PROCESO DE DESINSECTACIÓN EN EL ARCHIVO

Por Rosa Ángela Flores González

En el Departamento de Conservación y Restauración del Archivo Histórico del AGEO, llevamos a cabo tareas de prevención y control, así como de detección de riesgos. Estas acciones nos permiten tomar medidas en caso de ser necesario, y prevenir posibles amenazas que puedan afectar el acervo documental, una acción muy importante es el caso de desinsectación.

El proceso de desinsectación que tiene lugar en los archivos o bibliotecas, se realiza con el fin de combatir agentes biológicos primarios que pueden convertirse en plagas, que causan sin dudas un serio problema en dichos espacios, ya que pueden provocar serios deterioros en las colecciones. Las plagas se desarrollan en ambientes propicios, donde existen principalmente temperatura y humedad relativa altas, así como una inadecuada circulación de aire y falta de luz. Un organismo vivo es considerado como plaga cuando el número de éste supera el nivel de tolerancia para otros seres vivos y causa pérdidas o daños a objetos y documentos de interés. Así el biodeterioro que se genera en los documentos no es un fenómeno aislado, paralelo a esto ocurren otros procesos de deterioro de tipo químico, físico o fisicoquímico con los cuales está estrechamente correlacionado.

Como definición, la desinsectación es la acción de eliminar determinadas especies de seres vivos dañinos, específicamente insectos, por medios químicos o físicos, y con las medidas de saneamiento básico, para prevenir o mitigar los daños ocasionados por estos agentes en el patrimonio. Los espacios de resguardo documental son un foco de proliferación de plagas, debido a los materiales orgánicos que almacenan, como papeles, cuero, textil, madera, cartón, material fotográfico, pinturas, así como encolantes entre otros materiales que se utilizan en encuadernación, y en diferentes soportes (compuestos de celulosa, carbohidratos, proteínas, lípidos); incluso el material de la propia infraestructura del inmueble o mobiliario cuando no son los adecuados. Por este motivo, deben ser objeto de mayor atención ya que en caso de la presencia de alguna plaga, lograr el control o exterminio puede constituirse en una meta inalcanzable si no se establece un plan sistemático y organizado. Es así que se deben llevar a cabo las acciones adecuadas para evitar su desarrollo desmedido, utilizando antes que nada técnicas de higiene, aseo, recolección de basura y buen almacenamiento. La limpieza constante de pisos, paredes y techos de lugares en los que se refugien y se crían las plagas y el orden son prácticas de prevención y control muy importantes, ya que además son transmisoras de enfermedades y agentes peligrosos para el ser humano y que además pueden dañar en gran medida el material documental.

Las principales plagas que afectan el patrimonio cultural son diversas y es muy importante identificarlas durante cada etapa de su ciclo biológico o estadios (larva, pupa, ninfa, adulto). Las principales especies que afectan a los objetos con valor cultural son las que pertenecen al phylum Artropoda (invertebrados con cuerpo articulado), y dentro de ésta a su vez se encuentra en mayor número la de la clase Insecta (tres pares de patas). Los gorgojos y escarabajos que pertenecen a las familias Curculionidae, Cerambicidae, Anobiidae entre otras, actúan de manera ávida en su etapa larvaria causando la parcial o total destrucción del tejido en el que han depositado sus huevos. Realizan galerías en el interior del cuero, madera, cartón y otros productos orgánicos, afectando de modo directo las propiedades físico-químicas del material y posteriormente con daños indirectos por la generación de polvillo, sustrato en el que se desarrollan plagas insectiles secundarias y ácaros.

Otros insectos que provocan daños son el pececillo de plata, del género Lepisma, termitas y carcomas. Entre los daños que éstos provocan estacan la abrasión, fractura, perforaciones y debilitamiento del sustrato de los documentos. El pececillo de plata, el piojo del libro (Liposcelis divinatorius y Trogium pulsatorium), ácaros (clase Arachnida: orden Acarina) y las cucarachas producen erosiones irregulares, ocasionan severos daños en los libros, papeles, cartones y algunos se alimentan de los materiales utilizados en la encuadernación como los adhesivos y pegamentos. Las termitas, polillas y escarabajos, produciendo túneles en espiral extendidos desde afuera hacia adentro en papeles, orificios irregulares y huecos profundos que contienen heces pulverizadas y excrementos. Las polillas Tinea spp, Tineola spp, Anagasta spp y otras, depositan sus huevos en textiles. Después de la eclosión, las larvas se alimentan de las fibras, con el fin de incorporar queratina, colágeno, elastina y fibrina (proteínas animales fibrosas o escleroproteínas) que necesitan para la continuación de su ciclo biológico. Existen otro grupo de insectos que se denominan “plagas migratorias”, a este grupo pertenecen los insectos de los órdenes Hymenoptera (avispas), Isoptera (hormigas carpinteras, termitas) y Diptera (moscas), estos le generan daños desde leves hasta severos y de diferente tipo (por humedad, manchas) pero no desarrollan su vida como tal dentro del acervo durante todo su ciclo biológico.

