ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA

REPROGRAFÍA Y ARCHIVOS

Por Stella Camargo Quiñones

Desde que el hombre existe ha querido transmitir, guardar y recuperar información con diferentes propósitos y métodos que van de la memorización, hasta servidores de almacenamiento en la nube; el manejo de la información ha sido afectado con eventos como la creación del alfabeto, la invención de la imprenta, el surgimiento de las máquinas de escribir, el descubrimiento de la fotografía, el desarrollo de fotocopiadoras xerográficas, la invención del escáner y la constante evolución de las computadoras.

Con el paso del tiempo y los nuevos inventos aparecen métodos y técnicas para reproducir un documento. Todos hemos necesitado una copia de un documento original y hoy en día es fácil: sacas una fotocopia o simplemente tomas una foto con tu celular. Pero no siempre ha sido así, durante muchos años existió el oficio de escribano, ellos se dedicaban a escribir los originales y a hacer copias de los documentos a mano (manuscritos). Con la aparición de la máquina de escribir y de los documentos mecanografiados (mecanuscritos) se podían sacar copias poniendo el papel que serviría de original y hasta tres hojas de papel copia (más delgado y en colores pastel) junto con el papel carbón; el problema es que la tercera copia difícilmente era legible.

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¿Qué es la reprografía?
Una acepción de reprografía dice que es el “conjunto de técnicas que permiten reproducir por copia o por duplicación un documento original sobre un soporte ordinario o especial”.

Reproducción por copia
Consiste en la multiplicación a partir del documento mismo o mediante un negativo intermedio, es decir, como su reflejo en un espejo. Las técnicas de reproducción por copia son: xerografía (fotocopia), fotografía, microfilmación y digitalización. En el ámbito de los archivos, este tipo de reproducción es muy útil porque la copia conserva exactamente las cualidades del original, PERO NO los valores primarios (administrativo, legal, contable o fiscal), ni los secundarios (informativo testimonial y evidencial).

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Reproducción por duplicación
Es un método similar a la imprenta que se basa en crear un modelo (cliché o placa) y con base en el, se multiplica el número de ejemplares deseado. Las técnicas de reproducción por duplicación son: tipografía, litografía off-set, serigrafía y huecograbado. Para entender esta reproducción pensemos en los sellos que se usan en el jardín de niños. Ejemplo: el sello de goma en relieve de un león, viene de un dibujo original en papel del animalito, el cual sirvió de base para su elaboración. Con el sello se hacen todas las copias que se requieren en los cuadernos de los niños.

Este tipo de reproducción es de menor importancia en los archivos porque las copias aunque conservan la información del original no siempre mantienen todas sus cualidades, como tipo de letra, tamaño, color, etcétera. Para entender mejor este punto, en el caso de un catálogo editado por diferentes editoriales, los ejemplares no son iguales físicamente pero sí en su contenido informativo.

Soporte normal y soporte especial
Otra parte de la definición de reprografía menciona que el soporte puede ser “ordinario o especial”; recordemos que el soporte más usado para los documentos es el papel. Para aclarar este punto, un soporte normal no requiere ningún tratamiento para poder efectuar la reproducción, es decir el “soporte ordinario”, algo que no ocurre con un soporte especial, el cual sí requiere tratamiento. Por definición un soporte especial es cuando este debe ser tratado con alguna sustancia para que sea posible llevar a cabo la reproducción. El mejor ejemplo de este tipo de soportes lo tenemos en la fotografía como se conocía antes de las cámaras digitales.

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Para tomar fotos era necesario una película que venía en un rollo de 12, 24 o 36 exposiciones. Esa película sensible a la luz, tratada con una emulsión generalmente de sales de plata, se introducía a la cámara cuidando de no “velarla” (exponerla a la luz) y luego debía ser revelada en un cuarto oscuro con algunos químicos. Sin todo lo anterior era imposible lograr una foto. Este es entonces un soporte “Especial”. En los Archivos el soporte “especial” por antonomasia es la microfilmación (relacionada con la fotografía) y de la cual hablaremos en otro artículo.

