{"id":4043,"date":"2019-04-16T10:55:52","date_gmt":"2019-04-16T15:55:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.oaxaca.gob.mx\/ageo\/?p=4043"},"modified":"2019-10-23T11:08:09","modified_gmt":"2019-10-23T16:08:09","slug":"gestion-documental-y-administracion-de-archivos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.oaxaca.gob.mx\/ageo\/gestion-documental-y-administracion-de-archivos\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n documental y administraci\u00f3n de archivos"},"content":{"rendered":"

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE OAXACA<\/strong><\/h2>\n

GESTI\u00d3N DOCUMENTAL Y ADMINISTRACI\u00d3N DE ARCHIVOS<\/strong><\/h1>\n

Por Julio Le\u00f3n Z\u00e1rate<\/strong><\/p>\n

En el quehacer cotidiano de las personas e instituciones \u00bfqu\u00e9 implica gestionar y administrar?. la Real Academia de la Lengua Espa\u00f1ola las define as\u00ed: para la primera \u201cllevar adelante una iniciativa o proyecto\u201d y para la segunda, \u201cdesempe\u00f1ar o ejercer un cargo, oficio o dignidad\u201d. En ese contexto podemos citar que los documentos y archivos institucionales juegan un papel primordial, como cita Antonia Heredia Herrera, \u201cexige una doble gesti\u00f3n a partir de una clara distinci\u00f3n sustentada en actuaciones, planificaciones y funciones propias que no impiden la interrelaci\u00f3n y la coordinaci\u00f3n entre ellas\u201d.<\/p>\n

Derivado de la creaci\u00f3n del Archivo General del Estado de Oaxaca, que le permiti\u00f3 contar con una estructura donde se identificaran las atribuciones de cada una de las unidades administrativas, tomando como base el Reglamento Interno del AGEO, replicando lo citado en su Decreto y sus ejes rectores: Organizaci\u00f3n, Conservaci\u00f3n y Difusi\u00f3n; el AGEO produce documentos de archivos como parte medular de sus funciones, es por ello, que dada la actividad administrativa, se dio a la tarea de contar con responsables de las diferentes unidades archiv\u00edsticas que lo componen: Tr\u00e1mite, Concentraci\u00f3n e Hist\u00f3rico, en las diferentes etapas o ciclos de los documentos de archivo.<\/p>\n

Al implementarse la Gesti\u00f3n Documental y Administraci\u00f3n de Archivos se logr\u00f3 el buen manejo de lo que produce cada una de las unidades administrativas; de esta forma al ser el AGEO una instituci\u00f3n rectora en materia archiv\u00edstica estatal y cumpliendo con lo que mandatan la Ley de Archivos del Estado de Oaxaca, el Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca y los Lineamientos para la Organizaci\u00f3n, Conservaci\u00f3n y Custodia de los Archivos de la Administraci\u00f3n P\u00fablica Estatal de Oaxaca, se conform\u00f3 el Comit\u00e9 T\u00e9cnico de Archivos, cuyos integrantes con fundamento en el numeral 6.1.1.3 de los Lineamientos son: Coordinador de Archivos, Responsable de la Unidad Central de Correspondencia.<\/p>\n

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Responsables de las Unidades de Archivos de Tr\u00e1mite, Responsable de la Unidad de Archivo de Concentraci\u00f3n y Responsable del Archivo Hist\u00f3rico.<\/p>\n

Una de las primeras actividades del Comit\u00e9 T\u00e9cnico de Archivos fue la capacitaci\u00f3n de los integrantes para la implementaci\u00f3n del Comit\u00e9 y de los Instrumentos de Control Archiv\u00edstico, para lo cual cada una de las unidades administrativas tuvo a bien elaborar los proyectos de las funciones que le corresponden, de conformidad con la normatividad aplicable al AGEO y conformando el Cuadro General de Clasificaci\u00f3n Archiv\u00edstica.<\/p>\n

En referencia a este instrumento, cabe resaltar que la g\u00e9nesis es la identificaci\u00f3n de funciones comunes y sustantivas de la instituci\u00f3n, que a su vez se reflejan en la generaci\u00f3n de expedientes propios de las actividades y por ende de la Gesti\u00f3n Documental, es decir de la no duplicidad de documentos de archivos y expedientes.<\/p>\n

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De esta forma el Comit\u00e9 pudo conformar el Cat\u00e1logo de Disposici\u00f3n Documental que contiene valores documentales, vigencias documentales, clasificaci\u00f3n de la informaci\u00f3n y el destino final de las series producidas por las unidades administrativas del AGEO. Dado lo anterior, se permite establecer a la Administraci\u00f3n de Archivos como lo cita nuevamente Antonia Heredia Herrera: \u201ccomo esta parte de una acotaci\u00f3n territorial o institucional y de una atribuci\u00f3n reglamentaria de competencias. Su representaci\u00f3n m\u00e1s amplia y general, es un Sistema de Archivos que no es sino una estructura o plataforma administrativa en la que cada Archivo tiene su sitio y est\u00e1 relacionado con los dem\u00e1s y consta no s\u00f3lo de estas instituciones, sino de \u00d3rganos consultivos y ejecutivos, de un cuerpo legislativo y normativo y de una justa distribuci\u00f3n de recursos tanto econ\u00f3micos como profesionales que posibiliten las mayores cotas de servicio\u201d.<\/p>\n

Como conclusi\u00f3n, la correcta aplicaci\u00f3n de la Gesti\u00f3n Documental y Administraci\u00f3n de Archivos permitir\u00e1 saber qu\u00e9 tenemos, d\u00f3nde se ubica y su posterior consulta, y esto es de suma importancia, porque los archivos son la memoria administrativa e hist\u00f3rica de las instituciones.<\/p>\n

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