Los métodos más utilizados en el proceso de desinsectación son los químicos, los cuales deben manipularse siempre de manera cuidadosa y siguiendo las recomendaciones del fabricante, así como las normas que regulan las aplicaciones de estos productos, dada su toxicidad. Los tipos de tratamiento químicos utilizados se pueden clasificar de acuerdo a: su naturaleza química (organofosforados, organoclorados, carbamatos, piretroides); por su especificidad de organismo (bactericida, fungicida, insecticida, rodenticida, hormiguicida); por mecanismo de acción (por contacto, por inhalación, fumigantes, por ingesta); por formulación (polvos humectables, concentrado, granulado, gel, cebos, microencapsulados, entre otros); hay que tener muy en cuenta el nivel de toxicidad para las personas e inocuidad para los materiales documentales.

En el caso del AGEO, cada vez que se reciben documentos de nuevo ingreso, se lleva a cabo el proceso de desinsectación preventiva que consiste en colocar el material en cuarentena, en una habitación destinada para tal fin con las condiciones adecuadas de humedad y temperatura, libre de polvo y cerrada herméticamente, para lo que se colocan plásticos las puertas y/o ventanas.

El producto químico utilizado en este caso es un fumígeno de la familia de los piretroides, su acción, es a nivel sistema nervioso central, generando una alteración de la transmisión del impulso nervioso en los insectos. La presentación utilizada es en comprimidos, el cual al liberar humo permite penetrar en sitios de difícil acceso como fisuras, rincones, rajaduras, grietas y huecos, que son espacios donde suelen establecerse.

Siguiendo las indicaciones de aplicación del producto, se coloca el comprimido sobre una superficie no inflamable el cual desplaza gases por el ambiente y empieza la desinsectación, el insecticida se mantiene durante cuatro horas como mínimo antes de reabrir el sitio. Una vez transcurrido este tiempo, se ventila el área para que el personal ingrese a retirar los plásticos con los cuales se sellaron ventanas y puertas, se realiza previamente la limpieza del espacio, el mobiliario y unidades de almacenamiento documental, para que no queden restos de insecticida en polvo y de insectos que se hayan encontrado. Si no se realiza una adecuada aplicación, al ser un producto con cierto nivel de toxicidad, puede producir efectos negativos al personal, al medioambiente o a los documentos. El personal encargado de la limpieza debe contar con el equipo de seguridad personal como tyvek, máscara con filtro para gases tóxicos, cofia y guantes de nitrilo. Es importante realizar este proceso antes de organizar el material documental, ya que con esto evitamos, de existir la presencia de insectos, que avance el deterioro, o bien, contaminar el espacio o resto de la colección hasta que lleguen al proceso de limpieza manual (Estabilización).

Se debe poner especial énfasis en el control de las plagas que pueden amenazar los acervos, en principio de manera preventiva y actuar inmediatamente después de que se descubre una infestación. Por ello es tan importante el monitoreo constante y la implementación de medidas para la detección a tiempo de tal problemática.

[spoiler title=»Bibliográfica » open=»no» style=»default» icon=»plus» anchor_in_url=»no»]1. Cruz García Lisbeth. 2015. El biodeterioro de documentos. Alternativas para el control de plagas. (Presentación consultada en la siguiente página: https://files.sld.cu/bmn/files/2015/04/biodeterioro.pdf)

2. Ramírez Muñoz Sandra J. Reunión de Archivos del Gobierno Federal, Museo Tecnológico de la CFE. 2011. Conservación preventiva en acervos documentales. Biodeterioro y Control de Plagas en Archivos y Acervos Documentales. Recuperado de: https://files.sld.cu/bmn/files/2015/04/biodeterioro.pdf

3. Ritacco M. Manejo del biodeterioro en recursos culturales por aplicación de radiaciones ionizantes. Recuperado de: https://inis.iaea.org/collection/NCLCollectionStore/_Public/46/127/46127060.pdf

4. Ficha técnica Fumixan pro. Recuperado de: http://www.agroambiente.cl/pdf/FICHA_TECNICA_FUMIXAN_PRO.pdf

5. Resumen. 2018. National Pest Advisory Panel del Chartered Institute of Environmental Health. Basado en el libro La significación para la salud pública de las plagas urbanas por Xavier Bonnefoy,Helge Kampen y Kevin Sweeney, publicado por la Oficina Regional para Europa de la OMS.

6. Altrudi Nora, Silvetti Maria A. 2007. Factores medioambientales de deterioro. Control de plagas. Recuperado de: http://www.bnm.me.gov.ar/redes_federales/bera/encuentros/nacionales/2007/docs/control_plagas.pdf[/spoiler]

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LA HISTORIA Y EL TEATRO.

