El valor de la memoria que resguarda el Archivo General del Estado de Oaxaca.

Por Nimcy Arellanes Cancino.

El Estado de Oaxaca posee un extenso patrimonio documental y bibliográfico que se conserva en archivos, bibliotecas y museos, en su vasto y diverso territorio. Las casas del Pueblo o las de Cultura, los museos y los archivos de todo género son los lugares donde se preserva el Patrimonio Cultural Oaxaqueño. Dicho patrimonio material es considerado el segundo lugar en importancia -después de la ciudad de México- con el mayor número de metros lineales, número de ejemplares y piezas de museo desde el periodo mesoamericano hasta el actual, que se preserva en el país. Esta riqueza es en ocasiones poco conocida y valorada por el conjunto de la sociedad, puesto que no sólo se trata de piezas u objetos para estudio científico o de especialistas, sino son testimonios materiales que dan constancia de la pluralidad cultural y étnica del Estado. A este conjunto de bienes se les conoce con el nombre de Patrimonio Material, el cual está constituido por elementos del pasado que han “sobrevivido” al tiempo para mostrarnos cómo y quiénes forman parte de nuestra identidad; en muchas ocasiones estos testimonios del pasado parecen a nuestros ojos fragmentados, fuera de contexto, como parte de un rompecabezas que se arma para darnos un panorama de lo que fuimos como sociedad en el pasado.

La pérdida de estos testimonios significa que las nuevas generaciones desconozcan múltiples prácticas culturales actuales, como lo son la elaboración de artesanías -que corresponden en muchas ocasiones a los antiguos oficios normados por legislaciones del periodo novohispano-, los límites territoriales de sus pueblos -que han acarreado a conflictos territoriales e incluso interestatales a Oaxaca- o, en el ámbito de la historia de la vida privada, el reconocimiento de una segunda nacionalidad, a partir de la consulta de las actas de nacimiento o el registro de extranjeros del siglo XIX y el XX, de manera respectiva.

En el caso del Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO), el acervo contenido es de una riqueza documental compuesta principalmente por documentos, libros, publicaciones periódicas, microfilms, material fotográfico, mapas, planos y próximamente grabaciones sonoras que dan cuenta de la historia de todo el Estado de Oaxaca, e incluso de regiones que ahora forman parte de otras entidades vecinas, desde el siglo XVI hasta el siglo XX. Esta riqueza documental se resguarda en el Archivo Histórico, donde los repositorios, con una extensión de 16 kilómetros de capacidad, dan cuenta de ello. Asimismo, el Archivo cuenta con una Dirección denominada de Clasificación de Archivos, donde se trabaja por la memoria actual, es decir, donde se da capacitación y asesoría a las instituciones gubernamentales para tener criterios homogéneos, transparentes y claros en la conformación de sus archivos, que en décadas consecutivas, conforme a criterios legales, serán sometidos a una depuración documental, en la que se escogerá el material documental que será considerado de valor histórico para las futuras generaciones.

De manera particular, para el almacenamiento y preservación de documentos y su consulta se requiere de conocimientos archivísticos, que se dividen a su vez en dos áreas: la específica, referente a la teoría archivística, relativa a la producción e interpretación de los documentos. La segunda área se denomina aplicada o auxiliar, que son disciplinas ligadas a la archivística, como son la administración, el derecho, las tecnologías de la información, la lingüística y, de manera más determinante, la historia, pues tanto los individuos como las instituciones que generan la documentación e información constituyen la base para la elaboración de la Historia e incluso para la producción e interpretación de los documentos, una actividad del área específica de la Archivística.

Dentro de las funciones principales del Departamento de Investigación y Asesoría Archivística, se encuentra la gestión documental o de los documentos, que consiste en la aplicación de normas, técnicas y conocimientos para que los documentos en sus distintas fases -de trámite, concentración e histórico- sean identificados, clasificados, ordenados, valorados, seleccionados y en ocasiones eliminados, de acuerdo con el valor documental o la información histórica que presenten. Este trabajo se realiza a partir de capacitaciones y asesorías que son impartidas a 108 Instituciones de Gobierno que conforman el Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, las que a partir de las legislaciones vigentes, como son la actual Ley de Archivos a nivel estatal y la Ley General de Archivos de aplicación federal, deben conformar su archivo en distintas fases, darle un tratamiento archivístico para hacerlo público, de acuerdo con los criterios legales establecidos.

