CRÓNICA DE LAS ACTIVIDADES SUSTANTIVAS REALIZADAS POR LA
DIRECCIÓN DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DURANTE LA CUARENTENA

[spacer size=»15″] Ante la emergencia sanitaria y las medidas de protección y la Jornada Nacional de Sana Distancia, decretadas por el Gobierno del Estado de Oaxaca a raíz del COVID-19, a mediados del mes de marzo de 2020, el equipo de la Dirección de Clasificación de Archivos del Archivo General del Estado de Oaxaca, se dio a la tarea de implementar de manera rápida y ágil, diversos cursos de capacitación, asesorías, validaciones de instrumentos de control archivísticos y de baja documental, para lo cual lanzó una convocatoria por conducto de la página web del AGEO.

Mediante el uso intensivo de los correos electrónicos, las comunicaciones telefónicas, las reuniones virtuales y el intercambio de mensajes y textos, a través de distintos grupos de chat, y de conformidad con las atribuciones, actividades y procedimientos establecidos tanto en el Reglamento Interno, como en los Manuales de Organización y de Procedimientos del Archivo General, en las últimas semanas se ha logrado atender en tiempo y forma, y dar seguimiento a las necesidades específicas de los distintos sujetos obligados por la Ley General de Archivos, en armonía con la recién promulgada Ley Estatal de Archivos, cumpliendo igualmente con las metas e indicadores de gestión del programa del 2020.

Los funcionarios responsables y el personal operativo de los departamentos de Investigación y Asesoría Archivística y Clasificación, Descripción y Resguardo Documental y de la propia Dirección de Clasificación de Archivos, han mantenido una comunicación constante entre ellos, así como han interactuado de manera permanente con aquellos servidores públicos responsables de las unidades y departamentos de archivo en las distintas dependencias de gobierno, instituciones y órganos desconcentrados y autónomos.

Derivado de lo anterior, se hace a continuación una brevísima reseña de aquellas actividades sustantivas realizadas trabajando desde casa (mediante el llamado home office).

En primer lugar, se hizo una evaluación de las capacidades existentes y se concretó, de manera oportuna, una oferta atractiva de asesorías y capacitaciones en línea, poniéndolas a disposición de todos los interesados en los entes públicos, a través del portal del AGEO en internet, contando para ello con la valiosa colaboración de la Unidad de Difusión, habiéndose diseñado un formato de registro y de citas, el cual está disponible desde el 9 de abril dirigido a todos los sujetos obligados, contemplados en la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca publicada en el Periódico Oficial en febrero de 2020. El enlace es el siguiente: https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/citas-para-asesorias-y-capacitaciones-2020/

En coordinación con la Dirección General y Subdirección General del AGEO, se renovaron, actualizaron y adecuaron dichas capacitaciones y asesorías, dando lugar a una oferta muy atractiva y práctica, de conformidad con los nuevos requerimientos legales, las tareas sustantivas y la vasta experiencia adquirida a lo largo de los años, en la Dirección de Clasificación de Archivos.

Los cursos de capacitación y las asesorías ofrecidas entre marzo y mayo de 2020 han sido las siguientes:

• – Introducción a la gestión documental y la administración de archivos
• – Sistema Institucional de Archivos
• – Procesos técnicos para el Archivo de trámite y la Unidad de correspondencia
• – Procesos técnicos del Archivo de concentración
• – Valoración documental. Procesos y criterios
• – Taller de Cuadro General de Clasificación Archivística
• – Taller de Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)
• – Introducción para los trámites de Baja Documental
• – Taller de identificación de documentación con valor histórico

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Como dato relevante cabe destacar que al 15 de mayo de 2020, el AGEO ha realizado 30 asesorías y 11 capacitaciones a diez instituciones, con un total de 143 servidores públicos asistentes, teniendo programadas 16 capacitaciones más -a las que seguramente se agregarán otras, aquellas que en los próximos días y semanas se vayan solicitando y concertando, ya que las instituciones podrán continuar haciendo uso de esta herramienta de trabajo a través del portal institucional, vía internet.

De conformidad con la normatividad vigente, los inéditos tiempos actuales, las circunstancias cambiantes, las capacidades y nuevas modalidades de trabajo, las capacitaciones y asesorías que se ofrecen en línea han acercado aún más, al Archivo General con los sujetos obligados y las demás instituciones públicas y privadas que requieren de su orientación y asesoría, favoreciendo así una labor eficaz, eficiente y continua de los archivos, la cual resulta indispensable en medio de la pandemia, para la gestión de un gobierno trasparente que ha hecho de la modernización administrativa, una divisa para servir a la ciudadanía.

En el AGEO, seguiremos trabajando a distancia para construir los cimientos de una sólida cultura archivística y una comunidad de archivistas en Oaxaca.