Por Wagive Turcott Fiat.

Los archivos históricos custodian la memoria de los pueblos, conservan un patrimonio único e irremplazable, nos permiten reconocer nuestras raices, y documentar nuestro pasado para preservar su valor y significado.

Para que todas las personas conozcan y tengan una vivencia con nuestra magnífica y asombrosa historia, el Archivo General del Estado de Oaxaca lleva a cabo diversas actividades, una de ellas es la actividad escénica, que a través de un Taller de Teatro, tiene como finalidad representar episodios, leyendas, mitos, personajes, que forman parte de nuestra identidad histórica, con el fin de entender mejor la relación viva entre el pasado y el presente. Esto es posible a tráves del teatro que nos ayuda a borrar la distancia de tiempo y lugar cuando muestra un hecho histórico.

El teatro, le permite a quien lo contempla, no sólo observarlo, sino revivirlo, le permite entenderlo mejor, esclarecer el significado de lo que es verdaderamente importante.

Cito a Jean Cocteau, quien en su inicio del discurso del Día Mundial del Teatro en 1962, señaló: “Por gracia del privilegio teatral, se da esa paradoja de que la historia, que se deforma a la larga, y el mito, que a la larga se fortalece, encuentran su verdadera realidad sobre las tablas.”

La experiencia teatral con los relatos históricos es sumamente interesante, al seguir las huellas que nos llevan de pronto, a contemplar situaciones o hechos que quizá habíamos leído, pero al presenciarlas desde ese “lugar” que es el teatro, reconocemos los ideales, los valores, las necesidades, las debilidades, desde la dimensión completamente humana de los personajes, que es la misma dimensión nuestra, aunque esté enmarcada en otro tiempo.

El teatro, lejos de ser un entretenimiento, es el arte mismo de la naturaleza humana, es una actividad colectiva y ancestral que nos reúne alrededor de lo que nos conmueve y trasciende. Por eso es que al mostrarse la Historia en el Teatro, esta se resignifica, pues es contemplada desde el alma.

Don Antonio Buero Vallejo, importante dramaturgo español del siglo pasado, decía que el teatro histórico, debía reinventar la Historia, pero sin destruirla; y ponía como ejemplo: Madre Coraje, de Bertold Brecht, en el que los personajes son ficticios, sin embargo revelan poderosamente las coordenadas históricas y sociales de la Guerra de los Treinta Años, convirtiendo esta obra en un drama histórico por excelencia.

La relación entre el teatro y la historia, nos permite encontrarnos con el alma de las personas a las que les estamos dando nuevamente vida durante el tiempo de la representación teatral, y cuando esta termina, podemos darnos cuenta de cómo hemos enriquecido nuestra propia experiencia.

En estos difíciles tiempos de pandemia, el teatro está temporalmente suspendido, hay quienes temen que desaparezca, pero no será así, no, ya sucedió antes, el teatro ha estado muchas veces, a lo largo del tiempo, en crisis; cuando ha sido prohibido por mostrar la realidad; o por decir la verdad; o por propagar ideas; ha sido perseguido, encarcelado, excomulgado y más; se pensó que con la llegada del cine desaparecería, luego se dijo lo mismo con la televisión; pero el teatro siempre resurgirá, mientras exista una humanidad que mostrar.

Es por eso que cuando esta contingencia termine y sea posible realizar nuevamente eventos culturales que convocan público, les invitamos a que acudan al teatro, a que nos visiten en el AGEO y se acerquen a vivir la Historia en el Teatro.

“Crónica sobre la gestión de riesgos en el AGEO, en tiempos del COVID-19”

A finales de enero de 2020 el Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO) recibió la visita del doctor Rohit Jigyasu, Vicepresidente del Consejo Internacional de Monumentos y Sitios (ICOMOS), quien estuvo en la ciudad para participar en las actividades programadas por el INAH y la organización World Monument Fund. Derivado de su experiencia en la gestión de riesgos en los sitios y monumentos del patrimonio cultural, tuvo interés en conocer el diseño arquitectónico del Arquitecto Ignacio Mendaro e hizo un recorrido por las instalaciones del AGEO, los acervos, los espacios y su entorno.

Durante su estancia en Oaxaca, el doctor Jigyasu también impartió una conferencia magistral en el Centro Cultural San Pablo, titulada “Mantenimiento, monitoreo e integración para reducir los riesgos de desastres para el patrimonio cultural: desafíos y oportunidades.” En esa ocasión, planteó que la gestión de riesgos en los sitios y monumentos culturales requiere ser comprendida desde una perspectiva multifactorial e integral, basada en el contexto en el que éstos se ubican. Desde ese punto de vista nos pareció importante reflexionar sobre los riesgos a los que el AGEO está expuesto desde distintos ángulos, tomando en cuenta el lugar en el que su edificio está situado, dentro del parque público que conecta hacia el Centro de Convenciones, en un área rodeada por vegetación, bancos de canteras y agua de las pozas; así como la zona habitacional circundante. Es decir, lo que suceda en la institución, pero también en su entorno urbano, arquitectónico y natural, impactará necesariamente en el diseño, ejecución y actualización del plan interno de protección civil y de la gestión de riesgos institucional.

