Cuadro general de clasificación archivística, instrumento elemental para la organización de documentos.
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA, INSTRUMENTO ELEMENTAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
Por Miriam Abigail Bohórquez López.
Como bien decía el poeta Octavio Paz “La poesía es la memoria de la vida y los archivos son su lengua.”
El rubro de los archivos es todo un mundo que parece complejo, pero a medida que te vas involucrando, empiezas a familiarizarte con los términos, te vas dando cuenta que es un tema muy interesante y de gran relevancia. Es muy importante conocer la normatividad aplicable a cada institución, que citaremos más adelante en este artículo, cuando empezamos a trabajar con el Cuadro General de Clasificación Archivística, CGCA por sus siglas, instrumento base para organizar documentos. Si no contamos con él no podemos avanzar, en pocas palabras, es el punto de partida en archivos.
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Asesoría CGCA a la Casa de la Cultura Oaxaqueña.
La Ley General de Archivos (LGA) y la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca (LAEO), define como Cuadro General de Clasificación Archivística al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado, con ello este instrumento de control archivístico es la herramienta básica con el propósito específico de apoyar al adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y administración de archivos.
La Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca en su Artículo 13, señala que los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles; y contarán al menos con el Cuadro General de Clasificación Archivística.
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Capacitación CGCA a SEBIEN.
¿Cómo se estructura el CGCA? La respuesta es por medio de niveles: fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, de conformidad con la Norma ISAD (G). En primer lugar se realiza la identificación de funciones, la jerarquización a través de la estructura archivística y la codificación alfanumérica para diferenciarlas, que iniciará a partir de secciones y series, para el caso del Poder Ejecutivo de Oaxaca, el AGEO desarrolló un índice de secciones comunes con base en la normatividad aplicable a las Dependencias y Entidades de forma general, para facilitar el desarrollo del instrumento; no así en el caso de las sustantivas porque estas se atenderán de conformidad con las funciones específicas de cada institución. Es decir, la función Sustantiva (S) es la razón de ser de las instituciones y la función Común (C) son las actividades de apoyo de cada Sujeto Obligado. Para aterrizarlo pondremos un ejemplo, el fondo corresponde al nombre de la Institución Productora, en este caso tomaremos al Archivo General del Estado de Oaxaca, la sección en este caso corresponde a una función sustantiva: 1S Organización y la serie a la actividad que se integra con documentos y expedientes de archivo: 1S.3 Capacitación Archivística.
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Charla sobre CGCA impartida a personal de la Dirección de Clasificación de Archivos.
A manera de conclusión citaremos que la génesis del CGCA, es toda la normatividad aplicable a cada Sujeto Obligado, es decir, Leyes Orgánicas, Decretos de Creación, Reglamentos Internos, Estatutos, Manuales de Organización, Manuales de Procedimientos; y en la última parte del desarrollo es entrevistar a las áreas generadoras y receptoras de documentos, para la correcta integración del Cuadro General de Clasificación Archivística. Sin archivos organizados, no existe el acceso real a la información.