{"id":10410,"date":"2023-08-13T14:35:47","date_gmt":"2023-08-13T20:35:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.oaxaca.gob.mx\/ageo\/?p=10410"},"modified":"2024-03-12T15:01:56","modified_gmt":"2024-03-12T21:01:56","slug":"las-auditorias-archivisticas-de-los-sujetos-obligados-en-oaxaca","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.oaxaca.gob.mx\/ageo\/las-auditorias-archivisticas-de-los-sujetos-obligados-en-oaxaca\/","title":{"rendered":"LAS AUDITOR\u00cdAS ARCHIV\u00cdSTICAS DE LOS SUJETOS OBLIGADOS EN OAXACA"},"content":{"rendered":"

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Aquel que duda y no investiga, se torna no s\u00f3lo infeliz, sino tambi\u00e9n injusto.<\/em>
\nPascal<\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n

Por<\/strong> Stella Camargo y Julio Le\u00f3n<\/p>\n

Luego de dos reuniones previas de trabajo entre la Secretar\u00eda de Honestidad, Transparencia y Funci\u00f3n P\u00fablica (SHTyFP) y el Archivo General del Estado de Oaxaca (AGEO), los d\u00edas 9, 10 y 11 de agosto de 2023, dio inicio la primera capacitaci\u00f3n en materia de auditor\u00edas archiv\u00edsticas impartida por el Mtro. Manuel Alejandro Hern\u00e1ndez Maimone, Director General del AGEO.<\/p>\n

\u00bfQU\u00c9 SON LAS AUDITOR\u00cdAS ARCHIV\u00cdSTICAS?<\/strong><\/p>\n

Son procesos de evaluaci\u00f3n y revisi\u00f3n sistem\u00e1tica de los archivos y la gesti\u00f3n documental de una organizaci\u00f3n o entidad, en nuestro caso: los Sujetos Obligados. Su objetivo principal es analizar la eficiencia, eficacia y cumplimiento de las pr\u00e1cticas archiv\u00edsticas establecidas, as\u00ed como identificar \u00e1reas de mejora y recomendaciones para fortalecer la administraci\u00f3n de los documentos y la preservaci\u00f3n de la informaci\u00f3n. En ning\u00fan caso como lo explic\u00f3 el Mtro. Alejandro Hern\u00e1ndez Maimone se trata de exhibir que se est\u00e1 haciendo mal sino de identificar para corregir.<\/p>\n

Las auditor\u00edas archiv\u00edsticas incluyen:<\/p>\n

Evaluaci\u00f3n de procesos:<\/strong> Se examinan los procesos relacionados con la creaci\u00f3n, recepci\u00f3n, organizaci\u00f3n, conservaci\u00f3n y disposici\u00f3n de los documentos, lo que conlleva a analizar c\u00f3mo se manejan los documentos a lo largo de su ciclo de vida.<\/p>\n

Cumplimiento normativo:<\/strong> Las auditor\u00edas se basan en las leyes y regulaciones archiv\u00edsticas pertinentes, as\u00ed como en las pol\u00edticas internas del Sujeto Obligado. Eval\u00faan si se cumplen las directrices legales y los est\u00e1ndares establecidos.<\/p>\n

Identificaci\u00f3n de riesgos:<\/strong> Se busca identificar los riesgos potenciales relacionados con la p\u00e9rdida de informaci\u00f3n cr\u00edtica, incumplimiento de regulaciones, falta de seguridad de datos, entre otros.<\/p>\n

Gesti\u00f3n de documentos:<\/strong> Se revisa c\u00f3mo se organizan, catalogan y almacenan los documentos. Esto incluye la identificaci\u00f3n de las funciones sustantivas de los documentos y su clasificaci\u00f3n adecuada.<\/p>\n

Infraestructura:<\/strong> Tambi\u00e9n se pueden evaluar las condiciones f\u00edsicas de los archivos, como temperatura, humedad, luminosidad y seguridad, para garantizar la conservaci\u00f3n adecuada de los documentos.<\/p>\n

Capacitaci\u00f3n y sensibilizaci\u00f3n:<\/strong> Se eval\u00faa si el personal est\u00e1 adecuadamente capacitado en gesti\u00f3n documental y pr\u00e1cticas archiv\u00edsticas, y si hay programas de sensibilizaci\u00f3n y concientizaci\u00f3n sobre la importancia de la gesti\u00f3n documental y administraci\u00f3n de archivos.<\/p>\n

Recomendaciones:<\/strong> Al finalizar la auditor\u00eda, se generan recomendaciones y sugerencias para mejorar la gesti\u00f3n documental y la conservaci\u00f3n de los archivos, las que incluyen cambios en los procesos, actualizaci\u00f3n de pol\u00edticas y mejoras en la infraestructura.<\/p>\n

Seguimiento:<\/strong> Despu\u00e9s de la auditor\u00eda, es muy importante hacer el seguimiento de las recomendaciones para asegurarse de que se implementen adecuadamente y se mantenga la mejora continua en la gesti\u00f3n de archivos.<\/p>\n

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Ing. Mar\u00eda Jos\u00e9 Jarqu\u00edn Torres, Directora de Control Interno.<\/em><\/p>\n<\/div>\n

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Mtro. Alejandro Hern\u00e1ndez Maimone, Director del Archivo General del Estado de Oaxaca.<\/em><\/p>\n<\/div>\n

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ANTECEDENTES DE LAS AUDITOR\u00cdAS:<\/strong><\/p>\n

