2021, AÑO DEL RECONOCIMIENTO AL PERSONAL DE SALUD, POR LA LUCHA CONTRA EL VIRUS SARS-CoV2, COVID-19

El recorrido de un documento para llegar al usuario

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA

EL RECORRIDO DE UN DOCUMENTO PARA LLEGAR AL USUARIO

Por Danahí Monserrat Hernández Pérez

Una de las actividades primordiales que realiza el Archivo General del Estado de Oaxaca, es la atención de solicitudes documentales de por los usuarios y/o dependencias. El AGEO cuenta con una Sala de Consulta, la cual recibe a numerosos investigadores. Es un lugar muy bello, amplio y bastante acogedor.

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Sala de Consulta (Vista desde el mezzanine)

La Sala de Consulta es atendida por tres personas, quienes brindan al usuario todas las facilidades para acceder a los documentos y el procedimiento que debe seguirse. Para facilitar la búsqueda de la documentación, contamos con las Guías Documentales, así de forma ordenada, es más fácil acceder a cualquier documento; ya sea por tema, título, época o incluso personajes ilustres.

Es necesaria la elaboración previa de una solicitud dirigida al Director del Archivo Histórico con el tema que nos interese investigar, después, se firma una carta de responsabilidad, como lo marca la Ley Estatal de Archivos. Posteriormente, el encargado de la Sala de Consulta solicita el documento al área de Control de Archivo, quienes buscan el expediente en los repositorios de resguardo.

De acuerdo a los Lineamientos para el Servicio de Consulta del Archivo Histórico, al llegar a las instalaciones es obligatorio registrarse en la entrada con el guardia. Sólo se permite pasar con laptop, cámara digital, celular, lápiz y hojas en blanco.

Ya que los documentos resguardados en el AGEO son patrimonio y muchos datan de hace más de 400 años, seguimos recomendaciones de conservación para la manipulación de los mismos y la salud del usuario: se deben lavar las manos antes y después de la consulta, usar guantes y cubre bocas; este equipo de seguridad además garantiza la protección del usuario, ya que es posible que algún documento haya estado infectado con microrganismos y éstos permanezcan en estado de latencia.

Además, ningún documento debe sostenerse en vertical, deben mantenerse siempre reposados en la mesa o en un atril de lectura, ningún material o herramienta debe colocarse encima, ni escribir o apoyarse sobre ellos y usar un compensador para no forzar la apertura de libros a más de 120°. Estas recomendaciones se encuentran descritas de manera gráfica en los trípticos ubicados en cada mesa de la sala.

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Tríptico infográfico sobre la correcta manipulación de documentos con valor histórico

Muchas veces, el investigador requiere una copia del documento consultado; entonces debe rellenar una ficha de solicitud de reproducción. Existen dos opciones de reprografía: el usuario puede tomar fotografías del documento; o bien, optar por una reprografía con alta resolución. Cuando se trata de ésta última, la Sala de Consulta remite el documento al Departamento de Reprografía, quien antes lo pasa al Departamento de Conservación y Restauración.

Particularmente, desempeño mi trabajo en este último, donde hacemos una valoración del estado de conservación del documento cuando se recibe una solicitud. Si está en buenas condiciones, el Departamento de Reprografía puede llevárselo enseguida para reproducirlo, en caso contrario, se quedará para recibir los tratamientos de estabilización necesarios para su digitalización. De ser así, lo siguiente es hacer una ficha de diagnóstico del documento, en la que se describen sus materiales constitutivos, técnica de factura, estado de conservación y se proponen los procesos de intervención necesarios para su estabilización.

El tiempo de intervención depende del grado de deterioro del documento, de su extensión y dimensiones. Cuando el deterioro es mínimo, el proceso no dura más de uno o dos días; sin embargo, a veces nos encontramos con documentos más dañados que requieren de procesos más complejos y pueden tomar desde unos días hasta meses. Hay documentos tamaño carta, carteles y hasta planos que pueden medir más de tres metros; su extensión puede ser desde una, hasta centenares de fojas.

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Proceso de intervención de un cartel en mal estado.

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Documento con costura de extensión considerable

Ya que el documento se estabilizó, se entrega al Departamento de Reprografía, donde lo digitalizan en 400 dpi en formato TIFF, JPG, PDF u otro que solicite el usuario y se agrega la marca de agua del AGEO. Cuando este proceso ha finalizado, el documento físico y el producto del mismo se entregan a la Sala de Consulta para que los encargados entreguen al usuario su copia.

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Reprografía digital por medio de escaneo con luz fría.

El recorrido que realiza un documento para llegar a las manos de un usuario, es un proceso que conlleva el trabajo de muchas personas, quienes se esfuerzan todos los días por mejorar y preservar la historia de nuestro Estado.

En internet, en el portal institucional del AGEO, se puede encontrar toda la información necesaria para poder consultar un documento y, en las redes sociales, los eventos próximos y la información para acceder a las visitas guiadas. Si aún no conoces nuestras instalaciones, nuestra sala de consulta o te interesa saber sobre los procesos que se realizan dentro del AGEO, te invitamos a visitarnos. Nuestras puertas están abiertas, siempre serás bienvenido.