La finalidad de ello es poner al alcance de todos los interesados, el patrimonio documental del Estado de Oaxaca. En esta situación de emergencia provocada por la pandemia, existen miles de páginas en internet que difunden su patrimonio documental, que se han conformado al paso de los años, y que nos permiten conocer, curiosear, y acercarnos al pasado. Tal es el caso del Archivo del Vaticano (http://m.museivaticani.va/content/museivaticani-mobile/en.html) donde se encuentran más de un millón de documentos digitalizados de la época de Pío XII, quien fue Papa durante la Segunda Guerra Mundial. Otro archivo virtual fascinante es el organizado por la UNESCO, el Programa Memoria del Mundo (http://www.unesco.org/new/es/communication-and-information/resources/multimedia/photo-galleries/preservation-of-documentary-heritage/photos-memory-of-the-world-register/) con una sección dedicada a México y en el que se encuentran la información relativa a los Códices del Marquesado de Oaxaca. En este proyecto de la UNESCO participó la actual subdirectora del Archivo General del Estado de Oaxaca, Yolia Tortolero. Otro archivo histórico importante es el Archivo Histórico Diplomático “Genaro Estrada” (https://acervo.sre.gob.mx/index.php/archivo-historico-genaro-estrada), donde se depositan libros, mapas y documentos históricos de las relaciones diplomáticas de México. Entre los manuscritos resguardados se encuentra un escrito de 1821 donde consta la partida monetaria que México -aún en guerra de Independencia- enviaba a Filipinas, por ser considerado parte del territorio novohispano. Este archivo fue dirigido por Jorge Álvarez Fuentes, actual Director del AGEO.

Se trabaja actualmente para que pronto contemos con un portal virtual de documentos históricos provenientes de los numerosos archivos de nuestro Estado, lo que permitiría en esta época de emergencia sanitaria y distanciamiento social, difundir y llevar a miles de personas la memoria colectiva de Oaxaca.

HACIENDA MOLINOS DE LAZO

Por Nadia Armengol Méndez

El territorio oaxaqueño en la época Colonial tuvo múltiples visiones, por un lado el desarrollo y por el otro la explotación y expropiación de los recursos naturales; la llegada de los españoles generó el despojo de las tierras a los nativos, legalizando su acción a través de encomiendas, mercedes y repartimientos otorgados por el rey, existiendo así una marcada desigualdad entre la sociedad española y la indígena.

Hernán Cortés (llamado después el Marqués del Valle) fue el principal conquistador de gran parte del territorio, después de múltiples audiencias con el virrey Antonio de Mendoza para conservar su dominio intacto, éste provocó el despojo de la mayoría de los pueblos que tenía a su dominio, con excepción de los de Etla, Cuilapan, Santa Ana Tlapacoya y Oaxaca, designados en 1540 como las Cuatro Villas.

Las haciendas en el valle de Oaxaca fueron generalmente pequeñas, fragmentadas y tuvieron tanta o menor importancia que los numerosos ranchos y labores en donde se concentró el verdadero dominio español de la propiedad. En particular, destacaré a una de las Haciendas más importantes en la producción de trigo de la época, llamada “Hacienda Molinos de Lazo”, misma que obtuvo el nombre hasta después de diversas compras, ventas o donaciones. Ubicada en la población de San Sebastián Etla (actualmente existen las edificaciones que lo constatan).

Su valor histórico se observa en los acervos del Archivo General del Estado, en su Fondo Histórico 1, Sección Alcaldías Mayores, Serie Antequera Valle de Oaxaca 1713-1734; cita “Don Tomas Francisco de Zarralsa, Alcalde Mayor por su majestad de las 4 Villas del Marquesado de Oaxaca, en conformidad de lo mandado por el señor licenciado Don Félix Suarez de Aguilera del Consejo de su majestad oidor de la Real Audiencia de la ciudad de Mexico juez privativo de composiciones de tierras, aguas e indulto de eras en esta Nueva España, con fecha siete días del mes de septiembre de 1716”, cita “procedí a formar mapa y relación de las dichas cuatro villas, sus pueblos sujetos haciendas que en ellas hay y sus poseedores en la forma y manera siguiente”. La distribución del mapa que conformaba el marquesado del y en particular los pueblos sujetos que correspondan a la Villa de San Pedro de Etla;” menciona los siguientes:

“El pueblo de los Reyes. Santa Marta. San Juan [roto]. San Gabriel. San Miguel. San Agustín. San Sebastián. San Pablo. Santiago. Nuestra Señora de Guadalupe. Jesús Nazareno. Santo Domingo. Nuestra Señora de la Soledad y el pueblo de Santa María Nativitas.

