{"id":10567,"date":"2023-11-12T13:30:20","date_gmt":"2023-11-12T19:30:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.oaxaca.gob.mx\/ageo\/?p=10567"},"modified":"2024-03-15T13:39:06","modified_gmt":"2024-03-15T19:39:06","slug":"la-importancia-de-un-plan-de-emergencia-en-archivos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.oaxaca.gob.mx\/ageo\/la-importancia-de-un-plan-de-emergencia-en-archivos\/","title":{"rendered":"LA IMPORTANCIA DE UN PLAN DE EMERGENCIA EN ARCHIVOS"},"content":{"rendered":"

Por<\/strong> la Lic. Ana Paula Garc\u00eda Flores<\/p>\n

En el d\u00eda a d\u00eda nos enfrentamos a imprevistos, que pueden ir desde un accidente vial, hasta desastres naturales; nuestro nivel de preparaci\u00f3n impactar\u00e1 directamente en la gravedad de sus consecuencias, las cuales pueden llegar a afectarnos por el resto de nuestras vidas. Por ello, la prevenci\u00f3n es una parte crucial para mitigar desastres, que puede condensarse en un Plan de Emergencia.<\/p>\n

Si bien este art\u00edculo se enfoca en la elaboraci\u00f3n de Planes de Emergencia en Archivos, se sugiere se retomen estas recomendaciones para aplicarlo en otras instituciones, ya sean p\u00fablicas o privadas. As\u00ed mismo, el Plan de Emergencia no forma parte del Plan de Protecci\u00f3n Civil, aunque ambos deben ser complementarios.<\/p>\n

Un Plan de Emergencia es el conjunto de acciones y procedimientos para la atenci\u00f3n del siniestro con el objeto de reducir los da\u00f1os a los factores humanos y materiales; debe contemplar fases de prevenci\u00f3n, respuesta y recuperaci\u00f3n.<\/p>\n

Es de suma importancia que este plan sea considerado a largo plazo, as\u00ed mismo, debe de actualizarse constantemente y todo el personal debe de estar familiarizado con \u00e9l; tambi\u00e9n se debe resaltar que la prioridad m\u00e1xima siempre ser\u00e1 la seguridad de las personas, es s\u00f3lo despu\u00e9s de garantizar su integridad que se puede dar atenci\u00f3n a las necesidades del archivo.<\/p>\n

Para la elaboraci\u00f3n del Plan de Emergencia, se debe contemplar lo siguiente:<\/p>\n

Identificar los riesgos, tanto naturales como humanos, a los que est\u00e1 expuesto el archivo. Una herramienta importante para este ejercicio es el Atlas Nacional de Riesgos, que se puede consultar v\u00eda electr\u00f3nica. Esta p\u00e1gina permite consultar el riesgo de afectaci\u00f3n por desastres naturales a nivel de estado y municipio.<\/p>\n

Una vez identificados los riesgos, se debe determinar la probabilidad del suceso, as\u00ed como su intensidad y afectaciones al archivo, esto ayudar\u00e1 a crear una estrategia de prevenci\u00f3n, para lo cual se recomienda establecer su prioridad de acuerdo con la siguiente tabla:<\/p>\n

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Esquema de priorizaci\u00f3n de estrategias.<\/em><\/p>\n<\/div>\n

1. Se consideran actividades prioritarias, pues son f\u00e1ciles de realizar con alto impacto. Un ejemplo de esto ser\u00eda impermeabilizar toda la techumbre del edificio, o contratar un servicio de fumigaci\u00f3n.<\/p>\n

2. Actividades por considerar, ya que aportan poco aunque son f\u00e1ciles de ejecutar, como colocar carteles con informaci\u00f3n para casos de emergencia.<\/p>\n

