Crónica de las gestiones administrativas en el AGEO durante la contingencia sanitaria y los tiempos del COVID-19
Crónica de las gestiones administrativas en el AGEO durante la contingencia sanitaria y los tiempos del COVID-19
Unidad de Administración
El 11 de marzo del 2020 la Organización Mundial de la Salud declaró la existencia de una pandemia por el virus COVID-19 en el mundo. Tanto el Gobierno de México como el del Estado de Oaxaca procedieron a declarar la emergencia sanitaria, habiendo este último decretado oficialmente las medidas de protección, incluida la cuarentena para todas las dependencias de la Administración Pública Estatal.
[/lightbox]
Personal de vigilancia de PABIC realizando actividades de monitoreo en el AGEO
A partir del 23 de marzo, las diferentes áreas en el AGEO se organizaron para cubrir guardias de servicios y así cumplir con las actividades sustantivas, esenciales para el buen funcionamiento el archivo; por lo que, en el Área Administrativa, nos tuvimos que adaptar rápidamente para no dejar de atender las necesidades del personal y del inmueble y a través de reuniones virtuales, nos hemos mantenido en comunicación. En ellas se han analizado y proyectado las necesidades que surgen a diario en el AGEO, mismas que han sido gestionadas con regularidad, de acuerdo a la capacidad de atención de las dependencias donde eran necesario realizar los trámites.
Mediante este modelo de trabajo, se han llevado a cabo diversas acciones, entre las más importantes se han seguido desahogando los trámites mensuales indispensables, como informar a la Secretaria de la Contraloría y Transparencia Gubernamental sobre las Declaraciones Patrimoniales y de Conflicto de Intereses de los Servidores Públicos del AGEO; o dar seguimiento a solicitudes y asuntos pendientes, como los requeridos para tener en regla el uso de los vehículos asignados; también para solicitar a la Dirección de Patrimonio, el cambio de Administrador (usuario y contraseña) para acceder al Sistema de Control Interno Patrimonial del Estado de Oaxaca (SICIPO), a fin de llevar a cabo la correcta administración de los bienes muebles del AGEO; otro más, para hacer el registro de equipo de fotocopiado que estaba inventariado en la anterior sede en donde se ubicaba la Dirección de Clasificación de Archivos en el edificio de Santos Degollado.
[/lightbox]
Recorrido de inspección en el AGEO tras el Sismo del 23 de Junio
En cuanto a la gestión interna de la institución, se atendió en tiempo y forma la visita del personal de los Servicios de Salud de la Secretaría de Salud a las instalaciones del AGEO, a raíz de la detección de una plaga de moscos, lo que nos llevó a solicitar el apoyo de la Coordinación de Servicios y Mantenimiento de la Secretaría de Administración. Esto con el fin de que asignara al personal correspondiente para elaborar y colocar las ventanas con malla mosquitera en las áreas de cisternas, antes de la fumigación requerida. Para ello, obtuvimos el apoyo de la Secretaría de Administración con el material y la mano de obra, para la oportuna instalación de dichas ventanas y evitar la propagación de enfermedades transmisibles por vector.
Adicionalmente, en el contexto de las medidas sanitarias y de higiene durante la contingencia, se solicitaron y obtuvieron de la Dirección Administrativa de la Secretaría de Administración, los materiales de protección necesarios para el personal, que ha debido acudir a cubrir aquellas actividades esenciales en las diferentes áreas del AGEO, evitando así los contagios y la propagación del virus.
Departamento de Recursos Humanos
A pesar de la situación compleja que vivimos, derivada de la contingencia actual, las actividades esenciales del Departamento de Recursos Humanos y Financieros del AGEO continuaron y las solicitudes por parte de la Secretaria de Administración han podido ser solventadas, tomando en consideración las medidas preventivas. En este departamento, en la segunda mitad del mes de marzo de 2020, nos preparamos con anticipación ante la posibilidad de que se suspendieran labores, por lo cual, con la ayuda del personal, nos dedicamos a terminar los pendientes así como a prever las necesidades de los compañeros de base, contrato y confianza que trabajan en el AGEO.
Desde el inicio de la pandemia estuvimos bien coordinados con el personal de las oficinas del Secretario de Administración, Actuario Germán Espinoza Santibáñez. A través de los comunicados oficiales de la Secretaría, en los que se nos hizo hincapié para proteger a los grupos de servidores públicos vulnerables y que no se presentaran a laborar por tener un mayor riesgo. Nos coordinamos con la Dirección General, con las dos Direcciones y con las diferentes Unidades y Departamentos a través del grupo oficial de WhatsApp del AGEO, así como directamente con el personal del AGEO, para darle a conocer los comunicados y salvaguardar la salud de los compañeros.