Leydi Carina Grimaldo Lozano en su documento \u201cLa importancia de las auditor\u00edas internas y externas dentro de las organizaciones\u201d dice: \u201cLa auditor\u00eda empez\u00f3 como aquella necesidad de control para evitar errores, desfalcos o previniendo que algunas personas se apropiaran de riquezas que no les pertenec\u00edan, sin embargo por el a\u00f1o de 1862, fue donde por primera vez, aparece la profesi\u00f3n de Auditor o la actividad de Auditor\u00eda, bajo la supervisi\u00f3n de la Ley Brit\u00e1nica de Sociedades An\u00f3nimas, fue a partir de este momento a principios del siglo XX, que la Profesi\u00f3n de Auditor\u00eda fue tomando posici\u00f3n e importancia dentro del desarrollo de la econom\u00eda de los pa\u00edses\u201d.<\/p>\n

Ahora bien, refiri\u00e9ndonos a nuestro asunto de las auditor\u00edas archiv\u00edsticas, sus antecedentes se encuentran en la necesidad de garantizar la correcta administraci\u00f3n de los documentos a lo largo de su ciclo vital y la preservaci\u00f3n de la informaci\u00f3n hist\u00f3rica y administrativa. Gracias a la explosi\u00f3n documental producida por algunas instituciones debido a que las organizaciones y gobiernos generan y manejan grandes vol\u00famenes de documentos, surgi\u00f3 la importancia de establecer sistemas eficientes y regulaciones para su gesti\u00f3n.<\/p>\n

Desarrollo de regulaciones:<\/strong> Los gobiernos y organizaciones han reconocido la necesidad de establecer regulaciones para la gesti\u00f3n documental y archiv\u00edstica. Esto se debe a la importancia de tener informaci\u00f3n organizada, accesible y segura para la toma de decisiones y la rendici\u00f3n de cuentas.<\/p>\n

Crecimiento de la informaci\u00f3n:<\/strong> Cada vez se ha vuelto m\u00e1s dif\u00edcil mantener un control eficiente sobre los documentos debido al gran volumen de informaci\u00f3n que se produce gracias a los avances tecnol\u00f3gicos.<\/p>\n

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Servidoras y servidores p\u00fablicos de la Secretar\u00eda de Transparencia, Honestidad y Funci\u00f3n P\u00fablica.<\/em><\/p>\n<\/div>\n

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Partcipaci\u00f3n del Lic. Marco Antonio Espinosa Rodr\u00edguez Subsecretario de Auditor\u00eda y Supervisi\u00f3n en Obra.<\/em><\/p>\n<\/div>\n

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IMPORTANCIA DE LAS AUDITOR\u00cdAS ARCHIV\u00cdSTICAS<\/strong><\/p>\n

Preservaci\u00f3n de la memoria hist\u00f3rica:<\/strong> Los archivos son depositarios de la historia y la identidad de una instituci\u00f3n o una sociedad. La adecuada gesti\u00f3n y preservaci\u00f3n documental asegura que la informaci\u00f3n relevante para la memoria hist\u00f3rica no se pierda ni deteriore.<\/p>\n

Cumplimiento legal y regulaciones:<\/strong> Las auditor\u00edas archiv\u00edsticas ayudan a asegurarse de que las organizaciones cumplan con las leyes y regulaciones relacionadas con la conservaci\u00f3n y la protecci\u00f3n de documentos. Esto es crucial para la transparencia, la rendici\u00f3n de cuentas y la legalidad.<\/p>\n

Eficiencia operativa:<\/strong> Una gesti\u00f3n documental deficiente conlleva a la p\u00e9rdida de tiempo y recursos al buscar informaci\u00f3n. Las auditor\u00edas ayudan a identificar \u00e1reas donde se pueden mejorar los procesos y la eficiencia.<\/p>\n

Gesti\u00f3n de riesgos:<\/strong> Identificar riesgos relacionados con la p\u00e9rdida de informaci\u00f3n, el incumplimiento legal o la seguridad de datos es fundamental. Las auditor\u00edas permiten hacerlo de manera proactiva.<\/p>\n

Mejora continua:<\/strong> Las auditor\u00edas son una oportunidad para evaluar el desempe\u00f1o de los sistemas de gesti\u00f3n documental y hacer ajustes y mejoras continuas pertinentes.<\/p>\n

Garant\u00eda de acceso a la informaci\u00f3n:<\/strong> Tener un sistema archiv\u00edstico funcionando garantiza que la informaci\u00f3n est\u00e9 disponible y accesible cuando se necesita, lo que es esencial para la toma de decisiones y la planificaci\u00f3n.<\/p>\n

Para finalizar y concluir, las auditor\u00edas archiv\u00edsticas tienen su origen en la necesidad de gestionar eficientemente la informaci\u00f3n y preservar la memoria hist\u00f3rica. Su importancia radica en asegurar la legalidad, eficiencia y preservaci\u00f3n de los documentos, lo que a su vez contribuye a la transparencia, la toma de decisiones informadas y el cumplimiento de regulaciones.<\/p>\n

No olvidemos que se debe dar cumplimiento a la Ley General de Archivos en su Art\u00edculo 12: Los sujetos obligados deber\u00e1n mantener los documentos contenidos en sus archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gesti\u00f3n documental que incluyen la producci\u00f3n, organizaci\u00f3n, acceso, consulta, valoraci\u00f3n documental, disposici\u00f3n documental y conservaci\u00f3n, en los t\u00e9rminos que establezcan el Consejo Nacional y las disposiciones jur\u00eddicas aplicables. Los \u00f3rganos internos de control y sus hom\u00f3logos en la federaci\u00f3n y las entidades federativas vigilar\u00e1n el estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus competencias e integrar\u00e1n auditor\u00edas archiv\u00edsticas<\/strong> en sus programas anuales de trabajo.<\/p>\n

\u00a1ALIST\u00c9MONOS PARA LAS AUDITOR\u00cdAS ARCHIV\u00cdSTICAS \u00a1<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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