3. Requieren mucha planeaci\u00f3n y seguimiento, para este tipo de situaciones lo m\u00e1s recomendable es contratar un servicio, en caso de contar los recursos para ello. Un ejemplo ser\u00eda optimizar la seguridad del espacio de resguardo, lo cual implica un plan integral de varias \u00e1reas, como recursos humanos en la contrataci\u00f3n de personal de vigilancia, la instalaci\u00f3n y mantenimiento de sistemas de alarma, contrataci\u00f3n de seguros, etc.<\/p>\n

4. Pueden ser postergadas o ignoradas.<\/p>\n

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Control del material con problemas de hongos.<\/em><\/p>\n<\/div>\n

Una vez concluido el estudio de los riesgos y su estrategia de atenci\u00f3n, se deben de enfocar esfuerzos en el registro y ordenamiento del archivo. Debe estar documentado al menos a nivel de inventario, de manera que se conozca exactamente qu\u00e9 se tiene y en d\u00f3nde. Posterior a esto se definen los documentos considerados prioritarios para su recuperaci\u00f3n, una vez que sea seguro el ingreso al espacio de resguardo.<\/p>\n

De acuerdo con la Norma Mexicana de Preservaci\u00f3n Documental, cada fase del Plan de Emergencia debe considerar lo siguiente:<\/p>\n

Para la Prevenci\u00f3n, se deber\u00e1n incluir las estrategias de prevenci\u00f3n antes mencionadas, as\u00ed como un programa de inspecciones peri\u00f3dicas y de mantenimiento.<\/p>\n

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Revisi\u00f3n del sistema de control de incendios.<\/em><\/p>\n<\/div>\n

Designar roles y funciones del personal, se deber\u00e1 considerar al menos un l\u00edder de respuesta, coordinadores de salud y seguridad, insumos, documentaci\u00f3n y grupos de rescate.<\/p>\n

Tener a la mano un directorio de personal e instituciones actualizado, voluntarios, proveedores, colaboradores entre otros, as\u00ed como insumos necesarios para protecci\u00f3n personal y rescate del archivo, adem\u00e1s de asegurarse que se encuentren en buen estado e inventariados.<\/p>\n

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Rehabilitaci\u00f3n de instalaci\u00f3n el\u00e9ctrica AGEO<\/em><\/p>\n<\/div>\n

Sobre el listado de documentos con prioridad de rescate, se debe de mantener en un lugar accesible, as\u00ed como un plan de rutas de acceso, traslado y resguardo.<\/p>\n

En la fase de Respuesta, se definen las acciones, prioridades y responsabilidades de los roles antes asignados, el objetivo es que el personal est\u00e9 organizado de manera que se pueda reconocer la situaci\u00f3n y actuar de acuerdo a ella lo m\u00e1s r\u00e1pida y eficientemente posible. Se recomienda que se especifiquen las acciones de rescate de emergencia a los documentos, de acuerdo a su tipolog\u00eda.<\/p>\n

Sobre la Recuperaci\u00f3n, primero se debe evaluar la situaci\u00f3n del archivo, y una vez que se considere seguro para el personal y voluntarios, establecer las rutas de traslado, espacio de resguardo e insumos para facilitar la recuperaci\u00f3n del acervo, as\u00ed como determinar las necesidades de los documentos; es decir, si durante el traslado se determina que ciertos documentos son irrecuperables, se marcar\u00e1n como candidatos para baja documental y se separar\u00e1n del resto. Durante esta fase es de suma importancia generar estrategias que permitan mantener el orden de los acervos, de manera que puedan ser reintegrados a los repositorios en su lugar designado.<\/p>\n

Estas son solo algunas recomendaciones generales para la elaboraci\u00f3n del Plan de Emergencia, es importante que cada instituci\u00f3n defina su Plan de acuerdo a sus especificaciones y necesidades, adem\u00e1s de contar con el apoyo de especialistas en la materia. Para m\u00e1s informaci\u00f3n, se recomienda consultar la Norma Mexicana de Preservaci\u00f3n Documental, as\u00ed como a su representante de protecci\u00f3n civil m\u00e1s cercano.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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