Con base en el anterior preámbulo nos interesa compartir la experiencia que hemos vivido en el AGEO a partir que se decretó el inicio de la pandemia del Covid-19 en Oaxaca, concretamente para explicar cómo han sido las etapas que comúnmente hay en el ciclo de toda gestión de riesgos:

1)

Fase de prevención y preparación ante posibles amenazas, riesgos, emergencias o desastres.

2)

Etapa en la que ocurre la emergencia o el desastre;

3)

Fase de respuesta para enfrentar y resolver la emergencia o el desastre;

4)

Recuperación posterior a la emergencia o desastre;

5)

Mitigación de la emergencia o desastre hasta regresar a la normalidad.

Entre febrero e inicios de marzo de 2020, la propagación de la pandemia del Covid-19 parecía ser un asunto lejano que comenzó en otros países. En ese momento, ese tema de salud no pareció ser un factor de riesgo dentro del AGEO. Sin embargo, al paso de los días y semanas, particularmente, cuando las autoridades federales y estatales alertaron del peligro que podía haber en México, sobre todo cuando se registraron los primeros brotes en el país, en el Archivo recibimos instrucciones del Gobierno Estatal a través de la Secretaría de Administración, para afrontar la emergencia sanitaria e iniciar la fase de prevención y preparación, enfocada a evitar contagios. Esa etapa comenzó primero, por tomar medidas específicas para proteger a los trabajadores en situación vulnerable (adultos mayores, personas con enfermedades crónicas y mujeres embarazadas), de manera que, después de un par de semanas que se decretó la contingencia, las actividades institucionales fueron disminuyendo gradualmente, se cerraron los servicios al público, se determinó que la mayoría de trabajadores debían irse a sus casas y sólo quienes realizaban tareas esenciales y prioritarias iniciarían guardias escalonadas, hasta que finalmente, el 20 de marzo de 2020 por disposición oficial, se pidió a todo el personal que dejara de asistir a la institución, para continuar realizando el trabajo desde casa a partir del día 23 de marzo.

En ese momento en el AGEO comenzó la etapa de la emergencia sanitaria, derivada de la propagación del COVID-19 en el país.

La reacción inicial de los directivos y mandos medios de la institución para enfrentar esta fase, requirió tomar decisiones desde un punto de vista integral y multifactorial dentro del AGEO, estableciendo las siguientes prioridades:

1.

Articular un esquema de comunicación permanente entre los directivos y mandos medios de la Institución, a través de Whattsapp, correo electrónico y reuniones virtuales, con el fin de discutir y analizar y transmitir los acuerdos a todo el personal, para asignar trabajos y tareas a realizar en casa, así como para definir las responsabilidades, las acciones conjuntas y el seguimiento de las actividades esenciales.

2.

Plantear un esquema de comunicación expedita con el personal de vigilancia de la institución, a fin de que reportaran situaciones de rutina o de alerta que pudieran presentarse.

3.

Preservar el patrimonio documental del AGEO en óptimas condiciones, con base en el monitoreo y medición semanal de los rangos de temperatura y humedad recomendados por el Departamento de Conservación y Restauración.

4.

Definir las actividades esenciales a realizar durante la contingencia, de forma presencial, dentro de las instalaciones, para designar al personal responsable de llevar a cabo las tareas sustantivas: relacionadas con el mantenimiento del edificio; la administración de los recursos humanos y financieros; la atención de los asuntos prioritarios mediante el trámite y gestión de oficios en papel y formato electrónico; el monitoreo de estado de conservación de los acervos y la identificación de la documentación histórica relacionada con pandemias, para su digitalización y publicación en el sitio web, entre los más importantes.

Con estas acciones, el AGEO inició la etapa de respuesta para enfrentar y resolver la emergencia sanitaria. Un aspecto fundamental llevado a cabo, fue el relacionado con la gestión de riesgos desde una perspectiva multifactorial. Es decir, a medida que pasaban los días y semanas, se fueron detectando riesgos colaterales a la prevención de la salud de los trabajadores, sobre todo los que podrían ocasionar otras amenazas, riesgos o amenazas menores o mayores.