En el distrito de esta villa y sus pueblos sujetos se comprenden las haciendas, ranchos y labores que poseen las personas siguientes:

… El sargento mayor Don Antonio de Llarena Lasso posee como mayorazgo los molinos y aguas que bajan de la tierra para el beneficio y corriente de dichos molinos”…

Pero tuvieron que pasar muchas manos antes que Llanera Lazo obtuviera la Hacienda. Cortés por medio de Diego de Guinea realizó la compra en 1543 por la suma de cien pesos, (Textos: Papeles Molino de Lazo y otros documentos en Colección Luis Castañeda Guzmán Títulos y escrituras de la hacienda Molinos de Lazo, 1634-1806); en el contrato de compra-venta se vio con claridad que el verdadero interés de la operación estuvo en la adquisición del agua para poder sembrar el trigo, plantar los 4,500 árboles de morera y accionar por fuerza hidráulica el futuro molino. Para 1591 Rafael Pinelo, adquirió la propiedad, formulando un documento que especificaba la compra del molino con sus aguas y tierras de sembradura. Posteriormente Francisco Jáuregui fue confirmado, en 1675, en la posesión de los molinos de Rafael Pinelo después de haber pagado 8000 pesos por ellos. Francisco Ramírez de León (1669-1730) de San Pablo Etla y principal del cacicazgo de Etla fue conocido por sus ilícitas transacciones y malos manejos, quien realizó un contrato de renta de un rancho por 30 pesos anuales con hacienda de Llanera Lazo. Pronto los arrendamientos de propiedad y el agua terminaron por generar múltiples conflictos entre los pueblos vecinos quienes pedían el vital líquido para mantener vivos sus molinos y tierras de labor, así comenzaría el decaimiento de la producción y el poco rendimiento de las haciendas provocando su quiebra.

Documentos existentes en el Archivo General del Estado de Oaxaca dan una idea del trabajo y rendimiento de los molinos de Lazo en la época, uno de ellos se encuentra en el Fondo Gobierno, Industria y Comercio, Haciendas, Ranchos y molinos 1889. En el cual por medio de un telegrama al Gobernador Albino Zertuche, dan un informe de la cantidad de piedras existentes en los diferentes molinos de harina de trigo en el estado, contabilizando 7 piedras de primera en los Molinos de Lazo. Para ese entonces señalan como dueño a Ignacio Cajiga, quien reporta 5 piedras y 130 arrobas de trigo, menciona que trabaja todo el año.

Se tienen también documentos de octubre de 1921 de un Padrón general del censo de habitantes y casas correspondientes a la Hacienda de Molinos de Lazo el cual menciona las denominaciones de casas y calles.

En la actualidad, es una lástima que después de tener la certeza de la importancia histórica de ésta Hacienda, se encuentre en el abandono. Los conflictos de posesión parecen seguir en estos días, sin que podamos ver el rescate e interés de esta hacienda; por lo puede seguir perdiendo su valía y su memoria terminada en escombros.
Invito a conocer estos y muchos más documentos históricos albergados en el Archivo General del Estado de Oaxaca, su consulta está disponible a todo aquel que quiera investigar y conocer su identidad.

CRÓNICA DE LAS ACTIVIDADES SUSTANTIVAS REALIZADAS POR LA
DIRECCIÓN DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DURANTE LA CUARENTENA

[spacer size=»15″] Ante la emergencia sanitaria y las medidas de protección y la Jornada Nacional de Sana Distancia, decretadas por el Gobierno del Estado de Oaxaca a raíz del COVID-19, a mediados del mes de marzo de 2020, el equipo de la Dirección de Clasificación de Archivos del Archivo General del Estado de Oaxaca, se dio a la tarea de implementar de manera rápida y ágil, diversos cursos de capacitación, asesorías, validaciones de instrumentos de control archivísticos y de baja documental, para lo cual lanzó una convocatoria por conducto de la página web del AGEO.

Mediante el uso intensivo de los correos electrónicos, las comunicaciones telefónicas, las reuniones virtuales y el intercambio de mensajes y textos, a través de distintos grupos de chat, y de conformidad con las atribuciones, actividades y procedimientos establecidos tanto en el Reglamento Interno, como en los Manuales de Organización y de Procedimientos del Archivo General, en las últimas semanas se ha logrado atender en tiempo y forma, y dar seguimiento a las necesidades específicas de los distintos sujetos obligados por la Ley General de Archivos, en armonía con la recién promulgada Ley Estatal de Archivos, cumpliendo igualmente con las metas e indicadores de gestión del programa del 2020.

Los funcionarios responsables y el personal operativo de los departamentos de Investigación y Asesoría Archivística y Clasificación, Descripción y Resguardo Documental y de la propia Dirección de Clasificación de Archivos, han mantenido una comunicación constante entre ellos, así como han interactuado de manera permanente con aquellos servidores públicos responsables de las unidades y departamentos de archivo en las distintas dependencias de gobierno, instituciones y órganos desconcentrados y autónomos.

Derivado de lo anterior, se hace a continuación una brevísima reseña de aquellas actividades sustantivas realizadas trabajando desde casa (mediante el llamado home office).