[/lightbox]
Actividades en el Departamento de Recursos Humanos y Financieros del AGEO
[/lightbox]
Entrega de recibos de nómina al personal del AGEO
Después, a través de un comunicado emitido por parte del Sindicato, el cual establecía que debido a la situación no continuarían laborando, se conversó con las y los delegados sindicales para que estuviesen debidamente enterados de las actividades esenciales y comunicaran lo conducente al personal de base agremiado.
Otro pendiente que tuvimos fue la entrega de tarjetas de asistencia a la Secretaria de Administración, trámite que se realiza quincenalmente. Debido a que disminuyó al mínimo el número de colaboradores del departamento, quienes acudimos a cubrir las guardias, nos dedicamos a finalizar el recopilado de la información de las tarjetas de asistencia, presentándolas después a la Secretaria de Administración.
Respecto a la comprobación de viáticos, apoyamos a una compañera del Departamento de Reprografía que fue comisionada al Archivo General de la Nación en la Ciudad de México y regresó justo en el momento de iniciar la contingencia, razón por la que había que comprobar sus gastos por concepto de viáticos, integrar la información y llevarla a la Secretaría, con la firma facsimilar del Director General. Sin embargo, al no ser la firma autógrafa, la Unidad Jurídica del AGEO, en apego al Reglamento Interno de la institución, nos apoyó para justificar la validez del documento, con base en las disposiciones que establecen que, en ausencia del director, tiene capacidad de firma otro funcionario designado por el Director General para realizar ese trámite.
Otro asunto importante fue informar a los directivos y trabajadores del AGEO sobre las circulares y comunicaciones oficiales referentes a la gestión de los recursos humanos, que en varios casos nos fueron notificados a través de los grupos de WhatsApp que maneja la Secretaria de Administración. Un ejemplo fue la solicitud de prórrogas de los contratos y la recopilación de la información del periodo vacacional del personal de contrato-contrato, contrato confianza y nombramiento de confianza. En cumplimiento a ello y en coordinación con los Jefes de Departamento, se logró recopilar esta información la cual fue entregada oportunamente a la Secretaria de Administración.
Acudir en forma presencial a la Secretaría de Administración también implicó una nueva dinámica, ya que en cumplimiento a las disposiciones oficiales de sana distancia y de las medidas de higiene y protección, se requirió planear muy bien el día o los días que debíamos asistir para aprovechar y hacer la mayoría de los trámites, siempre haciendo uso de los cubrebocas, guantes y gel que fueron proporcionados por parte del AGEO durante la contingencia, en gran medida, gracias a las gestiones realizadas en forma coordinada por parte de la Unidad Administrativa y del Departamento de Recursos Generales.
Posteriormente, se tuvo conocimiento que el Sindicato que representa al personal de base había lanzado un comunicado en el cual informaba que los compañeros que realmente lo necesitaran, podían pasar a recoger de manera presencial, sus sobres de nómina. Esto fue algo muy apresurado, porque no se tomó en cuenta el tiempo requerido para preparar la nómina, sobre todo en medio de la contingencia y las dificultades inherentes. Es decir, esta actividad necesitó mucho más tiempo de lo planeado para realizar el trámite en la Secretaria de Administración. Fue así que, estando en comunicación con ellos, nos preguntaron qué día podíamos pasar por los sobres, correspondientes a cinco quincenas. A los trabajadores se les citó en días y horas determinadas para entregarles los sobres a través de sus Jefes de Departamento. Esta entrega se llevó a cabo cuidando todas las medidas de prevención.
Adicionalmente, se hicieron otros trámites correspondientes a la solicitud de horarios especiales y el alta de personal, en coordinación con los compañeros que trabajaron desde casa a través de la plataforma One Drive de Outlook, en la elaboración de los oficios y el llenado de formatos.
Finalmente, todos los reportes de actividades del Departamento de Recursos Humanos y Financieros, fueron comunicados y mencionados a los compañeros directivos del AGEO los días lunes y martes a través de las reuniones virtuales en la plataforma Zoom.