Como paréntesis es preciso destacar que, a partir del 2017, año en que el AGEO se trasladó al Parque Las Canteras, esta es la primera vez que el edificio y los acervos se han quedado sin la presencia diaria de trabajadores, durante más de dos meses y medio. Todo este tiempo, por una parte, el polvo acumulado, las hojas que caen en los patios o jardines, en las entradas y en el entorno del edificio o de las zonas aledañas al Parque Las Canteras, fue uno de los asuntos que, inmediatamente después de iniciar la contingencia, obligó a definir un esquema básico de mantenimiento de las instalaciones, a fin de realizar la limpieza con apoyo de trabajadores asignados a esa labor, para evitar la acumulación de basura, coordinar su recolección con los vigilantes del AGEO y prevenir la generación de plagas o propagación de roedores que podían dañar al patrimonio documental. Simultáneamente, se tuvo que establecer un control de entradas y salidas del personal responsable de realizar las actividades sustantivas, para autorizar el acceso al edificio a los trabajadores que realizarían las labores esenciales.

Por otra parte, un mes y medio después de iniciar la emergencia sanitaria, comenzó la temporada de lluvias, situación que requirió definir un esquema de monitoreo, con apoyo del personal de vigilancia. Así, por ejemplo, en dos ocasiones después de llover, se registraron algunas filtraciones en la sala de consulta y en algunas oficinas del edificio. Estos daños a su vez, implicaron la necesidad de designar personal autorizado y capacitado, para colocar plásticos en algunas mesas y repisas de madera por donde se filtró el agua, además de revisar el funcionamiento del sistema del desagüe, las bajadas de agua y el bombeo para evitar inundaciones. Adicionalmente, en virtud que la acumulación de agua en las cisternas y espejos de agua, en esta época son un foco de incubación de los moscos y zancudos transmisores del dengue, se ha buscado evitar un brote adicional de salud pública, no sólo dentro del edificio, en el que por ahora sólo laboran los guardias de seguridad, sino también en el entorno urbano y en la zona habitacional que rodea al AGEO. De hecho, para atender este asunto prioritario, el personal de la Secretaría de Salud del Estado acudió al edificio para hacer un recorrido y recomendar que se taparan las cisternas con mallas, para programar la fecha de fumigación de los espacios exteriores e interiores.

Otro asunto menor, asociado a la prevención de riesgos en el AGEO durante la contingencia, sucedió un día que, en lo alto del techo del vestíbulo del acceso principal al edificio, un gavilán se quedó atrapado en la parte alta, sin poder salir. Por fortuna el día siguiente los vigilantes reportaron que el ave logró bajar e irse, sin embargo, este hecho hizo recordar que, en algunos de los huecos triangulares de las paredes del AGEO, diseñados por el Arquitecto Mendaro para lograr la circulación del aire y la ventilación natural, algunos pájaros comúnmente colocan ahí sus nidos y probablemente en estos meses que el Archivo ha estado cerrado éstos pudieron haber aumentado. Será importante en el futuro monitorear el aumento o disminución de nidos en esos nichos, por si eventualmente su incremento se vuelve una amenaza o riesgo para el archivo o los acervos.

Finalmente, a lo largo de las reuniones virtuales convocadas semanalmente por el Director General del AGEO a partir de que inició la contingencia, además de hacer el seguimiento de los asuntos pendientes y en trámite de las distintas unidades, jefaturas y direcciones de área, a finales del mes de mayo de 2020 se empezaron a tomar decisiones específicas para planear la reapertura de la institución. Para ello, se pensó en diseñar un regreso gradual de los trabajadores, basado en guardias escalonadas y combinando actividades virtuales y presenciales, a reserva de lo que determinen en su caso las disposiciones oficiales.

Otra de las reflexiones que se ha abordado de forma recurrente y se tornó como un asunto prioritario, fue prevenir desde ahora y al regresar al AGEO, el cuidado de la salud mental y emocional de todos los trabajadores, concretamente para estar alertas a las consecuencias que ha traído y traerá el confinamiento en los hogares y el distanciamiento físico y social que ha habido entre las personas.

Otro asunto primordial, relacionado con las nuevas medidas de limpieza e higiene que se tendrán que implementar al regresar al AGEO, fue la elaboración del Protocolo de convivencia y medidas de higiene ante el COVID-19 para la reanudación gradual de actividades en el Archivo General del Estado de Oaxaca, propuesto y sustentado por el Departamento de Conservación y Restauración, para su revisión por parte de las distintas unidades, jefaturas y direcciones, en el cual, se tomaron en cuenta criterios técnicos de conservación y preservación del patrimonio documental, así como las medidas de higiene y salud contempladas en los lineamientos de protección y prevención emitidos por los gobiernos Estatal y Federal.

El Protocolo del AGEO, aprobado al interior de la institución a inicios de junio de 2020, constituye en el ámbito de la gestión de riesgos, el primer paso que marca el inicio de lo que será la etapa de recuperación después de la emergencia sanitaria.

