“Crónica sobre la gestión de riesgos en el AGEO, en tiempos del COVID-19”
“Crónica sobre la gestión de riesgos en el AGEO, en tiempos del COVID-19”
A finales de enero de 2020 el Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO) recibió la visita del doctor Rohit Jigyasu, Vicepresidente del Consejo Internacional de Monumentos y Sitios (ICOMOS), quien estuvo en la ciudad para participar en las actividades programadas por el INAH y la organización World Monument Fund. Derivado de su experiencia en la gestión de riesgos en los sitios y monumentos del patrimonio cultural, tuvo interés en conocer el diseño arquitectónico del Arquitecto Ignacio Mendaro e hizo un recorrido por las instalaciones del AGEO, los acervos, los espacios y su entorno.
[/lightbox]Durante su estancia en Oaxaca, el doctor Jigyasu también impartió una conferencia magistral en el Centro Cultural San Pablo, titulada “Mantenimiento, monitoreo e integración para reducir los riesgos de desastres para el patrimonio cultural: desafíos y oportunidades.” En esa ocasión, planteó que la gestión de riesgos en los sitios y monumentos culturales requiere ser comprendida desde una perspectiva multifactorial e integral, basada en el contexto en el que éstos se ubican. Desde ese punto de vista nos pareció importante reflexionar sobre los riesgos a los que el AGEO está expuesto desde distintos ángulos, tomando en cuenta el lugar en el que su edificio está situado, dentro del parque público que conecta hacia el Centro de Convenciones, en un área rodeada por vegetación, bancos de canteras y agua de las pozas; así como la zona habitacional circundante. Es decir, lo que suceda en la institución, pero también en su entorno urbano, arquitectónico y natural, impactará necesariamente en el diseño, ejecución y actualización del plan interno de protección civil y de la gestión de riesgos institucional.
[/lightbox]Con base en el anterior preámbulo nos interesa compartir la experiencia que hemos vivido en el AGEO a partir que se decretó el inicio de la pandemia del Covid-19 en Oaxaca, concretamente para explicar cómo han sido las etapas que comúnmente hay en el ciclo de toda gestión de riesgos:
- 1)
- Fase de prevención y preparación ante posibles amenazas, riesgos, emergencias o desastres.
- 2)
- Etapa en la que ocurre la emergencia o el desastre;
- 3)
- Fase de respuesta para enfrentar y resolver la emergencia o el desastre;
- 4)
- Recuperación posterior a la emergencia o desastre;
- 5)
- Mitigación de la emergencia o desastre hasta regresar a la normalidad.
Entre febrero e inicios de marzo de 2020, la propagación de la pandemia del Covid-19 parecía ser un asunto lejano que comenzó en otros países. En ese momento, ese tema de salud no pareció ser un factor de riesgo dentro del AGEO. Sin embargo, al paso de los días y semanas, particularmente, cuando las autoridades federales y estatales alertaron del peligro que podía haber en México, sobre todo cuando se registraron los primeros brotes en el país, en el Archivo recibimos instrucciones del Gobierno Estatal a través de la Secretaría de Administración, para afrontar la emergencia sanitaria e iniciar la fase de prevención y preparación, enfocada a evitar contagios. Esa etapa comenzó primero, por tomar medidas específicas para proteger a los trabajadores en situación vulnerable (adultos mayores, personas con enfermedades crónicas y mujeres embarazadas), de manera que, después de un par de semanas que se decretó la contingencia, las actividades institucionales fueron disminuyendo gradualmente, se cerraron los servicios al público, se determinó que la mayoría de trabajadores debían irse a sus casas y sólo quienes realizaban tareas esenciales y prioritarias iniciarían guardias escalonadas, hasta que finalmente, el 20 de marzo de 2020 por disposición oficial, se pidió a todo el personal que dejara de asistir a la institución, para continuar realizando el trabajo desde casa a partir del día 23 de marzo.
[/lightbox]En ese momento en el AGEO comenzó la etapa de la emergencia sanitaria, derivada de la propagación del COVID-19 en el país.
