2021, AÑO DEL RECONOCIMIENTO AL PERSONAL DE SALUD, POR LA LUCHA CONTRA EL VIRUS SARS-CoV2, COVID-19

Archivo Histórico del Estado De Oaxaca

Archivo General del Estado de Oaxaca

ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO DE OAXACA

Por Nancy Pérez Bielma

Hablar de Archivos en México y en el Estado de Oaxaca no es un tema nuevo, ya que desde la época colonial se han manejado políticas de información en archivos, las cuales han tratado de garantizar la organización, conservación y uso de los archivos. Seguramente en estos momentos te estás preguntado ¿qué es un archivo?:

“Es el conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden”

Pero ¿quiénes producen los documentos y por qué los producen? La Administración Pública lleva acabo las operaciones encaminadas para cumplir con las funciones de Gobierno en sus tres niveles, generando documentos por los asuntos públicos que tienen que tratarse y que son probatorios de actos administrativos, a su vez permiten la comunicación formal entre los diferentes sujetos obligados y facilitan el ejercicio de la gestión gubernamental, entonces ¿qué es un documento de archivo?:

“A aquel que registra un hecho, un acto administrativo, jurídico, fiscal, o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental.”

En materia de archivos es muy importante la organización documental para poder instrumentar mecanismos para el control, manejo, uso y acceso a la información, así mismo, se debe garantizar la conservación de la información para consulta del público en general e investigadores, los archivos deben salvaguardarse en lugares adecuados para asegurar la conservación del patrimonio documental y sobre todo preservar la identidad de nuestro Estado. ¿Cómo vamos a dar a conocer nuestra historia? se debe dar información a los usuarios mediante instrumentos descriptivos como: Guías, inventarios, catálogos, índices, bases de datos o bien, a través de la difusión de los acervos mediante publicaciones, exposiciones etc.
Los archivos se dividen en tres:
Trámite:

“Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados.”

Concentración:

“Al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en el hasta su disposición documental.”

e Histórico

“Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público.”

El Archivo Histórico del Archivo General del Estado de Oaxaca está integrado por 3 departamentos:

Departamento de Recepción y Expurgo.

Dividido en las siguientes áreas de operación:
Área de Recepción Documental: Se encarga de recibir las transferencias secundarias, donaciones y depósitos realizando el cotejo de inventarios con los expedientes físicos. Integra los expedientes de acuerdo a los Fondos Documentales disponibles en el Archivo Histórico.
Área de Descripción Documental: Realiza la organización, ordenación y captura de los expedientes de los Fondos Documentales disponibles en el Archivo Histórico para obtener instrumentos de consulta.
Área de Control de Acervos: Se encarga de las entradas y salidas de los expedientes a los diferentes Departamentos, realiza el mapa topográfico para la ubicación de los expedientes dentro de los repositorios.
Área de Consulta: Brinda atención a los usuarios que acuden a realizar alguna investigación, mediante los instrumentos de descripción.

Departamento de Conservación y Restauración:

Dividido en las siguientes áreas de operación:
Área de Estabilización Documental: Realiza la limpieza y desinfección de los documentos para su organización y consulta.
Área de Restauración de Obra Gráfica y Documental: Realiza la intervención del documento para su consulta.
Área de Restauración de Material Bibliohemerográfico: Realiza la estabilización curativa de los libros.
Área de Restauración de Material Fotográfico y Audiovisual: Conserva y restaura el material fotográfico.

Departamento de Reprografía:

Se encarga de digitalizar los expedientes de los diversos Fondos Documentales para su consulta y su reproducción.
Ahora bien el Archivo Histórico cumple con los ejes rectores que se establecen en el Decreto de Creación del Archivo General del Estado de Oaxaca, en su Artículo 6, I Organización, II Conservación y III Difusión, desarrollando las funciones sustantivas en los tres Departamentos antes mencionados.
En el AGEO es posible encontrar una inmensidad de documentos que relatan la evolución histórica de nuestro Estado, contamos con los Fondos Documentales de: Gobierno, Hacienda, Justicia, Milicia, Registro Civil y Colonial, con un total de 215,496 expedientes; 13, 071 libros y 5, 656 mapas y planos con una cronología de 1574 a 1950; estos se encuentran albergados 51 repositorios, ubicados en 4 niveles del Archivo Histórico del Archivo General del Estado, con un total de 18 kilómetros disponibles para el resguardo de nuestra memoria documental.
Por ultimo, invitamos a poner nuestro granito de arena para fomentar la cultura archivística en nuestro Estado; en el lugar en donde trabajas, en tu casa o convenciendo a los amigos etc., para no perder la memoria documental y cumplir con la Ley General de Archivos y así poder ejercer la transparencia en el acceso a la información, ya que es un derecho que todos los ciudadanos tenemos.