En primer lugar, se hizo una evaluación de las capacidades existentes y se concretó, de manera oportuna, una oferta atractiva de asesorías y capacitaciones en línea, poniéndolas a disposición de todos los interesados en los entes públicos, a través del portal del AGEO en internet, contando para ello con la valiosa colaboración de la Unidad de Difusión, habiéndose diseñado un formato de registro y de citas, el cual está disponible desde el 9 de abril dirigido a todos los sujetos obligados, contemplados en la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca publicada en el Periódico Oficial en febrero de 2020. El enlace es el siguiente: https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/citas-para-asesorias-y-capacitaciones-2020/

En coordinación con la Dirección General y Subdirección General del AGEO, se renovaron, actualizaron y adecuaron dichas capacitaciones y asesorías, dando lugar a una oferta muy atractiva y práctica, de conformidad con los nuevos requerimientos legales, las tareas sustantivas y la vasta experiencia adquirida a lo largo de los años, en la Dirección de Clasificación de Archivos.

Los cursos de capacitación y las asesorías ofrecidas entre marzo y mayo de 2020 han sido las siguientes:

• – Introducción a la gestión documental y la administración de archivos
• – Sistema Institucional de Archivos
• – Procesos técnicos para el Archivo de trámite y la Unidad de correspondencia
• – Procesos técnicos del Archivo de concentración
• – Valoración documental. Procesos y criterios
• – Taller de Cuadro General de Clasificación Archivística
• – Taller de Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)
• – Introducción para los trámites de Baja Documental
• – Taller de identificación de documentación con valor histórico

[spacer size=»15″] [spacer size=»15″]

Como dato relevante cabe destacar que al 15 de mayo de 2020, el AGEO ha realizado 30 asesorías y 11 capacitaciones a diez instituciones, con un total de 143 servidores públicos asistentes, teniendo programadas 16 capacitaciones más -a las que seguramente se agregarán otras, aquellas que en los próximos días y semanas se vayan solicitando y concertando, ya que las instituciones podrán continuar haciendo uso de esta herramienta de trabajo a través del portal institucional, vía internet.

De conformidad con la normatividad vigente, los inéditos tiempos actuales, las circunstancias cambiantes, las capacidades y nuevas modalidades de trabajo, las capacitaciones y asesorías que se ofrecen en línea han acercado aún más, al Archivo General con los sujetos obligados y las demás instituciones públicas y privadas que requieren de su orientación y asesoría, favoreciendo así una labor eficaz, eficiente y continua de los archivos, la cual resulta indispensable en medio de la pandemia, para la gestión de un gobierno trasparente que ha hecho de la modernización administrativa, una divisa para servir a la ciudadanía.

En el AGEO, seguiremos trabajando a distancia para construir los cimientos de una sólida cultura archivística y una comunidad de archivistas en Oaxaca.

La Dirección de Clasificación de Archivos del AGEO impartió la capacitación «Introducción a la didáctica en línea» al personal de Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México, A.C. (ADABI).

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA

Un encuentro con la historia:
Difundir nuestro patrimonio documental fortalece nuestro sentido de pertenencia.

Por Hanne Jiménez Turcott

“Un encuentro con la Historia”, es un programa de difusión presencial del patrimonio cultural documental como servicio público, que brinda el Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO), desde una perspectiva de gestión cultural.

En sus inicios, el Archivo se encontraba en el Palacio de Gobierno. En 1929, se le asigna la casa que actualmente alberga al Museo de Arte Prehispánico de México Rufino Tamayo. En 1970 el Archivo General de Gobierno se traslada a la parte posterior del recinto del ex convento de los Siete Príncipes. Miles de documentos de la época virreinal hasta el siglo XX se encontraban resguardados en instalaciones poco propicias para su conservación y organización. El proyecto de rescate documental inició en 2011, de la mano de la Asociación Civil de Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México (ADABI), el cual consistió en estabilizar, organizar y clasificar los archivos históricos. Paralelamente, se desarrolló un proyecto arquitectónico que albergaría los documentos rescatados. En 2017, por decreto se crea el Archivo General del Estado de Oaxaca y abre sus puertas al público, como una institución que promueve la organización de archivos, preserva, incrementa y difunde el Patrimonio Documental del Estado de Oaxaca, con la finalidad de salvaguardar la memoria estatal a corto, mediano y largo plazo.

La nueva sede está ubicada en el Parque “Las Canteras”, en el Municipio de Santa Lucía del Camino, lugar emblemático del cual fue extraída la cantera verde con la que se construyeron muchos de los edificios de la ciudad de Oaxaca, en la época colonial.

Oaxaca es un territorio integrado por 570 municipios con una gran diversidad tanto natural como cultural, que consta de 16 pueblos indígenas y un pueblo afrodescendiente. A través de los años, este característico escenario ha generado una vasta herencia cultural que vemos reflejada en la memoria escrita de la administración pública del Estado de Oaxaca, en los ramos: económicos, políticos, sociales y culturales.