La reacción inicial de los directivos y mandos medios de la institución para enfrentar esta fase, requirió tomar decisiones desde un punto de vista integral y multifactorial dentro del AGEO, estableciendo las siguientes prioridades:
- 1.
- Articular un esquema de comunicación permanente entre los directivos y mandos medios de la Institución, a través de Whattsapp, correo electrónico y reuniones virtuales, con el fin de discutir y analizar y transmitir los acuerdos a todo el personal, para asignar trabajos y tareas a realizar en casa, así como para definir las responsabilidades, las acciones conjuntas y el seguimiento de las actividades esenciales.
- 2.
- Plantear un esquema de comunicación expedita con el personal de vigilancia de la institución, a fin de que reportaran situaciones de rutina o de alerta que pudieran presentarse.
- 3.
- Preservar el patrimonio documental del AGEO en óptimas condiciones, con base en el monitoreo y medición semanal de los rangos de temperatura y humedad recomendados por el Departamento de Conservación y Restauración.
- 4.
- Definir las actividades esenciales a realizar durante la contingencia, de forma presencial, dentro de las instalaciones, para designar al personal responsable de llevar a cabo las tareas sustantivas: relacionadas con el mantenimiento del edificio; la administración de los recursos humanos y financieros; la atención de los asuntos prioritarios mediante el trámite y gestión de oficios en papel y formato electrónico; el monitoreo de estado de conservación de los acervos y la identificación de la documentación histórica relacionada con pandemias, para su digitalización y publicación en el sitio web, entre los más importantes.
Con estas acciones, el AGEO inició la etapa de respuesta para enfrentar y resolver la emergencia sanitaria. Un aspecto fundamental llevado a cabo, fue el relacionado con la gestión de riesgos desde una perspectiva multifactorial. Es decir, a medida que pasaban los días y semanas, se fueron detectando riesgos colaterales a la prevención de la salud de los trabajadores, sobre todo los que podrían ocasionar otras amenazas, riesgos o amenazas menores o mayores.
[/lightbox]Como paréntesis es preciso destacar que, a partir del 2017, año en que el AGEO se trasladó al Parque Las Canteras, esta es la primera vez que el edificio y los acervos se han quedado sin la presencia diaria de trabajadores, durante más de dos meses y medio. Todo este tiempo, por una parte, el polvo acumulado, las hojas que caen en los patios o jardines, en las entradas y en el entorno del edificio o de las zonas aledañas al Parque Las Canteras, fue uno de los asuntos que, inmediatamente después de iniciar la contingencia, obligó a definir un esquema básico de mantenimiento de las instalaciones, a fin de realizar la limpieza con apoyo de trabajadores asignados a esa labor, para evitar la acumulación de basura, coordinar su recolección con los vigilantes del AGEO y prevenir la generación de plagas o propagación de roedores que podían dañar al patrimonio documental. Simultáneamente, se tuvo que establecer un control de entradas y salidas del personal responsable de realizar las actividades sustantivas, para autorizar el acceso al edificio a los trabajadores que realizarían las labores esenciales.
Por otra parte, un mes y medio después de iniciar la emergencia sanitaria, comenzó la temporada de lluvias, situación que requirió definir un esquema de monitoreo, con apoyo del personal de vigilancia. Así, por ejemplo, en dos ocasiones después de llover, se registraron algunas filtraciones en la sala de consulta y en algunas oficinas del edificio. Estos daños a su vez, implicaron la necesidad de designar personal autorizado y capacitado, para colocar plásticos en algunas mesas y repisas de madera por donde se filtró el agua, además de revisar el funcionamiento del sistema del desagüe, las bajadas de agua y el bombeo para evitar inundaciones. Adicionalmente, en virtud que la acumulación de agua en las cisternas y espejos de agua, en esta época son un foco de incubación de los moscos y zancudos transmisores del dengue, se ha buscado evitar un brote adicional de salud pública, no sólo dentro del edificio, en el que por ahora sólo laboran los guardias de seguridad, sino también en el entorno urbano y en la zona habitacional que rodea al AGEO. De hecho, para atender este asunto prioritario, el personal de la Secretaría de Salud del Estado acudió al edificio para hacer un recorrido y recomendar que se taparan las cisternas con mallas, para programar la fecha de fumigación de los espacios exteriores e interiores.
