En el Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca. En el Capítulo III Del funcionamiento de los Archivos en el Artículo 18 nos dice: El área de Archivo de Concentración se encarga de recibir las transferencias primarias, prestar y depurar la documentación que ha concluido su periodo de vigencia documental, administrativa, contable, legal y fiscal.

En el Capítulo VII De la Baja Documental en el Artículo 39 nos dice: Para los efectos de este reglamento, se entenderá por baja documental, el proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito sus valores primarios, administrativos, legales, fiscales o contables y que no posea valores secundarios o históricos, evidenciales, testimoniales o informativos.

Artículo 40: Para proceder a la baja documental, la Dependencia o Entidad, presentará ante el Archivo General su solicitud respectiva, acompañando la siguiente documentación:

1. Inventario de la documentación seleccionada para baja documental; y,
2. Declaración de inexistencia de valores documentales.

Dicha solicitud deberá indicar el nombre de la Dependencia o Entidad a la que pertenecen, el área o áreas que los generaron y la última que estuvo en su poder, el periodo que comprenden, el tipo de información que contienen, el plazo y el procedimiento del que se dispone el ciudadano para solicitar la consulta y, la mención de si se conserva respaldo electrónico de ello.

Artículo 41: El Archivo General, una vez valorada la solicitud a que se refiere el artículo que antecede emitirá dictamen definitivo en donde se autorice la baja documental solicitada.

El dictamen indicará la fecha, hora  y lugar en que se realiza la eliminación de la documentación autorizada para su baja.

Artículo 42: Una vez emitido el dictamen que autorice la baja documental, la Dependencia o Entidad que se trate, deberá publicar en el periódico oficial del Gobierno del Estado de Oaxaca y en la página electrónica de la Dependencia o Entidad, el inventario que se refiere a la Fracción I. del artículo 40 de este Reglamento indicando el destino final que se le dará a dicha entidad.

Artículo 43: Para llevar a cabo la baja documental se procederá a levantar Acta Circunstanciada de Baja Documental en la que intervendrá el titular de la Dependencia o Entidad de que se trate, el titular del Archivo General y un representante que al efecto designe la Secretaría de la Contraloría del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.

Artículo 44: El Archivo General integrará un Registro Central de bajas documentales autorizadas, mismo que publicará mensualmente en su página web.

Artículo 45: Será responsabilidad absoluta de la Dependencia o Entidad generadora, destrucción de algún documento que aún contenga valores administrativos, legales, fiscales, contables o históricos, que se realice en contravención a lo dispuesto en este capítulo.

REGISTRO CENTRAL DE BAJAS (2018)

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