En conclusión, tomando en cuenta que estamos en la tercera semana del mes de junio, el AGEO se encuentra todavía en la fase de respuesta para enfrentar la emergencia sanitaria. En este sentido, a la fecha seguimos en espera de que haya condiciones para transitar hacia la fase de recuperación posterior a la emergencia, es decir, una vez que se autorice oficialmente el regreso gradual de trabajadores a la institución.

En el actual contexto de la pandemia, las decisiones que se tomen en el AGEO para afrontar los retos del porvenir, sentarán las bases para consolidar el regreso a la nueva normalidad, con el fin de transitar hacia la última etapa de la gestión de riesgos que será la fase de mitigación de la emergencia sanitaria.

En el futuro, el camino que se necesitará recorrer en el AGEO requerirá del esfuerzo de todos sus trabajadores, en un inicio para retomar y revalorar nuestras rutinas, deberes y responsabilidades. Posteriormente, el principal desafío consistirá en continuar preservando la memoria histórica de Oaxaca, para garantizar un acceso seguro al patrimonio documental del Estado, sin riesgo alguno para la salud de los trabajadores, usuarios y visitantes.

LAS NORMAS ISO Y LOS ARCHIVOS

Por Stella Camargo

La NASA abrió hace un año sus archivos al público y en abril de 2020, luego de que la CIA diera a conocer sus expedientes sobre OVNIS, la NASA puso a disposición del público su enorme acervo de archivos que contiene videos, podcasts, libros e incluye un recorrido virtual a la última frontera. Para acercarnos a los secretos de la conquista del espacio, las visitas, se pueden hacer desde nuestra casa, a través de una computadora, un teléfono inteligente o dispositivo similar.

¿Qué tiene que ver la NASA con los archivos?
Sucede que, por no tener buenas políticas de archivo, la NASA perdió información y datos insustituibles, con un alto valor científico, tecnológico y económico, sobre el avance de investigación de los primeros viajes espaciales, por no llevar correctamente una gestión de archivos. Por ello decidieron desarrollar un modelo nuevo de archivo histórico para conservar documentos electrónicos, no volver a sufrir graves pérdidas y conservar adecuadamente la información.

¿Qué es ISO?
ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Normalización o Estandarización. Esta institución se encarga de la creación de normas o estándares para garantizar la calidad, seguridad y eficiencia de productos y servicios. Habrán oído quizás decir que tal o cual empresa, establecimiento, organización o universidad está certificada mediante Normas ISO para garantizar sus procesos.

¿Qué es una norma ISO?
De acuerdo con su página web “son documentos que especifican requerimientos que pueden ser empleados en organizaciones para garantizar que los productos y/o servicios ofrecidos por dichas organizaciones cumplen con su objetivo”. Hasta el momento se han publicado alrededor de 19.500 normas internacionales que se pueden obtener desde la página oficial de ISO (http://www.iso.org/).

ISO inicialmente comenzó estableciendo estándares para procesos industriales de manufactura de componentes y materiales eléctricos, relojes, tornillos, etc., es decir, para regular que el enchufe de un dispositivo sirva en cualquier toma eléctrica, de cualquier parte del mundo, entre otras cosas.

A partir de los años 90´s, las normas ISO irrumpen de manera acelerada en la normalización de las actividades de gestión y empiezan a surgir numerosas normas al respecto.

ISO internamente está dividida en una gran cantidad de comités técnicos y subcomités, todos especializados en diferentes áreas.

A las instituciones de archivos nos interesa el ISO/TC 46 Information and documentation (comité técnico de información y documentación), dentro de este se encuentran varios subcomités como ISO/TC 46/SC 9 Identification and description (Subcomité de identificación y descripción) el ISO/TC 46/SC 10 Requirements for document storage and conditions for preservation (Subcomité de Requisitos para el almacenamiento de documentos y condiciones de conservación), el ISO/TC 46/SC 11 Archives/records management (subcomité de Archivos y gestión de documentos), entre otros. En su mayoría las normas que nos competen son las generadas por el comité 46. Sin embargo, hay algunas normas para archivos que no se han establecido, gracias al trabajo de este comité sino de otros, como es el caso comité 20: ISO/TC 20 Aircraft and space vehicles, (Comité técnico 20, vehículos aéreos y espaciales). Este comité a través del subcomité 13: ISO/TC 20/SC 13 Space data and information transfer systems (Subcomité 13, sistemas de transferencia y de información sobre datos espaciales), ha desarrollado una de las normas técnicas más importantes en el ámbito de los documentos electrónicos, como es el modelo de preservación de documentos electrónicos de largo plazo:

La Norma ISO 14721, Space data and information transfer systems – Open archival information system (OAIS), (sistema abierto de información de archivo)

En otras palabras, la norma ISO 14.721 regula el modelo OAIS, modelo de preservación de documentos digitales de largo plazo o lo que es lo mismo, normaliza el cómo crear y gestionar archivos históricos a partir de documentos electrónicos.