La reprografía que se lleva a cabo en los archivos de trámite, concentración e histórico, está estrechamente ligada al ciclo vital de los documentos, por lo tanto, el propósito en cada uno de ellos es diferente. Vale anotar que en el archivo histórico una vez digitalizados los documentos NO SE PUEDEN ELIMINAR LOS ORIGINALES por ser de conservación permanente.

En el Departamento de Reprografía del Archivo Histórico del Archivo General del Estado del Oaxaca se usan tres técnicas de reproducción por copia: fotografía, microfilmación y digitalización. Sobre el tema de los archivos digitales ahondaremos próximamente.

Les enviamos nuestros mejores deseos para esta navidad y el año que se avecina y los invitamos al Archivo General del Estado de Oaxaca. Sin archivos ordenados no hay transparencia, ni historia, ni cultura.

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA

DESEMPOLVANDO LA HISTORIA

Por Rosa Ángela Flores González.

Hablar sobre el Proyecto del Rescate del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca y pertenecer al equipo de colaboradores capacitados por especialistas para rescatar del polvo y descuido la memoria de OAXACA, me llena de orgullo y satisfacción.

El objetivo de este artículo es compartir parte de la experiencia y el aprendizaje que fuimos obteniendo a través de los años rescatando la historia. En el inicio, la primera labor fue aprender a distinguir la forma en que están hechos los documentos, familiarizarnos con los materiales y herramientas para manipularlos con seguridad y cuidado sin imaginar que pronto se llevaría a cabo el primer traslado del Archivo Histórico. El día llegó, con nervios pero con mucho entusiasmo acudimos con equipo de seguridad adecuado, preparados física y mentalmente se comenzó el traslado entre documentos y libros antiguos que se encontraban en cajas, paquetes amarrados sobre un soporte de cartón, colocados en estanterías en mal estado. Durante el traslado del acervo se hizo evidente la cantidad de polvo y documentación dañada. La falta de mantenimiento donde se encontraban y la manipulación inadecuada, dio como resultado su avanzado grado de deterioro; esto y la gran cantidad de documentos, hizo imposible hablar de la restauración minuciosa del archivo en un primer momento, es por eso que se optó por la Estabilización, y entonces el proyecto del Rescate del Archivos se enfocó en DESEMPOLVAR LA HISTORIA.

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Pero, ¿Qué es estabilización y cuál es su objetivo?
Estabilización es parte de la Conservación de un conjunto de documentos; los principales procesos involucrados son la LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN. Se trata de una medida destinada a detener el deterioro con el fin de prolongar su utilización, dejarlos estables, libres de polvo, elementos ajenos y hongos y prepararlos así para el siguiente paso, ya sea la Restauración o si el estado de conservación lo permite, su consulta.

Una vez capacitados, la principal estrategia fue la limpieza, comenzando por el exterior de cada unidad con aspiradora; si el expediente venía amarrado se conservaba de esa forma. Mientras se avanzaba con la limpieza externa, fuimos limpiando puntual y manualmente hoja por hoja de cada expediente; dependiendo del tipo de suciedad, utilizamos aspiradoras o brochas de cerdas suaves que se elaboraron y adaptaron al tamaño del papel deslizándola del centro hacia los extremos, arrastrando el polvo, tierra, excretas de insectos, restos de tinta carbonizada y otros elementos, al exterior del documento donde colocamos un trapo húmedo sin tocar el papel, para evitar esparcirlo nuevamente.

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Al ir limpiando la documentación observamos que materiales metálicos como clips, broches, remaches y grapas que se eliminaban, dejaron manchas de oxidación que debilitan al papel, estos elementos se removieron con bisturí y goma, sustituyendo el material eliminado por bandas de papel.

Una vez limpios y controlados los factores de deterioro, los documentos se colocaron entre guardas de papel cultural, ubicándolos dentro de las cajas de archivo, conservando estrictamente el orden y elaborando fichas de diagnóstico, quedando disponibles para los futuros procesos requeridos. Al finalizar cada jornada de limpieza se desinfectaba la mesa de trabajo para evitar que las esporas y suciedad contaminaran el ambiente y fueran un foco de enfermedades para el personal. Es así como fui descubriendo día a día la importancia de la LIMPIEZA en el material documental.