El AGEO resguarda más de tres kilómetros lineales de documentación, lo cual lo convierte en el segundo archivo histórico más grande del país. Está integrado por documentos, expedientes, planos, mapas y libros que datan desde 1574 hasta 1950 y se encuentran clasificados en cinco fondos documentales: Gobierno, Milicia, Registro Civil, Hacienda y Justicia.

Por otra parte, el recinto del AGEO es ya un referente de arquitectura contemporánea a nivel internacional. Su creador, el arquitecto Ignacio Mendaro, realizó un diseño amigable con el medio ambiente que no solo incluyó el edificio del Archivo, sino también a los espacios aledaños y con ello convirtió la zona en un desarrollo urbanístico con atracciones culturales, deportivas y recreativas. El edificio tiene acceso incluyente y está integrado por seis cuerpos, que hacen un homenaje a la arquitectura colonial de México y Oaxaca. Esto influyó para que le otorgaran el “Premio de Arquitectura Española Internacional 2019”, el “Premio Obras CEMEX 2017” en la categoría “Espacio Colectivo”, y los premios especiales “Innovación en la Construcción Internacional”, “Innovación en la Construcción en México” y “Edificación Sostenible en México”.

Por todo lo anterior, el AGEO es una institución pública que oaxaqueñas y oaxaqueños deben darse el tiempo para conocer y disfrutar. Un aspecto muy importante es el servicio de consulta de documentos históricos, abierto tanto a estudiantes e investigadores oriundos como foráneos, también a personas provenientes de municipios del estado de Oaxaca que requieran consultar archivos de su interés. Así mismo, niñas, niños, jóvenes, adultos y adultos mayores, visitan las instalaciones porque este Archivo se caracteriza por tener una programación de actividades culturales y académicas que se llevan a cabo en áreas públicas.

Otra forma de acercarse al Archivo, es a través de “Un encuentro con la Historia”, programa permanente que surge en 2017 dirigido a estudiantes, el cual consiste en dar a conocer las instalaciones y concientizar sobre la importancia e impacto que tienen los archivos para la sociedad. El programa se estructuró desde un enfoque de gestión cultural, debido a la formación profesional que tengo y a la labor que desempeño en la Unidad de Difusión del AGEO, por lo tanto, el concepto de patrimonio cultural se aborda desde una visión de derechos humanos. En este sentido, el patrimonio documental además de percibirse como una fuente primaria de información, se considera como parte identitaria de cohesión territorial, cultural y social. Acceder a los archivos históricos es un derecho tanto a la información como a nuestra cultura. Quien es partícipe de “Un encuentro con la historia” realiza un recorrido donde la estética, la memoria escrita como herencia cultural y un relato histórico, están presentes y coadyuvan a lograr una experiencia especial.

Finalmente, hago una atenta invitación a las instituciones educativas para que, terminando la contingencia sanitaria que vivimos actualmente, participen en el programa. Es reconfortante como gestora cultural oaxaqueña generar un diálogo horizontal y considero como un acierto las herramientas que utilizo como actriz durante el recorrido, puesto que permiten sensibilizar al visitante sin importar la edad que tenga. Cuando socializó la labor de organización, preservación, descripción y difusión de nuestro patrimonio documental con estudiantes de primaria, secundaria, bachillerato y de nivel superior, provenientes de la ciudad, de comunidades indígenas y de otros estados del país, el impacto es objetivo, porque además de escuchar sus comentarios y leer las observaciones que dejan en la bitácora de este programa, es inevitable percibir su sentido de pertenencia, admiración, respeto y orgullo al saber que hay un edificio que resguarda la memoria escrita de nuestros ancestros en expedientes de la administración pública. Estoy segura que muchos de estos estudiantes en un futuro próximo regresarán a realizar investigaciones de archivos para generar conocimiento.

---

Fuente de información.
Periódico oficial del Gobierno del Estado de Oaxaca, Poder Ejecutivo Quinta Sección, sábado 10 de Noviembre del año 2018.

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA

LA COMUNICACIÓN DIGITAL COMIENZA POR ORGANIZAR EL ARCHIVO PERSONAL: ESCANEA TUS DOCUMENTOS

Por Stella Camargo y Jorge Álvarez

De repente, debimos quedarnos en casa para cuidarnos y evitar la propagación de un virus; ya no hubo que ir a la oficina, ni a la escuela, ni a ningún lugar. En las últimas semanas hemos debido asumir nuevos o antiguos roles y aprender sobre la marcha a convivir y trabajar de manera distinta. Nos hemos dado cuenta de que tenemos limitaciones o somos analfabetas digitales, a pesar de que pensáramos lo contrario: los millennials y adolescentes han descubierto que saben manejar la realidad virtual principalmente para interaccionar socialmente, pero tienen dificultades para aprender a distancia y comunicarse de manera significativa cuando concurren a una clase virtual. Desafortunadamente, los que tienen más posibilidades y disponen de más herramientas informáticas, creen que cultura y realidad digital es chatear, entrar a YouTube, navegar sin brújula o propósito en internet, participar en las redes sociales o reír con videos de Tik tok.