Es así como la norma que procede del ámbito de las agencias espaciales define: “un sistema abierto de información de archivo, un OAIS: es un archivo que una organización opera para que pueda formar parte de una organización más amplia de personas y sistemas, que acepta la responsabilidad de conservar información y de mantenerla disponible para una comunidad específica”. El objetivo final de un sistema abierto de información de archivo (OAIS) es asegurar la conservación de los documentos digitales con una visión de largo plazo y este debe ser una parte de un sistema institucional de archivos.

Hay dos versiones de la norma, la primera es la 14721:2002 de enero de 2002 y la segunda en junio de 2012 la ISO 14721:2012. La norma se basa en la premisa de que es más difícil preservar información digital que en papel o película, debido a los rápidos avances y consecuente obsolescencia de los sistemas de tecnología de almacenamiento y los consiguientes peligros de pérdida de la información.

La pandemia nos sumergió de repente al mundo digital y debemos tener en cuenta todas las diferentes normas de los Comités Técnicos de ISO al respecto.

Cabe recordar que el 9 pasado de junio fue el Día Internacional de los Archivos al conmemorarse en esa fecha la creación en 1948 del Consejo Internacional de Archivos establecido bajo los auspicios de la UNESCO.

Catalogación en el Archivo Histórico

Por Tania Bautista Monroy.

El Archivo Histórico de Oaxaca, perteneciente al Archivo General del Estado de Oaxaca es una Unidad de Información cuya finalidad es proporcionar a sus usuarios la información contenida en los documentos que resguarda. Para que esto sea posible es necesario iniciar un proceso que inicia con la organización de los documentos y culmina con la elaboración de los llamados Instrumentos de Descripción.

La descripción archivística es un análisis de los documentos de archivo con el objetivo de sintetizar la información que contienen para ofrecerla a quien la requiera. Existen tres tipos de instrumentos descriptivos, que van desde los aspectos más generales hasta los más detallados: la guía general, el inventario y el catálogo.

En esta ocasión nos centraremos en el catálogo archivístico. Se trata del instrumento más detallado debido a que describe cada uno de los expedientes, o unidades compuestas, y documentos, o unidades simples. Para describirlos se deben tomar en cuenta sus elementos internos y externos. Ejemplos de elementos internos son la fecha y el lugar en que fue creado el documento; mientras que elementos externos pueden ser el tamaño y el estado de conservación.

Las características y elementos de la descripción archivística fueron definidos en 1994 por la Comisión sobre Normas de Descripción del Consejo Internacional de Archivos (CIA). Así fue creada la norma ISAD(G), misma que fue revisada desde 1996 al 2000, año en que se publicó la última versión. El objetivo de la norma es integrar en un sistema unificado de información las descripciones elaboradas en distintos archivos.

La norma comprende 7 áreas de información descriptiva: área de identificación, área de contexto, área de contenido y estructura, área de condiciones de acceso y eso, área de documentación asociada, área de notas y área de control de la descripción. Cada área se divide en otros componentes que en total suman 26 áreas de información. Las condiciones y necesidades de cada archivo determinan cuántas y cuáles áreas utilizar en sus actividades descriptivas.

La ISAD(G) es una guía de descripción archivística y es utilizada como tal en el Área de Descripción Documental del Archivo Histórico de Oaxaca. Actualmente se elabora el catálogo de los documentos de los cinco fondos del archivo, producidos entre los siglos XVI y XIX. Estos documentos corresponden a la época colonial y a las primeras décadas de vida independiente del estado.

El análisis requerido y las características únicas de los documentos de archivo hacen de la catalogación una actividad lenta, en comparación a la elaboración de otros instrumentos descriptivos. Por ello se debe elegir con detenimiento el material por catalogar. En el Archivo Histórico el criterio adoptado fue la frecuencia de consulta de los distintos fondos documentales y su cronología.

Para satisfacer la búsqueda de información de los usuarios interesados en los siglos XVII, XVIII y XIX, los catálogos del Archivo Histórico de Oaxaca incluyen los siguientes elementos internos de los documentos: fecha (año, mes y día), lugar, tipología documental, tradición documental, autor, destinatario y asunto. Esto significa que se pueden realizar búsquedas por nombre de persona, nombre de lugar, años, meses, tipos de trámites y temas mencionados en los documentos.

Los invitamos a consultar los documentos del Archivo Histórico del Archivo General del Estado de Oaxaca, por medio de sus instrumentos de descripción y adentrarse en la historia de nuestro estado.

Crónica de nuestros acervos en tiempos de cambio

Mientras el mundo se paraliza, nuestras rutinas se ven transformadas y los planes van cambiando su curso, existen ciertas necesidades esenciales que se mantienen presentes, por las que debemos seguir respondiendo de forma habitual.

