Por Mario Antonio Hernández Álvarez.

El servicio de consulta consiste en orientar, por parte de personal especializado, a los usuarios que requieren información documental. Este servicio requiere la interacción entre los profesionales de la información, el usuario y las fuentes de información.

En este artículo describiré los procesos que se realizan en el Área de Consulta, perteneciente al Departamento de Recepción y Expurgo, que se encuentra en la Dirección del Archivo Histórico del Archivo General del Estado de Oaxaca.

En primer lugar, el usuario elabora una solicitud en la que expone, entre otros puntos, su tema de investigación. Una vez recibida, ya sea en forma digital por correo electrónico o de manera presencial en formato impreso, el personal de la Sala de Consulta comienza la búsqueda de documentos relacionados al asunto de interés del usuario.

A continuación, se agenda una cita para que el usuario acuda a la Sala de Consulta. En la fecha programada, el personal del Área, en coordinación con el Área de Control de Archivos, solicita los documentos que se prestarán al usuario.

Búsqueda de documentos sobre el asunto de interés del usuario.

Entrega de documentos por parte del personal del Área de Control de Archivos al personal del Área de Consulta.

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El día que el usuario llega a su cita, debe leer y firmar los “Lineamientos para el servicio de consulta del Archivo Histórico”, sin este requisito, el servicio no podrá ser proporcionado. Una vez firmados los lineamientos, el personal del Área de Consulta se encarga de ubicar los expedientes que se facilitarán al usuario, los cuales se encuentran resguardados en cajas tipo “AG12” y “AG10”.
Previo a la entrega de expedientes al usuario, éste debe rellenar el formato de “Control de préstamo” en el que se registran algunos datos personales, así como las referencias de los documentos por consultar.

En caso de que el usuario requiera digitalizar algún documento, el Archivo Histórico ofrece los servicios de “Captura de imagen digital”, la cual consiste en la toma de fotografías con equipo propio del usuario, y “Reprografía”, que consiste en la reproducción por medio de un escáner especializado.

Cuando el usuario devuelve los documentos, el personal del Área de Consulta verifica que se encuentren en el orden en el que le fueron entregados.

Por último, nuevamente se colabora con los compañeros del Área de Control de Archivos para el resguardo de las cajas en el Área de Repositorios, donde se monitorean la temperatura y humedad para procurar un buen estado de conservación de los documentos.

Preparación de documentos.

Usuarios en sala de consulta.

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Como ya lo has leído, el servicio de consulta que brinda el Archivo Histórico del AGEO va más allá de “solo pasar documentos”, es un proceso que requiere conocimiento, preparación y experiencia apropiada para brindar satisfactoriamente este servicio.

El Archivo Histórico del AGEO, hace una cordial invitación a todas las personas que estén interesadas en investigar algún suceso histórico, a que nos visiten. Contamos con personal capacitado e instalaciones adecuadas para que su visita sea lo más provechosa y agradable posible.