Súbitamente nos encontramos inmersos en una intensa interacción virtual que exige aprender bien y rápido nuevas habilidades y apropiarnos de otras capacidades. Como en todo el servicio público, también en el Archivo General del Estado, debimos responder y comenzar a trabajar de manera diferente. Estamos aprendiendo a reunirnos usando la telepresencia sincrónica; empezamos a entender mejor cómo tener una comunicación eficaz y cómo tomar decisiones en equipo, capacitándonos y capacitando de forma virtual. Estamos viviendo una nueva realidad, de la que se rescata y agradece el hecho de que estemos dispuestos a aprender, a innovar y a esforzarnos por cambiar un estado de cosas que hizo crisis por una enfermedad que cundió en todo el mundo.

Quienes tenemos hijos, experimentamos la trasferencia de las responsabilidades compartidas entre el maestro y la familia. Los padres debemos ayudar y lidiar con las tareas escolares, que ponen a prueba nuestros conocimientos y paciencia, porque no somos docentes y porque vivimos estresados por lo que pasa en nuestros hogares. Nos inquieta la incertidumbre y nos preocupa lo que sucederá con nuestras familias y amigos. Tampoco puede ignorarse, que la violencia intrafamiliar haya aumentado en el encierro. Quienes tienen internet y dispositivos electrónicos, se disputan el uso del mejor aparato para la reunión virtual o para la clase a distancia. En muchos hogares hay una sola computadora la cual debe ocuparse para el «trabajo» de los padres y mantener en la “escuela” a los hijos. Quienes viven en comunidades tienen que desplazarse a cibercafés y eso significa poner su salud en riesgo y también cuesta dinero. Superar la brecha digital, lograr acceso universal a internet, contar con banda ancha, disponer de una buena computadora o un mejor teléfono celular es una legítima y urgente necesidad colectiva, pero falta un largo camino por recorrer para lograr esta democratización.

El coronavirus desnuda muchas carencias, retos y oportunidades para dar un salto cualitativo y entrar de lleno al mundo digital, y está haciendo aún más notorias las desigualdades sociales. Uno de los retos es cómo hacer uso y facilitar el acceso de manera remota a los archivos de las dependencias de gobierno, mientras permanecemos en casa guardando la sana distancia. Las medidas preventivas han hecho patente la importancia crucial de contar con respaldos digitales de la documentación oficial en trámite y aún más urgente, el contar con una normatividad que asegure una gestión eficaz y trasparente de los documentos digitales. ¿Tiene la misma validez legal y los efectos administrativos un correo electrónico, que una comunicación oficial sellada y firmada de recibido? ¿Qué consecuencias tendrá el trabajo a distancia para las tareas y los servicios gubernamentales?. Muchos debemos combinar el uso de correos institucionales y personales, sin el cuidado debido de que el correo oficial sea solamente para asuntos laborales y el personal para lo personal. Los servidores públicos del Estado debemos cumplir con los Lineamientos para el intercambio de información oficial a través de correo electrónico institucional como medida complementaria de las acciones para el combate de la enfermedad generada por el virus SARS-CoV2 (COVID-19) publicados en el DOF el 17 de abril pasado, y hemos empezado a hacerlo. Aprenderemos sobre la marcha con el objetivo de tener una administración moderna y servir mejor a los ciudadanos.

El avance de las comunicaciones digitales y la realidad virtual, están mostrando sus bondades y ventajas y también nuestras limitaciones. Por ende, debemos reconocer la necesidad de prepararnos y estar dispuestos a aprender. Si vamos en dirección de una mayor comunicación digital, de una educación en línea y de nuevas formas de combinar labores presenciales y el trabajo remoto, vamos a necesitar cambiar buena parte de nuestra cultura informática, laboral y pedagógica, y no sólo creer que es asunto de disponer de más y mejores herramientas tecnológicas. Hay que asumir los múltiples retos del mundo digital al que nos catapultó la pandemia.

Por ello, en esta ocasión subrayamos la importancia de organizar nuestros archivos y digitalizar nuestros documentos personales. No es cuestión de tener un escáner muy sofisticado, pues contamos con una poderosa herramienta a la mano: nuestro teléfono móvil inteligente. Casi todos los celulares ofrecen o pueden descargar diversas aplicaciones para escanear, lo cual es más recomendable que tomar una simple fotografía.

Digitalicemos nuestros documentos personales en estos días de confinamiento, pero lo primero es organizar el trabajo y capacitarnos. En Google y en YouTube podemos encontrar cuáles son las mejores opciones para digitalizar usando la cámara de nuestro teléfono móvil y poder escanear con una buena resolución al menos los siguientes documentos: identificaciones oficiales, actas de nacimiento, credenciales de elector, licencias, pasaportes, escrituras de propiedades, facturas de automóviles y otros bienes muebles de valor; certificados escolares certificados y cuentas de ahorro e inversión; pólizas de seguros; testamentos y documento de voluntad anticipada.

