2021, AÑO DEL RECONOCIMIENTO AL PERSONAL DE SALUD, POR LA LUCHA CONTRA EL VIRUS SARS-CoV2, COVID-19

El grupo interdisciplinario como apoyo a la valoración documental.

EL GRUPO INTERDISCIPLINARIO COMO APOYO A LA VALORACIÓN DOCUMENTAL.

Por Julio León Zárate.

Los grupos de trabajo en las diferentes instituciones son de fundamental importancia en todos los campos, rubros o asuntos que por normatividad sean aplicables en cada caso particular y para ello la Ley General de Archivos (LGA) y la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca (LAEO), no son la excepción a la regla; señalan que los Sujetos Obligados deben conformar un Grupo Interdisciplinario de conformidad con el artículo 11 fracción V de ambas leyes, sin embargo es preciso conocer la definición del término y cuál es su función primordial, tomemos como base el glosario señalado por el artículo 4 fracción XXXV que a la letra dice: “Al conjunto de personas que deberá estar integrado por el titular del área coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes; las áreas responsables de la información, así como el responsable del archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental”. Cada institución debe contar con este Grupo, para que con el apoyo del mismo, se lleve a cabo una actividad importante dentro de la organización y conservación documental: la valoración. La valoración implica el análisis e identificación de los valores primarios -administrativo, legal, fiscal y contable- y secundarios -informativo, evidencial y testimonial- de los documentos de archivo generados por las áreas productoras del sujeto obligado, con el fin de determinar su conservación permanente en el archivo histórico por contener valores secundarios o bien la eliminación física de los mismos por carecer de valores secundarios.

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Infografía de la integración del Grupo Interdisciplinario.

Quien propicia la integración y formalización del Grupo es el responsable del área coordinadora de archivos de conformidad con el artículo 51 de la Ley General de Archivos, derivado de lo anterior y contando con el Cuadro General de Clasificación Archivística como punto de partida, se establecerá un plan de trabajo para la elaboración de fichas técnicas de valoración documental, para que con la información recabada, es decir, de las series documentales, se esté en posibilidades de conformar el siguiente instrumento de control archivístico denominado Catálogo de Disposición Documental, por sus siglas CADIDO.

Por otra parte, para que el Grupo Interdisciplinario funcione correctamente, ambas leyes (LGA y LAEO) señalan que deberá emitir sus reglas de operación; ahora bien cómo se integra el Grupo de acuerdo al artículo 50 de la LGA, será por los titulares de las siguientes áreas: “Jurídica, Planeación y/o mejora continua, Coordinación de archivos, Tecnologías de la información, Unidad de Transparencia, Órgano Interno de Control y las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación”, referenciando lo anterior los sujetos obligados deberán publicar en su portal electrónico los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria cito el artículo 58 de la LGA dando como resultado la labor del Grupo y dar cumplimiento a la normatividad general y local en la materia. Hago mención especial en lo que respecta al Archivo General del Estado de Oaxaca, el Grupo Interdisciplinario se instaló y se tomó protesta a los integrantes el 25 de febrero de 2020, así como la publicación de la reglas de operación las cuales pueden ser consultadas en la página web institucional, dando cumplimiento al mandato de las leyes en la materia.

Concluiremos que sin archivos organizados no lograremos el debido y correcto acceso a la información y a la transparencia para atender a la ciudadanía que está ávida de que se le informe sobre las actividades y acciones que desempeñan las instituciones públicas.