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Después de 6 años de trabajo en el Archivo, he aprendido que el hombre es generalmente el principal causante de los daños y en la mayor parte de los casos, este deterioro tiene que ver con actitudes como la ignorancia, el descuido y el vandalismo. La manipulación cuidadosa del documento es muy importante para su conservación y necesitamos crear conciencia sobre la preservación de nuestros acervos documentales y tratar de comprender la trascendencia que tienen en nuestro devenir, como parte de la memoria y como testimonio de hechos que con el pasar de los tiempos, formaran parte del desarrollo histórico.

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA

El libro al desnudo

Por Flavio Gómez Reyes

Es bien sabido que los archivos documentales no han sido valorados, se han dejado en el olvido por mucho tiempo y para guardarlos se ha recurrido a lugares poco adecuados, húmedos, oscuros, mal ventilados, mal iluminados, como edificios coloniales o incluso en los sótanos. Además de no contar con personal capacitado para su manejo, al grado de que en ocasiones han llegado a ser mutilados. Motivo por el cual los documentos, libros, fotos, planos y demás material se han deteriorado a tal grado, que en muchos casos es tan grave que poco o nada podemos hacer para rescatarlos.

Los libros del Archivo General del Estado de Oaxaca padecieron de estas condiciones, como resultado tenemos algunos libros sin cartera, que en su momento fueron encuadernaciones bien terminadas ya que existen varios ejemplares en buenas condiciones.

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Cuando recibimos un libro en el taller de restauración lo primero que hacemos es limpiarlo, aspirarlo y desinfectarlo si lo necesita. Valoramos el deterioro que ha sufrido para el trabajo que requiere. Después intervenimos el cuerpo, de ser necesario se le hacen injertos, laminados a las hojas; refuerzo o reposición de costura, injertos o reposición de guardas dependiendo del caso.

Como parte del proceso de restauración, cuando nos encontramos ante un caso en el que solo tenemos el cuerpo del libro “al desnudo”, buscamos indicios del tipo de encuadernación y el o los materiales que lo recubrían. En caso de no encontrar ningún dato procedemos a encuadernarlo con el mismo estilo y con materiales similares a otras encuadernaciones de la misma temporalidad.

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El cuerpo del libro que ilustra este artículo es del siglo XIX, una pieza de gran tamaño y muy pesado, características por las cuales nosotros los llamamos libros de gran formato.

Se le hizo una encuadernación rígida entera en gamuza, con cartones de un centímetro de espesor, proporcional al tamaño del cuerpo. Se trabajó un endose en la lomera adecuado para que soporte el peso, no pierda flexibilidad y no tengamos problemas a la hora de abrirlo durante la consulta.

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Se le hicieron cabezadas falsas en gamuza teñida, el lomo es también en cartón de un centímetro de espesor con una media caña (curvatura) muy pronunciada.

Estos libros son tan grandes que para recubrirlos se requiere de una piel completa y en algunos casos se tiene que empalmar o trabajar otro estilo de encuadernación. En este caso el recubrimiento fue de una sola pieza, en color tabaco. Cuando se usa piel para recubrir, debemos desvirar (rebajar la piel) todos los bordes y las zonas de la cañuela; en este ejemplar, decidimos que en las zonas el desvirado fuera mínimo para no perder resistencia del material.

Una vez que tuvimos lista la gamuza se armó la cartera a medida y después se procedió a montar el cuerpo. Por último se pegaron las guardas y nuestro libro restaurado y reencuadernado quedó terminado.

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Lo invitamos a conocer este y otros ejemplares en el Archivo General del Estado de Oaxaca.