Otro asunto menor, asociado a la prevención de riesgos en el AGEO durante la contingencia, sucedió un día que, en lo alto del techo del vestíbulo del acceso principal al edificio, un gavilán se quedó atrapado en la parte alta, sin poder salir. Por fortuna el día siguiente los vigilantes reportaron que el ave logró bajar e irse, sin embargo, este hecho hizo recordar que, en algunos de los huecos triangulares de las paredes del AGEO, diseñados por el Arquitecto Mendaro para lograr la circulación del aire y la ventilación natural, algunos pájaros comúnmente colocan ahí sus nidos y probablemente en estos meses que el Archivo ha estado cerrado éstos pudieron haber aumentado. Será importante en el futuro monitorear el aumento o disminución de nidos en esos nichos, por si eventualmente su incremento se vuelve una amenaza o riesgo para el archivo o los acervos.
Finalmente, a lo largo de las reuniones virtuales convocadas semanalmente por el Director General del AGEO a partir de que inició la contingencia, además de hacer el seguimiento de los asuntos pendientes y en trámite de las distintas unidades, jefaturas y direcciones de área, a finales del mes de mayo de 2020 se empezaron a tomar decisiones específicas para planear la reapertura de la institución. Para ello, se pensó en diseñar un regreso gradual de los trabajadores, basado en guardias escalonadas y combinando actividades virtuales y presenciales, a reserva de lo que determinen en su caso las disposiciones oficiales.
Otra de las reflexiones que se ha abordado de forma recurrente y se tornó como un asunto prioritario, fue prevenir desde ahora y al regresar al AGEO, el cuidado de la salud mental y emocional de todos los trabajadores, concretamente para estar alertas a las consecuencias que ha traído y traerá el confinamiento en los hogares y el distanciamiento físico y social que ha habido entre las personas.
Otro asunto primordial, relacionado con las nuevas medidas de limpieza e higiene que se tendrán que implementar al regresar al AGEO, fue la elaboración del Protocolo de convivencia y medidas de higiene ante el COVID-19 para la reanudación gradual de actividades en el Archivo General del Estado de Oaxaca, propuesto y sustentado por el Departamento de Conservación y Restauración, para su revisión por parte de las distintas unidades, jefaturas y direcciones, en el cual, se tomaron en cuenta criterios técnicos de conservación y preservación del patrimonio documental, así como las medidas de higiene y salud contempladas en los lineamientos de protección y prevención emitidos por los gobiernos Estatal y Federal.
El Protocolo del AGEO, aprobado al interior de la institución a inicios de junio de 2020, constituye en el ámbito de la gestión de riesgos, el primer paso que marca el inicio de lo que será la etapa de recuperación después de la emergencia sanitaria.
En conclusión, tomando en cuenta que estamos en la tercera semana del mes de junio, el AGEO se encuentra todavía en la fase de respuesta para enfrentar la emergencia sanitaria. En este sentido, a la fecha seguimos en espera de que haya condiciones para transitar hacia la fase de recuperación posterior a la emergencia, es decir, una vez que se autorice oficialmente el regreso gradual de trabajadores a la institución.
En el actual contexto de la pandemia, las decisiones que se tomen en el AGEO para afrontar los retos del porvenir, sentarán las bases para consolidar el regreso a la nueva normalidad, con el fin de transitar hacia la última etapa de la gestión de riesgos que será la fase de mitigación de la emergencia sanitaria.
En el futuro, el camino que se necesitará recorrer en el AGEO requerirá del esfuerzo de todos sus trabajadores, en un inicio para retomar y revalorar nuestras rutinas, deberes y responsabilidades. Posteriormente, el principal desafío consistirá en continuar preservando la memoria histórica de Oaxaca, para garantizar un acceso seguro al patrimonio documental del Estado, sin riesgo alguno para la salud de los trabajadores, usuarios y visitantes.