Sin que haya punto de comparación entre la calidad de la imagen de un teléfono celular a la que se logra con un buen escáner, aun así es recomendable tener documentos importantes en un soporte digital. Y si esas «copias digitales» no tuvieran validez legal, resultan muy útiles pues contienen información que puede ser utilizada, reproducida, trasmitida y almacenada, sin tener que depender de su obtención, de manera presencial, en el archivo del que procedan. Estos documentos digitalizados mediante el teléfono deben guardarse en un lugar seguro, ya sea en “la nube”, en una memoria USB o en el disco duro de una computadora, NO en teléfonos sin contraseña.

Finalmente, tengamos presente que uno de los desafíos de la comunicación digital y la capacitación en línea es que nos ubica en un proceso constante de autoaprendizaje, lo cual demanda paciencia, disciplina, autonomía y capacidad de concentración. De la mano de los más jóvenes, en colaboración con amigos, colegas y vecinos, seamos partícipes del mundo digital. Una manera de hacerlo es interesarnos en ordenar nuestros archivos, lo cual significa organizar y poner en resguardo nuestros documentos personales y familiares, para tener acceso a ellos de manera fácil y expedita, no solo conservándolos en papel, sino en forma digital. Ello nos permitirá adaptarnos mejor a los cambios profundos que irán en aumento. Dejemos de guardar solo papeles importantes, tengamos nuestros archivos personales con un respaldo digital para ayudarnos a comunicarnos y a vivir mejor.

Como parte de las acciones del AGEO para continuar nuestras labores desde casa, a través de la Dirección de Clasificación de Archivos con sus Departamentos de Investigación y Asesoría Archivística y el Departamento de Clasificación, Descripción y Resguardo Documental, contamos en nuestra página oficial con una Oferta de Asesorías y Capacitación en línea en la cual se imparten temas archivísticos de acuerdo a las necesidades de los Entes Obligados.

Tenemos el gusto de presentarles las imágenes capturadas desde casa de los servidores públicos que han cursado en línea las capacitaciones en este mes de abril referentes a: Sistema Integral de Archivos y Grupo Interdisciplinario, Valoración Documental, Cuadro General de Clasificación Archivística, de las siguientes instituciones:

• – Casa de la Cultura Oaxaqueña
• – Universidad Tecnológica de los Valles Centrales de Oaxaca
• – Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios

Con la oferta en línea de Capacitaciones y Asesorías deseamos dar lo mejor de nuestra institución y tener la atención plena a las Instituciones que lo soliciten, por lo que les invitamos a visitar nuestro link y solicitarlas.

CRÓNICAS DEL AGEO EN TIEMPOS DEL COVID-19

El Archivo General del Estado de Oaxaca, en atención a las medidas preventivas dispuestas por el Gobierno del Estado para hacer frente a la contingencia sanitaria provocada por la pandemia del COVID-19, permanece cerrado desde el 20 de marzo, habiendo suspendido de manera temporal, las labores presenciales y el acceso al público. Sin embargo, sus directivos y trabajadores continúan laborando a distancia, cumpliendo con las actividades esenciales.

[spacer size=»10″] Quienes integramos el equipo del AGEO hemos debido permanecer en nuestras casas, cuidándonos y cuidando a los demás, y desde ahí, guardando sana distancia, seguimos y seguiremos realizando nuestras tareas. Las fotografías que se anexan a esta primera crónica muestran el extraordinario edificio del AGEO vacío, sin trabajadores y usuarios, sin la presencia de investigadores o de ciudadanos, adultos, jóvenes y niños que acuden diariamente a hacer uso de sus magníficos espacios públicos y a consultar los acervos y las bibliotecas. Los diversos funcionarios responsables de las unidades de archivo que antes acudían, todos los días y semanas a capacitarse al Archivo General, también han debido ausentarse. No obstante, el AGEO se ha mantenido activo en medio de la contingencia, realizando labores y actividades sustantivas. En primer lugar, los funcionarios y trabajadores atienden las distintas tareas que tienen encomendadas, en estrecha comunicación, con las dependencias del gobierno, otorgando máxima prioridad a la custodia y conservación del valiosísimo patrimonio documental que tienen bajo su responsabilidad. La prioridad ha sido y será la custodia de los acervos, para lo cual se mantienen el monitoreo permanente de los repositorios.

