Por Ilse Anabel Martínez Roque.

A lo largo del recorrido dado en los artículos relacionados con digitalización documental hemos explicado las características y la importancia de una buena creación de acervos digitales. Sin embargo, ha surgido una duda persistente acerca de cómo iniciar un proyecto de digitalización, qué parámetros y lineamientos son considerados fundamentales para arrancar este proceso.

Teniendo como base las razones por las cuales se quiere digitalizar y haciendo un análisis cuidadoso de los motivos que darán inicio al proyecto; visualizaremos a futuro que necesidades son las que debemos o queremos cubrir, como mejorar la accesibilidad de acervo, su difusión o preservación.

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En ocasiones iniciar un proyecto de digitalización sin depurar o sin tener en cuenta el volumen del acervo, genera desgaste de recursos de índole económica y humana, asimismo se debe tener en cuenta que tipo de equipos se utilizarán para el proyecto. Con anterioridad hemos mencionado que se puede hacer digitalización incluso desde la cámara del celular, pero para seleccionar bien el equipo debemos entender cuáles son las características que me dará una cámara fotográfica o un escáner especializado y que en su momento permitan generar archivos maestros con atributos específicos para su resguardo digital, de la misma forma se debe considerar que la adquisición de los equipos dependerá mucho del recurso que se gestione para este proceso.

Buscando como resultado mejorar la disponibilidad de los documentos, la razón más común para comenzar un proyecto de digitalización es que nuestro acervo se vuelva más accesible para los usuarios actuales y potenciales. Generar copias digitales de los documentos nos permitirá un mayor alcance de personas interesadas en la información contenida en las respectivas instituciones.

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En el Archivo General del Estado de Oaxaca tenemos definidas nuestras metas y objetivos, como la transparencia de la información que existe actualmente en los más de 3.5 km lineales de memoria documental que se alberga.

Toda información plasmada en el soporte y contenido del documento, nos da pauta para decidir qué y cómo se digitalizará, cuáles son los parámetros que debemos tener en cuenta, y que tipo de soporte digital vamos a tener para su resguardo refiriéndonos a su gestión de almacenamiento, en comparación de un acervo físico que requiere lugares y condiciones específicos. El resguardo de los archivos digitales, requirieren unidades de almacenamiento destinadas exclusivamente para su gestión, recordando que mientras mayor sean los atributos agregados a la imagen (resolución, espacio de color, formato) el tamaño del archivo incrementa. Y por ello requerirá recurso económico y material. Previniendo algún siniestro, o alguna falla técnica, se necesitan como mínimo dos copias del acervo digital, y de manera óptima un tercer respaldo fuera de la institución.

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Finalmente, teniendo su acervo digital, se debe definir su uso, ya sea solo como respaldo digital para su preservación o para llevar más allá la información con las nuevas tecnologías, permitiéndonos llevar dicha información de manera remota, a través de algún dispositivo electrónico; haciendo la consulta más accesible.