Departamento de Servicios Generales
A partir del viernes 20 de marzo cuando dio inicio la suspensión de actividades del órgano desconcentrado que es el AGEO, con motivo de la pandemia de COVID-19, el personal del Departamento de Servicios Generales realizó una calendarización para constituir pequeños equipos, con el fin de ejecutar actividades indispensables. Dichas actividades, consistentes en la limpieza y mantenimiento del edificio, se llevaron a cabo en una primera etapa del 23 de marzo al 30 de abril del año.
[/lightbox]
Personal de mantenimiento del AGEO inspeccionando y limpiando válvulas de alivio en azoteas
Posteriormente, conforme avanzó la pandemia y se postergó el regreso a labores, las actividades administrativas y operativas del Departamento se siguieron realizando de manera puntual, para conservar y mantener en estado óptimo las instalaciones y el mobiliario.
A lo largo de la contingencia, el apoyo y presencia del personal de vigilancia de la Policía Auxiliar, Bancaria, Industrial y Comercial (PABIC) ha sido fundamental para garantizar el monitoreo del estado que guarda el edificio en términos de su seguridad. Dentro de sus actividades realizan el registro de personal que ingresa al AGEO, así como a funcionarios autorizados. Para ello se les hizo entrega de forma periódica, de los insumos necesarios de higiene y limpieza para la protección de su salud (gel antibacterial, cubrebocas, jabón líquido para manos, papel higiénico, cloro, entre otros) para mantener limpias el área destinada para tomar sus alimentos. Gracias a su eficaz labor en las áreas de vigilancia asignadas, se han detectado y comunicado oportunamente las necesidades y situaciones urgentes prioritarias.
[/lightbox]
Personal del departamento de Servicios Generales realizando labores de mantenimiento
[/lightbox]
Reparación de la cerradura de la puerta del acceso principal del AGEO
En cuanto al mantenimiento del edificio del AGEO, se ha requerido atención de forma integral en sus diversas áreas y cuerpos. Se ha recibido todos los martes a personal de SAPAO quien hace entrega de una pipa de agua para el mantenimiento del edificio, la cual es depositada en las cisternas del cuarto de bombas; se realiza la recolección de basura; se revisa de forma periódica con apoyo del personal de mantenimiento, el correcto funcionamiento de la planta de emergencia de energía eléctrica; la correcta operación de bombas y cisternas; dos veces por semana se realiza el vaciado del cárcamo sanitario y el cárcamo pluvial; a su vez, con el apoyo de personal del área de Soporte técnico, se supervisa el correcto funcionamiento de los cuartos eléctricos y los sitios de conexión de internet; el 17 de junio, en compañía del Jefe del Departamento de Servicios Generales se dio mantenimiento a las válvulas de alivio de las azoteas.
Para llevar a cabo estas tareas, se organizaron equipos de trabajo con el personal del Departamento de Servicios Generales para atender a los funcionarios que han acudido al AGEO a realizar recorridos; para efectuar la limpieza interior y exterior del edificio; la entrega y recepción de la correspondencia en dependencias y entidades de la administración pública estatal (Secretaría de Administración, INPAC, Vectores SSO); entre las gestiones y trámites se realizan mensualmente reportes de la adquisición de gasolina y entrega de bitácoras de los kilometrajes de las unidades vehiculares asignadas al AGEO; se recibe material de higiene, limpieza, insumos de oficina y papelería, los cuales se reciben de los proveedores, se entrega oportunamente el material solicitado por las áreas, habiéndose supervisado la colocación de las ventanas con malla mosquitera para tapar las cisternas; se coordinó con el proveedor y el herrero de la empresa COPYA para la extracción y reparación de la cerradura de la puerta del acceso principal del edificio.
[/lightbox]
Elaboración de mallas mosquiteras para instalar en las cisternas del AGEO
Durante la contingencia, el Departamento ha atendido a su vez, las solicitudes de otras áreas del AGEO, por ejemplo, para la compra de insumos indispensables; para remitir al Jefe del Departamento de Recursos Humanos los formatos con la información recabada de los periodos vacacionales del personal y para difundir las oportunidades de capacitación y talleres para el personal, remitido por el Departamento de Recursos Humanos, a petición de la Secretaría de Administración.