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DEL OAXACA

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL EN EL ARCHIVO GENERAL

Por Jacobo Babines López

Profundizando en el estudio del sistema de clasificación que se implementó en el Departamento de Estadística, Archivo y Bibliotecas a partir de la década de 1930, información contenida en los expedientes que se resguardan en el fondo Gobierno, sección Archivo General del Estado, son una muestra de la riqueza que se encuentra resguardada en el AGEO.

Se ha localizado un expediente fechado el 13 de enero de 1930, donde a través del acuerdo firmado por A. García Toledo, Secretario General del Despacho del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, dispone que para ordenar de una manera uniforme los archivos General de Gobierno y de las dependencias del mismo, se remita los jefes de los departamentos de los archivos, la parte de la Clasificación Decimal, esto con la finalidad de que todos los asuntos expedidos se clasifiquen y cataloguen según las instrucciones marcadas. Acotándose que el jefe del Departamento de Estadística, Archivo y Bibliotecas, resolverá las dudas que los “Archiveros” tengan en la implementación del sistema indicado, todo esto para que los archivos funcionen de una manera uniforme, puntualizándose que para lograrlo se realizaran visitas periódicas en la inspección de la organización de los archivos.

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Este acuerdo fue dado a conocer el 14 de enero de 1930, por el C. Fidel Sandoval, subsecretario encargado del despacho, a los jefes de los departamentos de: Estado, Hacienda, Fomento, Educación Pública, Policía y Seguridad, Juez del Registro Civil, Director del Periódico Oficial y al Director de la Imprenta del Estado, quienes firmaron de enterados.

Por último, se anexaron las explicaciones preliminares del sistema de clasificación decimal: Primeramente se aclara que este sistema para bibliotecas fue ideado por el Biblioteconomista estadounidense Melvin Dewey (1851-1931), fundado en la aplicación numérica de cada uno de los grandes grupos en el que dividió filosóficamente todas las materias que abarcan los conocimientos humanos. Teniendo en consideración que la nomenclatura de Dewey se relaciona con las Ciencias Universales y a no a las necesidades a que se precisa en un archivo particular, que tiene un circulo definido de acción, se desechó de esa nomenclatura y se formó una especial adecuándose a los asuntos de la Administración de Gobierno. Decidiéndose dividir a los archivos en diez grandes grupos principales o “CLASES”, cada una fragmentada en diez DIVISIONES, y estas a su vez, en diez SECCIONES, las cuales se pueden dividir en nuevos grupos decimales, según la extensión que se requiera de cada materia.

Quedando así este Sistema de Clasificación Decimal, que se aplicaría en los Archivos del Gobierno del Estado de la siguiente forma:

0. Memorias, informes, publicaciones de la Federación y de los estados de la Republica. Imprenta del estado. Conserjería y servidumbre.
1. Sección de Gobernación (Departamento de Estado).
2. Sección de Justicia (Departamento de Estado).
3. Hacienda.
4. Fomento, trabajo y acción social.
5. Educación pública.
6. Estadística.
7. Archivo y bibliotecas.
8. Policía y seguridad (Guerra).
9. (Se deja abierto por si se crea alguna nueva clase)

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Posteriormente se enlistan las DIVISIONES y CLASES que se determinaron para la organización y clasificación de los documentos. Este sistema se desarrolló y cimentó durante las décadas de los 30´s a los 50´s, pues durante este periodo se formaron los cuadros clasificadores de cada una de las CLASES, además de anotarse en cada uno de los expedientes un código decimal que atestigua la implementación del sistema decimal, situación que permitió la organización homogénea de los archivos de cada una de las dependencias del Estado de Oaxaca.

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Toda esta información nos ha permitido desarrollar nuestros cuadros de clasificación, respetando los principios de Ente Productor y de Orden Natural. De esta forma damos testimonio que la consulta de los documentos nos permite adentrarnos en la administración de los documentos que se produjeron de una manera sistemática en el desarrollo de funciones, atribuciones y facultades de las dependencias oaxaqueñas. Situación por la cual los invitamos a que consulten los instrumentos de descripción documental, que se han elaborado para que el público Oaxaqueño se acerque a su historia y se sientan orgullosos de su identidad como Mexicanos.