Es el caso de nuestro valioso acervo documental, resguardado y aguardando impaciente, quizás adherido a la cuarentena, pero en el mismo lugar y con los requerimientos de siempre.

Por ello quienes integramos el Departamento de Conservación y Restauración del Archivo Histórico, al igual que el resto de los colaboradores del AGEO, encontramos en esta época de confinamiento un momento propicio para capacitarnos, informarnos, planear futuros proyectos, plantear nuevos escenarios, preparándonos en definitiva, para el momento de la vuelta a la cotidianeidad, que sin dudas será muy diferente a la realidad anterior.

Si bien muchas de estas actividades las realizamos desde casa, bajo la modalidad a distancia, también mantenemos algunas de nuestras labores presenciales; ciertas tareas pueden esperar o adaptarse, pero hay otras que no.

Un buen ejemplo de ello son las medidas de prevención, como los monitoreos ambientales y acciones para el control del entorno de nuestras colecciones. Estas actividades se llevan a cabo bajo un estricto sistema de guardias semanales, donde se registra la información que arrojan los sensores de temperatura y humedad distribuidos entre los reservorios, lo que permite analizar los datos ambientales y proceder a adecuar los equipos a los requerimientos de los fondos documentales.

Durante la jornada de guardia, se realiza un recorrido en los casi 50 repositorios que albergan material, desde la planta baja hasta el tercer nivel y en aquellos otros espacios donde hay colección, como la sala de consulta; se registran los datos termohigrométricos en una bitácora, además de las observaciones pertinentesy se procede a la verificación y vaciado del agua recolectada en los deshumidificadores. Estos equipos operan de manera automática, están programados para controlar la humedad relativa de los recintos, a modo de evitar que exceda de los parámetros adecuados. Como su nombre lo indica, reducen la humedad ambiental filtrando el aire del espacio y liberando el agua resultante de la condensación en su depósito. Cuando se llena su capacidad, dejan de funcionar, por este motivo es tan importante hacer el mantenimiento periódico.

Por otra parte, como complemento de los sensores, se cuenta con unos dispositivos digitales llamados data loggers, éstos recopilan los datos que van almacenándose durante un tiempo determinado, para luego descargarse en el ordenador y generar tablas y gráficas que muestran claramente las fluctuaciones en las variables de temperatura y humedad relativa de los diversos espacios, valores máximos y mínimos, a fin de detectar alguna situación adversa.

Los datos recopilados de estos dispositivos se analizan mensualmente de manera remota, para que en caso de requerirlo, se puedan aplicar las medidas correctivas ya en el propio edificio.
Es indispensable procurar la ventilación de los espacios y asegurar entornos favorables para la conservación de los documentos, siempre tomando en cuenta las necesidades específicas de los materiales que los componen.

Valores ambientales inadecuados, suelen causar daños severos en las colecciones a mediano plazo.
Las variaciones bruscas de temperatura o humedad, pueden alterar las cualidades de los materiales, una temperatura alta provoca resequedad, agrietamientos, lo mismo una humedad por debajo de los rangos ideales. Mientras que un ambiente húmedo y sin una ventilación correcta, puede favorecer a la proliferación de microorganismos.

Asimismo, la falta de mantenimiento y limpieza, aumenta el riesgo de presencia de insectos y animales como roedores, que pueden llegar a generar plagas.

La conservación preventiva permite identificar, evaluar, detectar y controlar los riesgos de deterioro de los acervos documentales; es el caso del monitoreo ambiental, la recolección continua de datos ayuda a elaborar estrategias de control del entorno, evaluar su eficiencia y adaptarlas según las necesidades; son acciones indirectas y silenciosas pero de gran impacto en las colecciones.

Es importante recalcar que la prevención requiere de colaboración, involucra a todos quienes formamos parte del Archivo. Desde los sectores más operativos, hasta las direcciones, apoyando las políticas de preservación. Es así que en todo momento se trabaja de manera coordinada entre los departamentos y unidades. Durante este período de cuarentena, el apoyo del Departamento de Servicios Generales es vital para el mantenimiento de los espacios y equipos. A su vez, el personal de seguridad es un buen aliado para detectar problemáticas que pueden poner en riesgo a las colecciones, sobre todo cuando suceden fuera del horario laboral, incluso en estos momentos de contingencia son los mejores observadores.

Quienes integramos el AGEO, nos encontramos trabajando unidos por un objetivo común, la preservación de nuestro valioso tesoro y patrimonio de toda la sociedad. En este mundo imprevisible y de tiempos cambiantes, surgen inagotables interrogantes. Nos esperan muchos desafíos por delante y la mejor manera de afrontarlos será trabajando juntos, uniendo nuestras fuerzas como lo hemos hecho hasta el día de hoy.