Asimismo, derivado del inicio de la temporada de lluvias, se han realizado recorridos permanentes para verificar las afectaciones en el interior del edificio. Por ejemplo, el 2 de mayo se efectuó una inspección en las instalaciones para identificar las afectaciones ocasionadas por la lluvia de la tarde y noche del 1 de mayo, y a partir de esa fecha, se realizaron gestiones para adquirir plástico cristal solicitado por la Dirección de Archivo Histórico del AGEO, y colocarlo como protección temporal en las áreas que lo llegaran a necesitar.
En este contexto, el 1 de junio se nombró al nuevo Jefe del Departamento de Servicios Generales Arquitecto Juan José Vargas, quien en medio de la pandemia tomó posesión de forma virtual después de realizar el trámite de sus documentos de ingreso en la Secretaría de Administración, con apoyo oportuno del Jefe del Departamento de Recursos Humanos del AGEO.
El Arquitecto Vargas narró así su experiencia al ingresar en el AGEO:
- “1 de junio, día en el cual ingresé a laborar en el AGEO, de una manera completamente extraordinaria, sin compañeros presentes para conocer, sin gente laborando en las instalaciones, sin gente visitando el archivo, la biblioteca, un edificio hermoso, con un diseño increíble, un edificio diseñado para vivirlo, para recorrerlo, sin embargo, vacío, esperando. Es una sensación muy extraña entrar a trabajar bajo esas circunstancias, sabiendo además que poco va a cambiar en lo inmediato y que tendremos de continuar trabajando y reiniciar labores en una “nueva normalidad” que es como sacada de una película de ciencia ficción.
Posteriormente, por indicaciones del Director General me puse en contacto con la encargada de la oficina del Departamento de Servicios Generales, para comenzar a conocer las actividades laborales que desempeñaré en mi cargo.
Posteriormente llevé a cabo un recorrido general en el interior de las instalaciones en compañía del personal de la Policía Auxiliar, Bancaria, Industrial y Comercial (PABIC) para familiarizarme con los espacios.
Ese mismo día a las 13:00 horas presencié mi primera reunión virtual a través de Zoom, donde fui presentado por el Director General y a distancia, conocí a mis nuevos compañeros de trabajo.”
[/lightbox]
Fumigación en el edificio del AGEO
Por otra parte, un asunto que surgió de emergencia en el AGEO, supervisado por el Jefe del Departamento de Servicios Generales y el encargado del área de mantenimiento, fue el terremoto de 7.4 grados registrado que el martes 23 de junio, hecho que implicó hacer la revisión minuciosa de grietas y de eventuales daños estructurales, lo cual requirió realizar la reparación urgente de una tubería rota, ubicada en la cocineta.
Otras actividades realizadas en el Departamento durante la contingencia han sido las siguientes:
- •
- El 23 de abril, se entabló comunicación con el personal del Área de Vectores del Sector Salud, solicitando información para realizar una fumigación en el edificio AGEO, y poder combatir la propagación de una plaga de insectos que pudieran ser transmisores de enfermedades como el dengue, zika y chikungunya. Como resultado de las gestiones y oficios tramitados, el 26 de abril el personal de Vectores de Salud, realizo una visita al inmueble AGEO, inspeccionando las áreas que pudieran ser susceptibles a nebulización, a fin de evitar enfermedades transmitidas por vector y a fin de mes se realizó la fumigación correspondiente.
- •
- El 4 de mayo, se realizó la entrega del oficio que envió el Director General del AGEO al Director General del INPAC (Instituto del Patrimonio Cultural), derivado del cual se entabló una comunicación con el Director Administrativo de este organismo, con el fin de realizar una inspección minuciosa de las áreas del inmueble y realizar trabajos de mantenimiento y reparación de desperfectos que pudieran ser encontrados, derivados de las lluvias. Los días 8 y 11 de mayo, se entabló comunicación con el funcionario de enlace del INPAC con el AGEO, para dar seguimiento a este tema. El jueves 4 de junio el Arquitecto Juan José Vargas se reunió con el Arq. Fernando Molina, director de obras del INPAC, para conocer el estado que guarda el edificio del AGEO, quien comentó que uno de los principales pasos a seguir es hacer el levantamiento del estado físico del AGEO, mismo que servirá para que los directores de ambas entidades puedan acordar las medidas y gestiones necesarias y urgentes para el mantenimiento, reparaciones y mejoras del AGEO.
Finalmente, personal de las áreas de Administración del AGEO, al igual que otros servidores públicos del AGEO, han participado con un enorme compromiso en diversos cursos y talleres de capacitación.
[/lightbox]
Instalación de mallas mosquiteras en las cisternas del AGEO