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Catalogación en el Archivo Histórico

Catalogación en el Archivo Histórico

Por Tania Bautista Monroy.

El Archivo Histórico de Oaxaca, perteneciente al Archivo General del Estado de Oaxaca es una Unidad de Información cuya finalidad es proporcionar a sus usuarios la información contenida en los documentos que resguarda. Para que esto sea posible es necesario iniciar un proceso que inicia con la organización de los documentos y culmina con la elaboración de los llamados Instrumentos de Descripción.

La descripción archivística es un análisis de los documentos de archivo con el objetivo de sintetizar la información que contienen para ofrecerla a quien la requiera. Existen tres tipos de instrumentos descriptivos, que van desde los aspectos más generales hasta los más detallados: la guía general, el inventario y el catálogo.

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Personal del área de Descripción Documental.

En esta ocasión nos centraremos en el catálogo archivístico. Se trata del instrumento más detallado debido a que describe cada uno de los expedientes, o unidades compuestas, y documentos, o unidades simples. Para describirlos se deben tomar en cuenta sus elementos internos y externos. Ejemplos de elementos internos son la fecha y el lugar en que fue creado el documento; mientras que elementos externos pueden ser el tamaño y el estado de conservación.

Las características y elementos de la descripción archivística fueron definidos en 1994 por la Comisión sobre Normas de Descripción del Consejo Internacional de Archivos (CIA). Así fue creada la norma ISAD(G), misma que fue revisada desde 1996 al 2000, año en que se publicó la última versión. El objetivo de la norma es integrar en un sistema unificado de información las descripciones elaboradas en distintos archivos.

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Descripción de los documentos.

La norma comprende 7 áreas de información descriptiva: área de identificación, área de contexto, área de contenido y estructura, área de condiciones de acceso y eso, área de documentación asociada, área de notas y área de control de la descripción. Cada área se divide en otros componentes que en total suman 26 áreas de información. Las condiciones y necesidades de cada archivo determinan cuántas y cuáles áreas utilizar en sus actividades descriptivas.

La ISAD(G) es una guía de descripción archivística y es utilizada como tal en el Área de Descripción Documental del Archivo Histórico de Oaxaca. Actualmente se elabora el catálogo de los documentos de los cinco fondos del archivo, producidos entre los siglos XVI y XIX. Estos documentos corresponden a la época colonial y a las primeras décadas de vida independiente del estado.

El análisis requerido y las características únicas de los documentos de archivo hacen de la catalogación una actividad lenta, en comparación a la elaboración de otros instrumentos descriptivos. Por ello se debe elegir con detenimiento el material por catalogar. En el Archivo Histórico el criterio adoptado fue la frecuencia de consulta de los distintos fondos documentales y su cronología.

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Revisión y captura de la información.

Para satisfacer la búsqueda de información de los usuarios interesados en los siglos XVII, XVIII y XIX, los catálogos del Archivo Histórico de Oaxaca incluyen los siguientes elementos internos de los documentos: fecha (año, mes y día), lugar, tipología documental, tradición documental, autor, destinatario y asunto. Esto significa que se pueden realizar búsquedas por nombre de persona, nombre de lugar, años, meses, tipos de trámites y temas mencionados en los documentos.

Los invitamos a consultar los documentos del Archivo Histórico del Archivo General del Estado de Oaxaca, por medio de sus instrumentos de descripción y adentrarse en la historia de nuestro estado.