Asimismo, se vigila diariamente el buen funcionamiento y mantenimiento del inmueble ubicado en la Ciudad de las Canteras. Se realizan labores conjuntas en equipo, en grupos reducidos de trabajo, para poder continuar realizando, de manera coordinada, aquellas tareas fundamentales de preparación de la investigación histórica institucional, consultando de manera remota inventarios, guías, bases de datos e instrumentos de consulta, a fin de identificar, seleccionar y digitalizar documentos, con miras a continuar con la realización de los proyectos programados. Ello ha permitido, por ejemplo, dar a conocer de manera oportuna a la ciudadanía y al público interesado, usando distintos medios de comunicación, documentación histórica relevante sobre la epidemia de la gripe española ocurrida en el Estado de Oaxaca entre 1918 y 1922. También, continuar con los preparativos de diversas iniciativas, trabajos de colaboración con otras instituciones y exposiciones previstas para los meses venideros. Igualmente, han redoblado sus esfuerzos orientados a emitir recomendaciones y ofrecer guías y orientaciones prácticas para asegurar el buen manejo y la conservación de los acervos documentales y bibliográficos en medio de la pandemia del coronavirus. Varios funcionarios del AGEO, a su vez, se han capacitado y tomado cursos en línea sobre normas nacionales e internacionales, a fin de hacer frente a los retos futuros y aprovechar también las oportunidades que plantea la realidad de las comunicaciones digitales y del trabajo a distancia que van en aumento con el correr de las horas y los días, las cuales modificaran las maneras de trabajar en los archivos.

El AGEO sigue colaborando, de manera decidida, con otras instituciones culturales, públicas y privadas, y en contacto con los funcionarios responsables de diversas dependencias que siendo sujetos obligados, tanto por la Ley General de Archivos, como por la recién promulgada Ley Estatal de Archivos, requieren sin retraso de asesorías sobre temas específicos de Archivonomía, de orientación y de cursos breves de capacitación a distancia, sobre cuadros de clasificación, valoración y bajas documentales y otras tareas fundamentales para la organización sistemática de los archivos, los cuales se han venido ofreciendo, haciendo uso de la comunicación telefónica directa, de mensajes de texto, de correos electrónicos, a fin de celebrar semana a semana reuniones y cursos en línea, mediante el uso intensivo de las plataformas digitales asegurando así, la buena marcha y la debida gestión documental en las unidades de archivos de las dependencias y organismos, contribuyendo también, junto con la UNESCO, la Asociación Latinoamericana de Archivos y el Consejo Internacional de Archivos entre otras organizaciones, a demostrar la importancia creciente y fundamental de mantener los archivos abiertos, vivos y accesibles al público, con el fin de sustentar las tareas de gobierno, para asegurar el acceso a la información pública gubernamental y continuar edificando las bases de la sociedad de la información y la generación conocimientos.

El Archivo General lleva a cabo, también, la labor intrínseca de documentar sus propias tareas, en particular en estos tiempos extraordinarios y complejos los cuales plantean retos para todos, dejando constancia plena mediante evidencias documentales y fotográficas de su quehacer, y del avance y seguimiento de sus gestiones administrativas, como órgano desconcentrado de la Secretaria de Administración del Ejecutivo estatal. Es por ello, que en el AGEO hemos decidido iniciar una serie de crónicas y narrativas breves sobre las diferentes labores que las direcciones y los respectivos departamentos del Archivo General están llevando a cabo, a lo largo de las semanas de distanciamiento social que debió establecerse a partir de marzo para contrarrestar la propagación del coronavirus y reducir al máximo los contagios, con el propósito fundamental de difundirlas y darlas a conocer al público, a los servidores públicos y a la ciudadanía, con base en el principio de máxima exposición, las responsabilidades y actividades del Archivo General, teniendo como objetivo preparar de la mejor manera posible el retorno a las labores presenciales, lo cual exigirá cambios profundos en la manera de trabajar y de ofrecer servicios a los oaxaqueños.

Los tiempos inéditos que estamos viviendo en Oaxaca, en México y en el mundo, ofrecen una oportunidad única para difundir de manera mas amplia y eficaz las importantes tareas en el Archivo Histórico, incluidos los trabajos de recepción y expurgo, de conservación y restauración, de reprografía y de digitalización de documentos y materiales gráficos y sonoros. Así como el trabajo permanente de investigación y clasificación de archivos de concentración y de trámite, que demandan una preparación y capacitación permanentes.

Sin lugar a duda y no obstante la incertidumbre omnipresente, importantes transformaciones llegarán e impactarán en la manera en que trabajan y dan servicio los archivos públicos y privados y las bibliotecas, como resultado de los cambios de todo orden que traerá esta pandemia en el corto y largo plazos.

En esta ocasión invitamos a los lectores a apreciar algunas imágenes del AGEO registradas durante estos largos días y semanas de la contingencia del COVID-19, para hacer un llamado y tener presente siempre que sin archivos ordenados, vivos y accesibles, no hay una administración gubernamental moderna y eficaz, ni transparencia y rendición de cuentas, pero tampoco las bases para ejercer nuestra memoria histórica.