Por Sergio Ulises Pérez Pérez.

Recuerdo un día cuando decidí comprar una playera para estrenar en inicio de año, pero la evidencia de los kilos de más que me dejó el año viejo interferían con mis deseos de lucirla. El pensamiento que tuve en mente fue, “seguro si me queda, no es necesario probármela” impulsado más por mis ansias de estrenar. Al llegar a casa y darme cuenta que no me quedaba, pensé, debo hacer un cambio de talla, pero ¿y el recibo de compra? ¿lo dejé en el coche? ¿lo guardé en alguno de los bolsillos de mi chamarra? ¿será que no me lo dieron al momento hacer mi compra? Traté de recrear mis pasos en las habitaciones de la casa para ver si lo dejé en algún otro lugar. Después de media hora sin éxito en mi búsqueda y agregando un poco de frustración al encontrar otros recibos extraviados que andaba buscando hace varios meses atrás, me prometí que después de esta experiencia, iba a ser más ordenado y destinar un cajón especial para guardar todos mis documentos y papeles “importantes” para no pasar por lo mismo.

Repositorio 14.

Esto lo comparto para dar una idea de la importancia de tener un espacio destinado a resguardar documentación que nos sirve como evidencia de alguna tarea realizada. En el ejemplo anterior se trataba de un recibo que era la evidencia de mi compra y que era necesario para realizar el cambio de una prenda, ahora imaginemos la importancia que tienen los documentos de archivo que se generan y reciben en la administración pública, documentación que sirve para favorecer la toma de decisiones en el ejercicio de nuestras atribuciones como servidores públicos y que resulta en una atención eficiente al público que la requiera. Esto sin mencionar que, con el paso del tiempo, la información plasmada en los documentos de archivo toma un valor notable para la memoria individual y colectiva de nuestra sociedad, es vital su buena administración. Tan importante es que, existen leyes y normatividades que establecen las bases para una buena organización, administración y conservación de los mismos.

Cajas de archivo de concentración.

Búsqueda en archivo de concentración.

Dentro de los sistemas de archivos de la administración pública, contamos con lo que se conoce como archivo de concentración y que la Ley General de Archivos describe como al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental. Para mayor claridad, al archivo de concentración lo podemos ver como ese “cajón especial” donde se resguardan los expedientes que ya cumplieron su propósito principal pero que aún no han perdido su valor por completo. Este archivo deberá estar bajo el cuidado de un responsable que garantice la organización y conservación de los archivos, así como el resguardo correcto que permita la consulta y préstamo de los expedientes generados. Además, con el apoyo de instrumentos de control, tener identificada la información que se conservará de manera permanente y que es de relevancia y dan testimonio del desarrollo del Estado, así como de las personas e instituciones que han contribuido en su evolución, en otras palabras, la información que posteriormente se conocerá como archivo histórico. Rigiéndonos con la normatividad en materia de archivos, es posible la gestión y control de la información que ya haya concluido su vigencia documental y en su caso, los plazos de conservación y que no posean valor histórico, esto por medio de criterios que coadyuvan a la identificación del valor documental y así conocer su disposición final, sea esta una transferencia a un archivo histórico para su conservación o su destrucción a través de una baja documental.