Por Genaro Martínez Díaz.

Alguna vez te habías preguntado: ¿para qué sirve realizar un diagnóstico de los acervos documentales y bibliográficos en materia de conservación en los archivos y bibliotecas?, ¿cómo se realiza? y ¿cuál es la función del mismo? Quizás no y sin embargo es muy importante y de gran utilidad para la preservación de los acervos.

De acuerdo con la Ley General de Archivos, cuyo objetivo se centra en establecer los principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos, la función principal de los Archivos no solo se limita a la organización y clasificación de los acervos, sino también se enfoca en asegurar la preservación de los mismos, fomentando su difusión y consulta, por medio de exposiciones y visitas.

Diagnóstico.

La conservación tiene como objetivo retardar o detener el deterioro en los objetos, busca salvaguardar el patrimonio cultural tangible para asegurar su accesibilidad a generaciones presentes y futuras.

Para llevar a cabo esta labor de preservación y conservación se deben realizar diagnósticos del estado de conservación de los acervos para tener un mejor conocimiento de los mismos, es decir, es necesario identificar qué tipo de acervos se resguardan y qué necesidades presentan, hacer un registro del estado de conservación en el cual se encuentra cada documento, identificar de qué están hechos y si presentan algún tipo de daño que impida su manipulación, consulta o exposición.

Llenado de ficha.

El diagnóstico es una herramienta útil para la recopilación de información, puede ser aplicado a varias áreas de la institución por ejemplo: el diagnóstico del inmueble, el diagnóstico del depósito o almacén donde se encuentran, el diagnóstico de los materiales de almacenamiento, el diagnóstico de documentos, etc. Toda la información que nos brinda es de utilidad para desarrollar planes de conservación en los Archivos, para tomar medidas de prevención y estabilización de los acervos.

El diagnóstico del estado de conservación, se puede realizar de manera aleatoria u objeto por objeto, mediante registros escritos, gráficos y fotográficos sobre una colección u objeto en un momento dado y generan información precisa del objeto o colección en el momento. De acuerdo al objetivo del diagnóstico se debe de diseñar una herramienta para facilitar el registro, por ejemplo las fichas de registro, en las que se documenta todas las particularidades del objeto.

Llenado de ficha clínica.

Para el departamento de Conservación y Restauración del AGEO, las fichas de registro son una herramienta para la recolección de información que nos permite ir de lo general a lo particular, incluyen varios campos o secciones, sin embargo, no hay un modelo único, es necesario diseñarlas de acuerdo a las necesidades, propósitos y planteamientos de cada evaluación. Se documenta el estado de conservación, lo que implica el análisis físico, nos ayuda determinar el grado de deterioro clasificando las posibles causas, generando una valoración del objeto, identificando las necesidades que presenta cada caso en particular, nos ayuda a visualizar riesgos externos (microorganismos, insectos, contaminación, mala manipulación y almacenamiento) que podrían estar afectando el patrimonio documental que está bajo nuestro resguardo.

En pocas palabras diagnóstico nos permite identificar, recabar, analizar cada caso en su particularidad y la información obtenida nos ayuda a discernir, planear o evaluar métodos y medidas, es decir, nos ayuda a resolver problemas y establecer propuestas enfocadas en la preservación a largo plazo del patrimonio documental del Estado de Oaxaca.