los materiales, las causas, los mecanismos y los efectos de su deterioro, así como su relación con el ambiente que los rodea.

Dentro de las acciones de conservación preventiva, existe un sistema de protección que los conservadores han ido perfeccionando con el paso del tiempo y que la evolución de la tecnología ha favorecido con nuevos materiales para su perfeccionamiento. Tuvo su origen en la antigüedad, cuando diferentes culturas del mundo usaban recipientes para guardar cosas: urnas funerarias, sarcófagos para preservar cuerpos, armarios que originalmente guardaban armas y posteriormente vestidos, libros, ornamentos, pinturas y otros artículos de valor. En Grecia, para los escritos, se usó como estuche un vaso de madera, de piedra o arcilla, llamado bibliotheke.

Hoy en día, el sistema de protección consiste en contenedores, por lo general varios, uno dentro de otro, diseñados especialmente para cada tipo de documento, dependiendo de su formato y sus materiales de factura, aislándolo de lo que pudiese dañarlo. Cada contenedor es llamado guarda de conservación y al usar varios de ellos, en distintos niveles, constituyen el sistema.

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Sistema de guardas de conservación para fotografías, 3 niveles

Al hacer una guarda se deben considerar algunos puntos, como tener poca presión para evitar que el contenido se deforme, dilate o cambie de posición y debe ser sólidamente construido para minimizar daños en los documentos o libros, en caso de un traslado o de ocurrir algún siniestro. Deben estar hechos de materiales químicamente estables e inertes, resistentes, con un pH neutro. Las cajas para libros deben estar ensambladas en una sola unidad y permitir la aplicación de etiquetas para facilitar su identificación. El método para abrir y cerrarla debe ser simple y obvio.

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Guarda de segundo nivel para libro, caja rígida de fácil apertura

El sistema de guardas se clasifica por niveles, dependiendo del nivel de contacto que tenga con el documento. La guarda de primer nivel será la que esté en contacto directo, hecha a la medida del libro, expediente, mapa/plano, obra gráfica, filatelia o fotografía para cubrirlo en su totalidad y sujetarlo, sin apretarlo. Puede ser en forma de folder, camisa de dos o cuatro solapas, un sobre o cualquier diseño que cumpla con la necesidad de protección del material y con las condiciones de conservación que requiere.

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Guarda primer nivel de cuatro solapas para libro

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Guarda de primer contacto en forma de sobre para fotografía

La de segundo nivel contendrá o envolverá a la primera, debe ser de un material capaz de dar soporte estructural sin deformarse, para su manipulación y traslado. Otra función, es mantener unidos a los elementos de una colección o grupo relacionado, así que puede contener varias guardas de primer nivel. La guarda de tercer nivel contendrá a las dos primeras, puede ser una caja contenedora con dos o más guardas de segundo nivel, pues también cumple la función de soporte y de evitar la disociación de información. Suele usarse para contener y resguardar un grupo considerable de objetos más pequeños, o como embalaje para traslado. Los materiales de esta guarda deberán ser más resistentes.

El espacio y mobiliario de resguardo pueden considerarse parte del sistema de guardas siempre que cumplan con el requisito de ser materiales adecuados, dar protección a medida y facilidad de acceso. Existe diversidad de estantería diseñada a medida para el material que contendrán: cajas de archivo, mapas/planos, colecciones especiales; suelen ser metálicos con recubrimiento de pintura horneada para evitar su corrosión y desportillamiento; móviles, para el aprovechamiento del espacio. Si el repositorio de resguardo cumple las mismas características, se considera parte del sistema de guardas de conservación, al igual que el inmueble que lo contiene.

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Estantería móvil, diseñada a medida para el espacio y del material que resguarda cajas de archivo AG12

Cada tipo de documento tiene características particulares a las que se da una solución específica. Las guardas se diseñan y fabrican con base en un diagnóstico, según los requerimientos de conservación determinados por el espacio físico donde se resguardarán.

La custodia de nuestra memoria no es sencilla, implica la responsabilidad de proteger en diferentes maneras a los documentos. La implementación de un sistema de guardas, aumenta las posibilidades de conservación del material resguardado para que pueda llegar a la siguiente generación y, con suerte, al menos a cinco más.